Rezydencja podatkowa i rozliczenie pracownika z Ukrainy

Rozliczenie pracownika z Ukrainy – praca w ukraińskiej firmie

Wybuch wojny w Ukrainie spowodował, że spora część obywateli Ukrainy uciekła do Polski. Wielu z nich, mimo bardzo trudnej sytuacji w dalszym ciągu wykonuje pracę dla swoich pracodawców zlokalizowanych na Ukrainie i uzyskuje z tego tytułu dochody. Mimo licznych ułatwień dedykowanych uchodźcom z Ukrainy, chociażby w zakresie legalizacji pobytu, Polska nie zdecydowała się na wprowadzenie żadnych preferencyjnych rozwiązań w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zastosowanie znajdują więc generalne zasady opodatkowania przewidziane w polskich ustawach podatkowych i polsko-ukraińskiej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Rozlicznie podatkowe pracownika z Ukrainy. Rezydencja podatkowa a podatki

Zgodnie z polskimi przepisami, zakres obowiązku podatkowego jest determinowany przez rezydencję podatkową. Posiadanie rezydencji podatkowej (miejsca zamieszkania dla celów podatkowych) w Polsce oznacza dla podatników, w tym również dla obcokrajowców, obowiązek rozliczania ogółu światowych dochodów

w Polsce na zasadach nieograniczonego obowiązku podatkowego, niezależnie od tego, gdzie te dochody są generowane. Oznacza to, że obywatele Ukrainy posiadający w Polsce miejsce zamieszkania dla celów podatkowych, będą zobowiązani do rozliczenia tych dochodów w polskim urzędzie skarbowym już od 1 dnia od którego ich rezydencja podatkowa znajduje się w Polsce.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Ocena rezydencji podatkowej powinna mieć indywidulany charakter i uwzględniać specyficzną sytuacją każdego podatnika. Wynika to z faktu, że polskie przepisy przy ocenie rezydencji obok jasnej przesłanki dni pobytu kierują się również dość nieostrym kryterium (centrum interesów życiowych). Co więcej, dokonując analizy, należy uwzględnić również właściwe przepisy wynikające z polsko-ukraińskiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Inaczej przedstawia się sytuacja osób, które nie posiadają w Polsce miejsca zamieszkania dla celów podatkowych, a zatem uznawane są za polskich nierezydentów na gruncie ustawy PIT, zobowiązani są bowiem do rozliczenia w Polsce jedynie dochodów z polskich źródeł. Takim dochodem może być również praca wykonywana w Polsce na podstawie zagranicznej (ukraińskiej) umowy o pracę. Przesądza o tym między innymi art. 15 polsko-ukraińskiej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zgodnie z którym opodatkowanie pracynastępuje w kraju rezydencji podatnika, chyba że praca jest wykonywana w drugim państwie (w tym przypadku w Polsce).

Polsko-ukraińska umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania przewiduje wprawdzie zwolnienie dla nierezydentów wykonujących pracę w innym kraju, ale tylko w przypadku podatników, których pobyt w drugim państwie nie przekracza 183 dni w roku kalendarzowym. Co za tym idzie, jeżeli pobyt obywatela Ukrainy w Polsce przekracza 183 dni, to nawet mimo

statusu nierezydenta podatkowego należy uznać, że powinien on zostać opodatkowany w Polsce już od pierwszego dnia pobytu.

Powyższe może oznaczać, że istotna część osób przybyłych po wybuchu wojny do Polski, może być zobowiązana do miesięcznego rozliczania zaliczek podatkowych w Polsce i składania rocznego zeznania podatkowego obejmującego m.in. dochody uzyskane od ukraińskiego pracodawcy za pracę wykonywaną zdalnie z terytorium Polski.

Od kiedy pracownik powinien płacić zaliczkę?

Rezydenci podatkowi, opłacający podatek od 1. dnia pobytu, powinni wpłacić pierwszą zaliczkę do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został uzyskany przychód.

W przypadku nierezydentów, pierwsza zaliczka na podatek dochodowy będzie należna do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobyt w Polsce przekroczył 183 dni. W niektórych przypadkach termin na zapłatę pierwszej zaliczki minął 20 września lub nawet wcześniej.

Perspektywa pracodawcy ukraińskiego

W związku z konfliktem zbrojnym na Ukrainie pracownicy uciekający do Polski przed toczącą się wojną kontynuują zatrudnienie u ukraińskiego pracodawcy (świadcząc pracę zdalnie) lub zostają oficjalnie delegowani przez swoich pracodawców do pracy na terytorium Polski.

W przypadku, gdy obywatel Ukrainy zatrudniony jest przez polskiego pracodawcę, obowiązki związane z odprowadzaniem zaliczek na podatek czy składek na ubezpieczenia społeczne wypełnia polski pracodawca. Inaczej jednak sytuacja przedstawia się, gdy osoba pracująca w Polsce jest zatrudniona przez zagranicznego pracodawcę.

Kto pobiera i płaci zaliczkę na PIT?

Wynagrodzenia osób, które świadczą pracę na terytorium Polski w oparciu o zagraniczną umowę o pracę, m.in. w związku z pracą zdalną w Polsce na rzecz ukraińskich firm, co do zasady podlegają opodatkowaniu w Polsce. Zgodnie z przepisami w takiej sytuacji to pracownicy zobowiązani są do samodzielnego obliczania i wpłaty zaliczek na podatek dochodowy bez wezwania na rachunek organu podatkowego. Dla ukraińskiego pracodawcy oznacza to brak obowiązków w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w Polsce.

