Postępowanie administracyjne – rola i znaczenie

Zgodnie z art. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 775) normuje:

• zasady postępowania przed organami administracji publicznej we właściwych sprawach indywidualnych;
• postępowanie przed innymi organami państwowymi oraz podmiotami, gdy dotyczą indywidualnych spraw;
• postępowania w sprawach o właściwość między organami jednostek samorządu terytorialnego a organami administracji rządowej;
• postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń;
• nakładanie i wymierzanie administracyjnych kar pieniężnych oraz tryb europejskiej współpracy administracyjnej.

Przepisów kodeksu nie stosuje się m.in. do postępowania w sprawach karnych skarbowych, podatkowych – uregulowanych w Ordynacji podatkowej oraz należących do właściwości polskich przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych. Choć ustawa przewiduje kilka wyłączeń, to należy uznać, że Kodeks postępowania administracyjnego znajdzie zastosowanie przy większości spraw załatwianych w organach administracji publicznej.

Zasady postępowania administracyjnego w świetle kodeksu administracyjnego

Postępowanie administracyjne, tak jak każde inne postępowanie, rządzi się swoimi prawami. Tylko dzięki ich przestrzeganiu można mieć pewność, że realizowane są zasady państwa prawa. Organy administracji publicznej kierują się zasadami wskazanymi w rozdziale II Kodeksu postępowania administracyjnego. Należą do nich:

• zasada praworządności, czyli działanie na podstawie przepisów prawa;
• zasada prawdy obiektywnej, charakteryzująca się zobowiązaniem do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego w celu załatwienia spraw zgodnie z interesem społecznym oraz interesem obywatela;
• zasada rozstrzygania wątpliwości na korzyść strony, czyli uwzględnienie interesu obywatela, jeśli w trakcie postępowania administracyjnego nakładany jest na niego obowiązek lub odbierane są mu uprawnienia, a przepisy w danej kwestii nie są jednoznaczne;
• zasada współdziałania organów administracji publicznej, czyli kooperacji pomiędzy różnymi organami w celu wyjaśnienia sprawy za pomocą adekwatnych środków;
• zasada zaufania do władzy publicznej, polegająca na takim prowadzeniu spraw, aby budziło ono zaufanie jego uczestników do władzy publicznej;
• zasada informowania stron, czyli udzielania wszelkich niezbędnych informacji stronie postępowania, które mają wpływ na przebieg sprawy i określenie praw lub obowiązków strony;
• zasada czynnego udziału strony w postępowaniu, charakteryzująca się tym, że organy zobowiązane są umożliwić stronie czynny udział w postępowaniu, a odstąpienie od tej zasady może mieć miejsce tylko w wyjątkowych okolicznościach;
• zasada przekonywania, czyli obowiązek wyjaśniania przesłanek, którymi organ kieruje się przy załatwianiu sprawy;
• zasada szybkości i prostoty postępowania, czyli obowiązek załatwienia sprawy niezwłocznie, najprostszymi środkami;
• zasada polubownego rozstrzygania kwestii spornych, a więc dążenie do załatwienia sprawy w drodze ugody, gdy w trakcie postępowania pojawią się spory pomiędzy stronami;
• zasada pisemności postępowania, która nakazuje utrwalać na piśmie prowadzone sprawy: może to być zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna, także za pomocą pism generowanych automatycznie oraz online;
• zasada umożliwiania dokonywania oceny działań urzędów kierowanych przez organy administracji publicznej, pozwala ona na ocenę pracy urzędu i jego pracowników;
• zasada dwuinstancyjności postępowania, która może zostać pominięta tylko wtedy, gdy stanowi tak przepis szczególny;
• zasada trwałości decyzji administracyjnych, która stanowi, że decyzje są ostateczne, a ich wzruszenie może nastąpić tylko w przypadkach opisanych w kodeksie.

Katalog zaprezentowanych wyżej zasad jest fundamentem prowadzenia postępowań administracyjnych. Prowadzenie ich zgodnie z prawem i w granicach prawa powoduje, że strony postępowania mają zaufanie do władzy publicznej, której wydane zgodnie z prawem decyzje będą respektowane.

Rola i znaczenie postępowania administracyjnego w systemie prawnym

Mając na uwadze powyższe zasady, postępowanie administracyjne pełni szczególną rolę w życiu publicznym. Bez jasno określonych zasad postępowania niezwykle trudno byłoby uzyskać zaufanie obywateli do organów administracyjnych. Jakie są najważniejsze funkcje postępowań administracyjnych?

