Sprawozdawczość podatkowa – zadania i wyzwania tax compliance

Co-sourcing – co to znaczy?

Idea co-sourcingu, w odróżnieniu od outsourcingu, polega na współpracy z zewnętrznymi doradcami podatkowymi. Wspólnie realizują oni wraz z zespołem ustalone cele. Głównym elementem co-sourcingu jest zachowanie przez firmę pełnej kontroli nad procesami, czynnościami czy też kulturą pracy całego zespołu. Tax compliance nadal realizuje się w ramach struktur organizacji. W odróżnieniu od outsourcingu, gdzie zazwyczaj dostępny jest tylko efekt końcowy danych prac.

W ramach co-sourcingu zewnętrzni partnerzy otrzymują dostęp do systemów finansowo- księgowych, posługują się adresem mailowym spółki i używają tego samego komunikatora. Wdrożenie zewnętrznego doradcy w strukturę spółki może stanowić inwestycję pozwalającą na oszczędzenie czasu wewnętrznym zespołom i pozyskanie przestrzeni na działania strategiczne. Dodatkowo, poszukując oszczędności warto przyjrzeć się realnym kosztom utrzymania i pozyskania pracowników oraz minimalizacji ryzyka niedostatecznego transferu wiedzy w przypadku ich rotacji.

Najnowsze możliwości wsparcia nie dotyczą jedynie obszaru zatrudnienia. Firmy mogą pozyskać wsparcie również w obszarze sprawozdawczości podatkowej i obejmować przejęcie obowiązków raportowych dla wszystkich albo tylko wybranych podatków. Co więcej, w ramach tax co-sourcingu, zespół zewnętrzny może zostać dedykowany do wdrożenia procedur podatkowych, zwiększających efektywność rozliczeń czy zmniejszających ryzyko utraty „kluczowej wiedzy” z uwagi na rotację pracowników.

3 metody współpracy w ramach tax co-sourcingu

1. Co-sourcing funkcji podatkowych – współdzielenie istniejących zasobów.
2. Przejście od tymczasowego wsparcia do stałego wspierania procesów księgowo-podatkowych.
3. Co-sourcing funkcji podatkowych – oddelegowanie zewnętrznego interim tax manager.

Tax complience: sprawozdawczość podatkowa a co-sourcing

Pierwszym i niejako podstawowym rozwiązaniem jest pełny co-sourcing funkcji podatkowych. Jest to najszerszy zakres wsparcia obejmujący w praktyce przejęcie rutynowych zadań, reorganizację istniejących procesów oraz implementację rozwiązań zapewniających poprawność rozliczeń. Wdrożenie tej funkcji pozwala znacznie zminimalizować czas poświęcony przez dyrektorów finansowych na czynności związane z tax compliance, przy jednoczesnym utrzymaniu kontroli wewnątrz organizacji. Długoterminowa współpraca w ramach pełnego co-sourcingu pomaga skutecznie zarządzić ryzykiem rotacji pracowników oraz zapewnić ciągłość transferu wiedzy w przypadku jej wystąpienia.

Co-sourcing może przyjąć formę doraźnego i elastycznego zaangażowania. Taka współpraca w kluczowych momentach i wobec ograniczonych zasobów własnych, umożliwia szybkie przejście z tymczasowego modelu wsparcia na pełną współpracę przy procesach księgowo-podatkowych i odwrotnie. W tej opcji najważniejsze jest efektywne zarządzanie talentem, działanie, które pozwala na pokonanie barier wynikających z niedoborów wykwalifikowanych pracowników. Taki wariant współpracy umożliwia otrzymanie szybkiej odpowiedzi na nagłe zaburzenie wynikające z rotacji czy braku danej kompetencji w zespole. Może ono bowiem przybrać różnorodną formę, a jego czas jest uzależniony od indywidualnych potrzeb klienta np. świadczenia tego typu usług powtarzalnie z przerwami, do czasu, gdy spółka jest w stanie samodzielnie sprostać wszystkim obowiązkom.

Niewątpliwym wyzwaniem dla firmy jest odejście osoby zarządzającej wewnętrznym działem podatkowym, co może wpływać negatywnie na dalszą pracę całego zespołu. W takim przypadku rozwiązaniem w ramach co-sourcing jest oddelegowanie zewnętrznego interim tax managera. Rozwiązanie to jest najmniej inwazyjne i pozostające pod pełną kontrolą firmy. Opcja ta może stanowić okazję do reorganizacji stosowanych dotychczas procesów oraz ustalenia nowych „ways of working” między tax managerem, głównym księgowym oraz CFO.

Proponowane w ramach co-sourcingu rozwiązania pomagają zabezpieczyć obszar podatkowy firmy, zapewnić bezpieczeństwo procesów wynikających z rotacji pracowników oraz znacznie ułatwić pracę CFO i całego zarządu.

Obecnie zauważamy, że co-sourcing zyskuje na popularności i coraz więcej organizacji decyduje się na podjęcie współpracy w tym modelu. Niespotykana do tej pory skala zaangażowania doradców, w pełni partnerski sposób współpracy, czy elastyczność rozwiązań świadczą o tym, że ten rodzaj usług będzie jednym z kierunków zmian w niedalekiej przyszłości.

Podsumowanie

Wyniki badania EY – TAX Compliance, a priorytety dyrektorów finansowych w Polsce – wskazują, że rzeczywistość rodzimych CFO często różni się od ich odpowiedników z innych państw. Podczas gdy aż 84% ankietowanych lokalnych dyrektorów finansowych wskazuje, że ich priorytetem na najbliższe 3 lata będzie compliance, średnia dla świata wynosi 27%. W efekcie zamiast na szukaniu oszczędności, częściej skupiają się oni na regulacyjnym bezpieczeństwie. Ma to bezpośrednie przełożenie na postrzeganie CFO przez osoby zarządzające firmami – jedynie 43% prezesów zdecydowanie potwierdza, że dyrektor finansowy jest dobrze przygotowany do wyzwań stojących w ciągu najbliższych 3 lat przed ich organizacją.