Rozliczenie pracownika z Ukrainy – składki ZUS

W sytuacji pracowników firm ukraińskich zastosowanie ma umowa totalizacyjna między Polską a Ukrainą. Przepisy w niej zawarte pozwalają na utrzymanie ukraińskiego ubezpieczenia społecznego w sytuacji delegowania pracownika. Niestety, większość pracowników ukraińskich firm to osoby uciekające przed toczącą się wojną, które znalazły się w Polsce bez delegowania. W takiej sytuacji, zgodnie z literalnym brzmieniem umowy, zagraniczny pracodawca zobowiązany jest do zarejestrowania w Polsce i odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w Polsce od wynagrodzeń pracowników świadczących pracę w Polsce w tym modelu.

Ryzyko stałego zakładu

To nie koniec komplikacji, z którymi musi zmierzyć się ukraiński pracodawca. Obywatel Ukrainy pracujący na terenie Polski może bowiem generować ryzyko powstania stałego zakładu (tzw. permanent establishement - PE) dla ukraińskich pracodawców. Oznacza to, że gdy pracownik będzie pracował zdalnie ze swojego domu lub mieszkania w Polsce przez dłuższy czas, może być to postrzegane jako stałe miejsce, z którego wykonywana jest działalność pracodawcy. I nawet jeśli ryzyko to nie jest wysokie, trzeba pamiętać, że może skutkować dodatkowymi obowiązkami podatkowymi.

Działalność gospodarcza zarejestrowana w Ukrainie a opodatkowanie w Polsce

Niektórzy obywatele Ukrainy, którzy w ostatnim czasie przenieśli się do Polski, nadal prowadzą swoją działalność gospodarczą zarejestrowaną w Ukrainie. W większości przypadków, świadczenie usług w ramach tej działalności odbywa się „zdalnie”, z terytorium Polski.

Fakt ten sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców z Ukrainy, zastanawia się czy i w jaki sposób odpowiednio rozliczyć podatkowo prowadzenie swojej działalności jednoosobowej w Polsce oraz jakie konsekwencje podatkowe są z nią związane. Problemy widzą również przedsiębiorcy będący odbiorcami usług ukraińskich kontraktorów. O ile umowy o pracę oraz sposób opodatkowania pracy zdalnej z terytorium Polski przestały już budzić większe wątpliwości, to konsekwencje podatkowe współpracy B2B nadal pozostają niejasne. Przedłużający się stan niepewności co do długości finalnego pobytu w Polsce, nie ułatwia przedsiębiorcom zaplanowania prowadzenia biznesu. Rozważmy te wątpliwości na przykładzie kontraktorów IT, dla których współpraca w ramach B2B jest bardzo popularna.

Opodatkowanie pracownika z Ukrainy w Polsce

Opodatkowanie w Polsce podatkiem dochodowym od osób fizycznych działalności gospodarczej zarejestrowanej w Ukrainie uzależnione jest od tego, czy taka działalność jest faktycznie prowadzona w Polsce i powoduje powstanie stałego zakładu podatkowego.

Zgodnie z ustawą o PIT i umową w sprawie unikania podwójnego opodatkowania zawartą z Ukrainą, dla powstania zakładu muszą zostać spełnione następujące warunki – istnienie placówki, jej stały charakter oraz prowadzenie działalności przedsiębiorstwa za jej pośrednictwem. Ze względu na nieostry charakter definicji, przy ustaleniu czy powstał zakład podatkowy pomocne są zapisy Modelowej Konwencji OECD, na które powołuje się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazując, że „określenie obejmuje każde pomieszczenie, środki lub urządzenia wykorzystywane do prowadzenia działalności przedsiębiorstwa (...). Placówka – jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – może istnieć również wtedy, gdy nie ma żadnych pomieszczeń lub gdy nie są one wymagane do prowadzenia działalności przedsiębiorstwa; wystarczy posiadane pewnej przestrzeni do własnej dyspozycji” (interpretacja indywidualna z 21 października 2022 r. sygn. 0115-KDIT1.4011.330.202 2.2.MST). W praktyce oznacza to, że usługi świadczone z wynajmowanego mieszkania mogą powodować powstanie zakładu, a w konsekwencji opodatkowanie dochodów w Polsce (przykładowo: opodatkowanie dochodów za świadczenie usług z terytorium Polski na rzecz klientów z Ukrainy). Takie stanowisko znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z 12 grudnia 2022 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.763.2022.2.NM, dotyczącej sytuacji przedsiębiorcy, świadczącego usługi zdalnie z terytorium Polski. W świetle powyższego, sytuacja poszczególnych osób świadczących usługi zdalnie z terytorium Polski, wymaga każdorazowo analizy, czy aktywność przedsiębiorcy w Polsce spowodowała/powoduje postanie zakładu podatkowego w Polsce. Powstanie zakładu skutkuje bowiem obowiązkiem dokonywania wpłat zaliczek na podatek dochodowy oraz złożenia rocznego zeznania podatkowego w Polsce.