Ulga na innowacyjnych pracowników. Czy rozliczenie ulgi jest skomplikowane i czy warto z niej skorzystać?

Ważne!

Ulga na innowacyjnych pracowników jest atrakcyjną preferencją podatkową. Przeznaczona jest ona dla firm, które prowadzą działalność badawczo-rozwojową, ale u których nie ma możliwości jej odliczenia ze względu na zbyt niski dochód albo poniesioną stratę. Zastosowanie preferencji niejako rekompensuje brak odliczenia ulgi B+R.

Więcej na temat: Komu przysługuje ulga na zatrudnienie innowacyjnych pracowników, kiedy przysługuje preferencja i jak wygląda proces skorzystania z ulgi, można przeczytać w artykule eksperckim pt. "Ulgi wspierające zatrudnienie innowacyjnych pracowników – kalkulator".

Czy skorzystanie z ulgi na innowacyjnych pracowników jest skomplikowane?

Ulga na innowacyjnych pracowników jest ściśle powiązana z prawem do skorzystania z ulgi B+R i jest jej pewnego rodzaju rozszerzeniem. Z preferencji tej można skorzystać tylko w odniesieniu do pracownika, który przeznaczył na prace badawczo-rozwojowe co najmniej 50% czasu pracy w danym miesiącu (w stosunku do ogólnego czasu pracy). Firmy będące beneficjentami tej preferencji podatkowej muszą więc zadbać o odpowiednie udokumentowanie czasu pracy pracownika. Precyzyjne informacje w tym zakresie powinny być zbierane i analizowane przez działy księgowe na bieżąco. W sytuacji ewentualnej kontroli podatnik musi bowiem wykazać słuszność swojej interpretacji. Z perspektywy firmy ważnym krokiem jest także weryfikacja, czy suma niezapłaconych zaliczek nie przekroczyła maksymalnej możliwej w danym roku wysokości odliczenia. Suma ta wynikać powinna ze złożonego zeznania podatkowego.

Ulga na innowacyjnych pracowników a interpretacje KIS

Ulga na innowacyjnych pracowników będzie po raz pierwszy rozliczana w 2023 r. i może być źródłem potencjalnych sporów z organami podatkowymi. W ostatnim czasie wydano kilka interpretacji indywidualnych w zakresie ulgi na innowacyjnych pracowników (zobacz: 0114-KDIP2-1.4010.497.2023.2.MR1,0111-KDIB1-3.4010.357.2023.2.JKU,0111-KDIB1-3.4010.234.2023.2.AN). Analiza linii interpretacyjnej wskazuje, że organy podatkowe dążą do zawężenia możliwości korzystania z ulgi na innowacyjnych pracowników. Doskonałym przykładem tego podejścia jest zakwestionowanie przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej możliwości skorzystania z ulgi poprzez złożenie korekty zeznań podatkowych czy możliwości skorzystania z preferencji w miesiącach poprzedzających złożenie zeznania podatkowego za poprzedni rok podatkowy.

Warto pamiętać, że ulga na zatrudnienie innowacyjnych pracowników może być stosowana dopiero po złożeniu zeznania rocznego CIT za poprzedni rok podatkowy. W przypadku złożenia zeznania podatkowego do dnia 31 marca roku podatkowego podatnik będzie uprawniony do zastosowania ww. ulgi od kwietnia do końca roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy mogą znacznie tracić finansowo. Podatnicy rozliczający się CIT, którzy składają zeznanie roczne w marcu, tracą 25% oszczędności. W przypadku podatników podatku PIT składających zeznania w kwietniu straty sięgają 33% w roku podatkowym.

Wymogi przy rozliczaniu kosztów osobowych

W celu określenia zaangażowania pracownika w prace innowacyjne i rozwojowe firmy powinny prowadzić odpowiednią i zgodną z wymogami US ewidencję czasu pracy. W ustawach podatkowych (art. 18db pkt 3.1 CIT oraz art. 26eb pkt 3.1 PIT) zawarto jednak bardzo krótką i lakoniczną informację dotyczącą wymogu ewidencji czasu pracy. Zgodnie z brzmieniem przepisów podatnicy oznaczają osoby, „których czas pracy przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostający w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu wynosi co najmniej 50%”. W interpretacjach indywidualnych Dyrektor KIS podkreśla, że sposób wyodrębnienia takiego czasu pracy jest kwestią techniczną i to podatnik jest zobowiązany, aby podczas kontroli karno-skarbowej udowodnić kontrolującemu poprawność przyjętej metody ewidencji czasu pracy. Należy jednak podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom sztywnej formy takiego podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego wymagane jest, aby dla celów dowodowych ewidencja czasu pracy poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi na innowacyjnych pracowników na bieżąco. Wynika to z faktu, iż pomniejszenie podlegającej przekazaniu na rachunek urzędu skarbowego kwoty zaliczek na podatek dochodowy oraz zryczałtowanego podatku dochodowego następuje na bieżąco w każdym miesiącu roku podatkowego. Więcej o prowadzeniu ewidencji czasu pracy w przypadku preferencji związanych z działalnością badawczo-rozwojową można przeczytać w artykule pt. „Ulga B+R: sposoby potwierdzenia zaangażowania pracownika w działalność badawczo-rozwojową”.