Jak efektywnie zarządzać wdrożeniami podatkowymi 

W perspektywie najbliższych kilku miesięcy podatnicy zmierzą się ponownie z pracami wdrożeniowymi związanymi z systemem e-faktur (KSeF), który najprawdopodobniej wejdzie w życie już wiosną przyszłego roku. Jednocześnie działy podatkowe największych podatników pracują intensywnie nad systemami obliczenia i raportowania globalnego podatku wyrównawczego. Z uwagi na charakter tego podatku i poziom skomplikowania obliczeń, konieczne jest odpowiednie przygotowanie systemów, rozstrzygnięcie wątpliwości interpretacyjnych oraz opracowanie odpowiednich modeli obliczeniowych.

Na ww. zadania nakładają się też standardowe czynności sprawozdawcze, takie jak m.in. złożenie bieżących raportów i deklaracji, coroczne odświeżanie tematów związanych z raportowaniem MDR oraz tradycyjny, jesienny proces sprawozdawczy w obszarze cen transferowych. 

Wymagania budżetowe i technologiczne

W związku z kumulacją zadań, budżet na obszar podatkowy, szczególnie ten związany z rozwiązaniami technologicznymi, powinien być odpowiednio wysoki, a zasoby czasowe pracowników i kontrahentów zabezpieczone. W niektórych przypadkach może to prowadzić do strategicznych decyzji o zmianie modelu zarządzania funkcją podatkową poprzez wdrożenie rozwiązań co-sourcingowych i outsourcingowych.

Wspólnym mianownikiem tych zadań jest konieczność wdrożenia rozwiązań technologicznych wspomagających raportowanie. Kluczem do sukcesu wydaje się równoległe rozwiązanie dwóch zasadniczych dylematów – harmonogramu i kolejności realizacji prac oraz metody wdrożenia rozwiązań technologicznych.

Harmonogram i kolejność prac

Rozwiązanie pierwszego dylematu jest powiązane z dostępnością zasobów czasowych w działach finansowo-księgowych. To z kolei jest wynikiem klasycznego cyklu biznesowego w naszym kraju, z naturalnym spowolnieniem działań w okresie wakacji i świąt, czasem trwania projektów wdrożeniowych oraz ograniczoną podażą zewnętrznych specjalistów wdrażających rozwiązania technologiczne z obszaru podatków. Złe planowanie, w tym powszechne podejście zakładające realizowanie projektów na ostatnią chwilę, to przepis na katastrofę. Należy się bowiem spodziewać, że w drugiej połowie 2025 r. większość specjalistów IT oraz doradców podatkowych, a także zespołów wewnętrznych zajmujących się wdrożeniami od strony merytorycznej, będzie zaangażowana w implementację KSeF, co potrwa aż do końca pierwszego kwartału 2026 r. Równoczesne z KSeF wdrażanie JPK_CIT oraz – w przypadku największych podatników – kalkulacji podatku wyrównawczego wydaje się niemożliwe. Te projekty muszą być odpowiednio rozłożone w czasie. Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie JPK_CIT w pierwszej połowie 2025 r., a następnie rozwiązanie kwestii dotyczących podatku wyrównawczego, tak aby uwolnić moce i móc skupić się na KSeF w czwartym kwartale 2025 r. i pierwszym kwartale 2026 r.

Metody wdrożenia

Drugi dylemat sprowadza się do określenia, czy firma:

• będzie realizować wdrożenie samodzielnie, używając swoich własnych kompetencji merytorycznych i technicznych,
• zleci realizację wdrożenia zewnętrznemu podmiotowi dysponującemu zapleczem specjalistów IT i doradców podatkowych,
• zdecyduje się na rozwiązanie hybrydowe, łącząc własne kompetencje z rozwiązaniami z zewnątrz, poprosi o pomoc w obszarze technicznym podmiot zajmujący się technologią, a w obszarze merytorycznym zwróci się do doradców podatkowych lub zaangażuje własnych specjalistów.

Decydując się na konkretne rozwiązanie, należy rozważyć czynniki takie jak doświadczenie zespołu, dostęp do technologii, wsparcie powdrożeniowe i wiedza podatkowa. Na rynku dostępne są rozwiązania przygotowane przez firmy o profilu IT, zaprojektowane pod konkretne systemy operacyjne, rozwiązania agnostyczne systemowo czy różnego rodzaju nakładki na systemy ERP. Jak już wspomniano, można zlecić kompleksową usługę wdrożeniową dostawcom, którzy zajmą się zarówno rozwiązaniami technicznymi, jak i kwestiami merytorycznymi. Możliwe jest też rozdzielenie tych obszarów i zdecydowanie się na współpracę z wieloma podmiotami lub wykonanie część zadań we własnym zakresie.

Każda z wybranych opcji wdrożenia powinna być rozpatrywana przede wszystkim z perspektywy ryzyka podatkowego, szczególnie tego związanego z prawidłowością techniczną i merytoryczną zastosowanych rozwiązań. Biorąc pod uwagę doświadczenia z poprzednich projektów wdrożeniowych, głównie z obszaru JPK_VAT, wydaje się, że najbardziej ryzykowne mogą być rozwiązania realizowane samodzielnie przez podatników, szczególnie te zarządzane przez centralne działy IT dużych korporacji, gdzie rozumienie lokalnych przepisów jest ograniczone, a imperatyw unifikacji globalnej wymaga licznych kompromisów. Wolne od ryzyka nie są także wdrożenia realizowane z lokalnymi dostawcami rozwiązań IT, gdzie naturalne kompetencje techniczne nie są dostatecznie wspomagane przez znajomość przepisów podatkowych. W takich przypadkach, w celu ograniczenia ryzyk, podatnicy mogą zwrócić się do swoich doradców podatkowych o odpowiednią certyfikację rozwiązań pod kątem zgodności z wymaganiami lokalnymi.

Certyfikacja rozwiązań

W przypadku JPK_CIT wdrażanego przez podatnika w modelu hybrydowym przy wykorzystaniu zasobów własnych i współpracującej firmy IT, taka certyfikacja może odbywać się we wszystkich trzech procesach. Certyfikowaniu może podlegać sam proces obróbki danych księgowych pod kątem podatkowym (czyli identyfikacja zdarzeń podatkowych, poprawna klasyfikacja, przyporządkowanie do okresów, wyliczenie wartości), proces tworzenia jednolitego pliku kontrolnego (czyli poprawność mapowań, znaczników i schemy XML) oraz proces wysyłki JPK-CIT na serwery Ministerstwa Finansów (czyli implementacja odpowiedniej metody przesyłu, integracja z podpisem elektronicznym, rozwiązanie problemów z dużymi plikami).

Zewnętrzna certyfikacja w takim przypadku znacznie ogranicza naturalne ryzyka związane z projektami wdrożeniowymi oraz jest doskonałym przykładem dochowywania należytej staranności przez osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe w firmie i przez formalnych kierowników jednostki. JPK_CIT to dobra okazja do przetestowania tego rozwiązania, a następnie rozważenia, czy nie wdrożyć systemu certyfikacji w innych obszarach podatnych na ryzyka podatkowe, takich jak np. nowe rozliczenia podatku od nieruchomości, kalkulacje podatku wyrównawczego, obszar podatku u źródła i MDR czy nawet w procesach standardowych, takich jak generowanie JPK_VAT czy przygotowanie deklaracji CIT.