1 stycznia 2024 r. firmy muszą być gotowe na e-Faktury

e-Faktury - jak długo będą obowiązywać?

Zgoda na funkcjonowanie systemu KSeF na zasadzie modelu obligatoryjnego obowiązuje do końca 2026 r. Jeżeli Polska będzie chciała przedłużyć jego obowiązywanie, konieczne będzie złożenie wniosku o przedłużenie obowiązywania wraz ze sprawozdaniem dotyczącym funkcjonowania i skuteczności uczestnictwa wszystkich podatników w KSeF w upraszczaniu poboru VAT

lub zapobieganiu niektórym formom uchylania się od opodatkowania lub unikania opodatkowania. Dlatego też jest bardzo mało prawdopodobne, żeby termin wprowadzenia tego rozwiązania jako obowiązkowego został dodatkowo przesunięty.

e-Faktury - kogo dotyczy zmiana?

Zgodnie z brzmieniem decyzji Rady UE wszyscy podatnicy mający siedzibę na terytorium Polski i wystawiający faktury zgodnie z przepisami polskiej ustawy o VAT będą zobowiązani do wystawiania ich w ustrukturyzowanej formie i przesyłania do KSeF, skąd, z kolei, odbiorcy będą je pobierać. W decyzji wykonawczej zaznaczono, że KSeF nie powinien naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Dlaczego wdrożeniem KSeF warto zająć się już dziś?

Wdrożenie systemu e-Faktur to nie tylko prosta zmiana formy wystawiania faktur. Nawet w stosunkowo prostych/ jednorodnych działalnościach może wymagać istotnych nakładów pracy związanych z przystosowaniem systemów, ale także z dostosowaniem obowiązujących w organizacji procesów, w tym procesów zakupowych, sprzedażowych, księgowych, obiegu dokumentów czy podatkowych. Dlatego już teraz należy zinwentaryzować te procesy, które mogą zostać dotknięte nowym obowiązkiem. 1 stycznia 2024 r. organizacja będzie musiała być bowiem gotowa na sprawne wystawianie faktur sprzedażowych, ale także odbieranie faktur zakupowych w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. To będzie wymagało także pewnego okresu testowania wdrożonych rozwiązań. Żeby dać sobie i organizacji ten czas, warto już dziś rozpocząć prace projektowe.

Warto tez pamiętać, że stosowanie KSeF może również oznaczać wymierne korzyści (krótszy zwrot VAT, brak obowiązku przygotowywania pliku JPK_FA czy optymalizacja pewnych procesów w firmie).

Tym bardziej, w przypadku organizacji o dużej złożoności, w których występuje konieczność integracji z KSeF kilku lub kilkunastu systemów, kilkanaście miesięcy, które pozostało do 1 stycznia 2024 r.  trzeba dobrze zaplanować. W niektórych sytuacjach elementem projektu wdrożeniowego powinno być także skonsultowania się z kontrahentami w zakresie przejścia na e-Faktury i wypracowanie stosownych warunków w ramach danej relacji biznesowej. Projekt wdrożenia systemu e-Faktur może być także świetną okazją do zrealizowania bardziej kompleksowych projektów. Warto zastanowić się m.in. nad wykorzystaniem tej możliwości do usprawnienia procesu obiegu dokumentów, zweryfikowania procesu kontroli dokumentów księgowych czy też zweryfikowania prawidłowości rozliczeń podatkowych.

Treść decyzji Wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej