Warto skorzystać z nowych możliwości dla zarządzających finansami

Przeszłość i przyszłość

Przez lata powszechną praktyką w firmach było utrzymywanie wewnętrznych, własnych zespołów, które na bieżąco zajmowały się wszystkimi sprawami podatkowymi. Obecnie jednak takie rozwiązanie staje się niewystarczające, a wręcz ryzykowne. Podatkowcy zatrudnieni w danym przedsiębiorstwie mają coraz więcej pracy i obowiązków podatkowych, które stają się bardzo wymagające. Motywowanie takich osób do samokształcenia na odpowiednim poziomie i z określoną częstotliwością jest trudne do wdrożenia i monitorowania.

To z kolei przekłada się na konieczność odpowiedniego nadzoru nad funkcją podatkową, za którą w wielu organizacjach odpowiada dyrektor podatkowy czy finansowy tzw. CFO - Chief Financial Officer. Katalog obszarów podatkowych, które wiążą się z koniecznością stałego, bieżącego monitorowania, stale się poszerza. Kluczowym wyzwaniem staje się nie tylko bieżące analizowanie nowych regulacji podatkowych, ale także ich ocena pod kątem wpływu i wagi dla całej organizacji. Do tego trzeba uważnie śledzić zmiany w praktyce podatkowej, orzecznictwie krajowym i unijnym oraz wyłapywać zarówno te, które mogą stać się zagrożeniem dla firmy, jak i okazją do poprawy jej efektywności. Konsekwencje braku odpowiedniego nadzoru mogą zaś nie tylko wpłynąć na wynik finansowy firmy, ale przede wszystkim skutkować odpowiedzialnością osobistą osób zarządzających. Oczywiście sposobów na poradzenie sobie z tymi wyzwaniami jest wiele. Jednym z najbardziej obiecujących i efektywnych jest nowy trend, który od wielu lat obserwujemy na świecie, a od kilku lat również w Polsce.

Nowe rozwiązania w firmach

Zaczęło się od tego, że duże globalne firmy jakiś czas temu dostrzegły, jak problematyczne staje się utrzymywanie w każdym kraju osobnego zespołu zajmującego się rozliczeniami i kwestiami podatkowymi. W pierwszym kroku pojawiły się centra usług wspólnych pokrywające te obszary. Jednak szybko okazało się, że lepszym rozwiązaniem z punktu widzenia CFO jest pozostawienie jednej/kilku (w zależności od wielkości organizacji) wybranych osób na szczycie piramidy i wypełnienie jej swoistym miksem własnych pracowników oraz zewnętrznych specjalistów.

Ta nowa opcja opiera się więc na dwóch filarach. Podstawowy to zewnętrzny zespół złożony m.in. z doradców, audytorów, specjalistów i innych ekspertów, którzy skupiają się na obsłudze danej funkcji podatkowej. Drugi element to kluczowi eksperci sprawujący pieczę nad wybranymi obszarami firmy, które ta uzna za ważne czy strategiczne. Te dwie grupy ściśle ze sobą współpracują na wielu poziomach.

Duże możliwości i elastyczność

Co istotne, takie rozwiązanie daje duże możliwości i jest bardzo elastyczne. Można je dostosować do indywidualnych potrzeb, biorąc pod uwagę skalę wyzwań podatkowych czy ryzyk z nimi związanych. Obszar, za który ma odpowiadać zespół zewnętrznych specjalistów, może być większy lub mniejszy. Firma może „oddać w cudze ręce” tylko mały fragment obsługi np. jakiś rodzaj raportowania podatkowego, który sprawia jej problemy. Ale mogą to być także wszystkie lub prawie wszystkie sprawy podatkowe i okołopodatkowe. Wybór zależy zatem od skali wyzwań podatkowych, specyfiki danej branży, wielkości przedsięwzięcia, struktury właścicielskiej czy uwarunkowań rynkowych itp. Elastyczność pozwala poszerzać zakres zewnętrznego wsparcia w zależności od okresu bardziej lub mniej nasyconego obowiązkami podatkowymi.

To pozwala na ograniczenie, względnie odciążenie wewnętrznych zespołów podatkowych, które mogą skupić się na istotnych sprawach operacyjnych, jak analiza kontraktów czy planowanych transakcji pod kątem ewentualnych skutków fiskalnych oraz na sprawach strategicznych dla firmy, jak zmiany modelu biznesowego, pomoc w akwizycjach, planowanie podatkowe itp. Ich praca staje się więc bardziej efektywna, bo nie muszą zajmować się innymi kwestiami. Skorzystanie z zewnętrznej pomocy zabezpiecza też przed absencją, nagłymi odejściami i koniecznością poszukiwania zastępstwa. W firmie, która zajmuje się tylko obsługą procesów podatkowych, tego problemu po prostu nie ma, bo np. absencja pracownika jest automatycznie zastępowana przez osoby z podobnym doświadczeniem i kwalifikacjami. Zasady organizacji pracy (procesy i narzędzia) sprawiają, że ryzyko, iż przez brak kogoś w zespole jakiś obowiązek podatkowy nie zostanie wykonany w wymaganym przez prawo terminie jest bliskie zeru.

Wyzwania technologiczne

Kolejna korzyść ma związek z powszechną i wręcz galopującą cyfryzacją polskich podatków. Ustawodawca nakłada na firmy coraz więcej obowiązków w formie elektronicznej. A to jest niekończącym się źródłem problemów, wątpliwości i kosztów. Przedsiębiorcy, chcąc wywiązać się z licznych, coraz to nowych wymogów w zakresie sprawozdawczości i różnego rodzaju raportowania drogą elektroniczną, muszą wprowadzać kolejne rozwiązania techniczne. Do tego potrzebują zatrudnić lub dodatkowo przeszkolić osoby do ich obsługi. Tymczasem dany proces kompleksowo, na czas i zgodnie z aktualnymi przepisami może obsłużyć zewnętrzny zespół i to wyspecjalizowany tylko w danym zagadnieniu.

Z wyzwaniem technologicznym w podatkach wiąże się też inne zagadnienie. Prawie każda firma, słysząc o nowym obowiązku, który ma być realizowany cyfrowo, od razu szuka rozwiązań technicznych. I większość myśli, że jej potrzeby są na tyle specyficzne, iż wymagają specjalnych, szytych na miarę rozwiązań IT. Tymczasem do obsługi większości modeli biznesowych wystarczy jedno w miarę standardowe rozwiązanie z ewentualnymi dodatkowymi nieznacznymi modyfikacjami. Inwestowanie w kolejne, specjalne technologie czy licencje w ogólnym rozrachunku staje się mało opłacalne. Wystarczy oddać ten obszar obowiązków podatkowych w ręce firmy, dla której stanowi on trzon działalności i skorzystać ze wszystkich jej zasobów, w tym z rozwiązań technologicznych. Zwłaszcza, że są one lepiej zabezpieczone, bardziej zaawansowane, ciągle rozwijane, także z wykorzystaniem sztucznej inteligencji i – co niezmiernie ważne – na bieżąco dostosowywane do wymagań ustawowych.

Ograniczenie ryzyk

Nie do przecenienia jest również możliwość ograniczenie ryzyk związanych z odpowiedzialnością za prawidłowe rozliczenia podatkowe. Nie można bowiem tracić z pola widzenia, że jednym z podstawowych zadań CFO w podatkach jest takie zorganizowanie pracy danej organizacji, żeby podatki z należytą starannością obliczać i płacić. A przechodząc na nowoczesny model zarządzania funkcją podatkową CFO tę należytą staranność sobie zapewnia. Nie tylko dlatego, że wybiera model funkcjonowania, który jest optymalny, bo uwzględnia wielkość, specyfikę, ale i wyzwania, z jakimi mierzy się dana organizacja. Przede wszystkim ma gwarancję współdzielenia odpowiedzialności z profesjonalistami, którzy cały czas aktualizują swoją wiedzę i fachowo zajmują się danym obszarem działalności firmy.

Ile kosztuje rejestracja działalności gospodarczej?

Rejestracja działalności gospodarczej jest czynnością darmową. Bez względu zatem na to, czy działalność zostanie zarejestrowana online, w siedzibie urzędu skarbowego czy za pośrednictwem Poczty Polskiej, nie jest ona objęta żadną opłatą. Oczywiście podatnik musi ponieść koszt wysyłki dokumentów pocztą, ale nie jest to opłata za rejestrację działalności gospodarczej, ale za usługę pocztową. W przypadku skorzystania z pełnomocnika konieczne będzie jednak uiszczenie opłaty skarbowej na właściwe konto gminy/miasta, gdzie następuje rejestracja.

Ile trwa rejestracja działalności gospodarczej?

Przy wybraniu zdalnej formy zarejestrowania działalności gospodarczej, zakładając, że wszystkie dane są poprawne, rejestracja jest niemal natychmiastowa. W pozostałych dwóch przypadkach termin ten nie powinien być dłuższy niż jeden dzień roboczy. Można jednak rozpocząć formalne prowadzenie działalności już w dniu złożenia wniosku.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – co trzeba wiedzieć o tej formie działalności?

Założona działalność gospodarcza pozwala na zgodne z prawem prowadzenie biznesu. Dane o firmie będą dostępne do publicznego wglądu. Sam przedsiębiorca będzie miał także wiele obowiązków związanych ze składkami ZUS, podatkiem dochodowym czy wpisem do rejestrów, jeśli jego działalność wymaga zezwolenia lub koncesji. Więcej na temat jednoosobowej działalności gospodarczej piszemy w artykule: Jednoosobowa działalność gospodarcza – co trzeba wiedzieć o tej formie działalności