• Ochrona praw obywateli i podmiotów gospodarczych. Postępowanie administracyjne zapewnia obywatelom możliwość obrony swoich praw i interesów w kontekście decyzji i działań organów administracji publicznej.
• Zapewnienie zasady państwa prawnego. Organizacja i przeprowadzanie procedur administracyjnych na podstawie obowiązujących przepisów prawa zapewnia, że organy administracyjne nie działają w sposób uznaniowy, a ich czynności są poddawane kontroli i ocenie.
• Przejrzystość i dostęp do informacji. Postępowanie administracyjne wymaga prowadzenia akt, udostępniania informacji. Umożliwia także stronie dostęp do dokumentów związanych z jej sprawą.
• Ustalanie odpowiedzialności administracyjnej. W ramach postępowania administracyjnego można wyjaśnić i ustalić, czy organ administracyjny działał zgodnie z przepisami prawa.
• Rozwiązywanie sporów. Postępowanie administracyjne umożliwia rozwiązywanie konfliktów między obywatelami a administracją publiczną. Strona niezadowolona z decyzji administracyjnej może się odwołać do wyższej instancji lub do sądu administracyjnego, co powoduje ponowną analizę danej sprawy.
• Zapobieganie nadużyciom władzy. Postępowanie administracyjne stanowi mechanizm kontroli działań organów administracji publicznej.

Postępowanie administracyjne stanowi więc kluczowy element demokratycznego państwa prawnego i ma na celu zapewnienie równowagi między interesami obywateli a działaniami administracji publicznej. Ważną funkcją postępowań jest również zabezpieczenie przestrzegania prawa w relacjach między obywatelami a państwem.

Procedury administracyjne – jak przebiega typowe postępowanie?

Procedury administracyjne tworzą schemat działań zmierzających do wydania decyzji administracyjnej. Przebieg postępowania administracyjnego składa się z kilku etapów.

1. Na pierwszym miejscu należy wskazać wszczęcie postępowania. Nie ma przy tym znaczenia, czy postępowanie wszczyna się z urzędu, czy na wniosek. Jest to pierwszy i niezbędny element procedury administracyjnej.
2. Kolejny etap to postępowanie dowodowe, w którym organ zobowiązany jest do ustalenia stanu faktycznego i prawnego. Na ich podstawie zostanie ostatecznie wydana decyzja.
3. Następnym etapem jest właśnie decyzja administracyjna, wydana po zebraniu materiału dowodowego i ewentualnym wysłuchaniu stron czy konsultacjach z innym organem.
4. Ostatnim etapem jest odwołanie. Przysługuje ono stronie postępowania i może zostać wniesione tylko do jednej instancji.

Po przejściu całej procedury administracyjnej decyzja staje się ostateczna i postępowanie ulega zakończeniu.

Czego może dotyczyć postępowanie administracyjne?

Postępowanie administracyjne jest procesem prowadzonym przez organy administracji publicznej w celu rozstrzygnięcia konkretnej sprawy lub podjęcia decyzji w sprawach dotyczących różnych dziedzin życia społecznego. Może ono dotyczyć wielu różnych kwestii, w zależności od kompetencji i zakresu działania danego organu administracji, m.in. wydawania dowodów, rejestracji pojazdów, prawa budowlanego (uzyskiwania zezwoleń), prawa pracy w zakresie kontroli, prawa ochrony środowiska w zakresie przestrzegania ustawy o ochronie środowiska oraz wielu innych dziedzin, w których niezbędna jest decyzja.

Postępowanie administracyjne a inne formy postępowań – różnice i podobieństwa

Postępowanie administracyjne ma na celu rozstrzygnięcie danej sprawy. Najczęściej w formie decyzji. Nie jest to więc procedura podobna do postępowania sądowego, gdzie dochodzi do wykazania czyjejś racji. Dodatkowo w postępowaniu administracyjnym nie uczestniczy sąd ani mediator, ale organ administracji państwowej.

Sformalizowanie postępowania administracyjnego jest mniejsze niż postępowania sądowego czy podatkowego. Nie można jednak uznać, że postępowanie nie ma żadnych cech wspólnych z postępowaniami sądowymi czy podatkowymi. We wszystkich tych postępowaniach najważniejsze są zasady państwa prawa, dostępu do informacji, wysłuchania stron czy przedstawienia dowodów.

Podsumowanie

Postępowanie administracyjne to formalna procedura prowadzona przez organy administracji publicznej w celu rozstrzygnięcia różnego rodzaju spraw związanych z administracją publiczną. Jego głównym założeniem jest jego niesporny charakter, który chroni prawa obywateli oraz zapewnia utrzymanie porządku i efektywności administracji publicznej.