Kontrola podatkowa – jak się przygotować?

Globalne prognozy – badanie EY

Dyrektorzy podatkowi z całego świata prawdopodobnie mają najlepszy obraz ryzyk i presji, z jakimi borykają się ich organizacje. Prognozują wyższe poziomy ryzyka podatkowego w przyszłości:

• 41% respondentów biorących udział w ankiecie spodziewa się częstszych i bardziej intensywnych kontroli podatkowych w ciągu najbliższych dwóch lat;
• 44% oczekuje większego skupienia organów podatkowych na transgranicznych kwestiach podatkowych; obszarem, który jest wskazywany jako obarczony największym ryzykiem podatkowym, są ceny transferowe;
• 39% liderów przewiduje wzrost liczby lub szczegółowości wniosków o udzielenie informacji kierowanych do organów skarbowych;
• 69% spodziewa się, że w nadchodzących dwóch latach będzie bardziej koncentrować się na zarządzaniu podatkami.

Przy czym wciąż wydaje się, że istnieje znaczne opóźnienie w czasie pomiędzy myślą a działaniem – świadomość ryzyka nadal nie idzie w parze z przyjęciem i realizacją spójnej strategii:

• 70% globalnych dyrektorów podatkowych nie ma pełnego wglądu we wszystkie aktywne spory podatkowe w poszczególnych podmiotach na całym świecie;
• 48% firm nie współpracuje na stałe ze specjalistą z zakresu sporów podatkowych;
• 61% liderów podatkowych twierdzi, że nigdy/ rzadko/ tylko czasami jest angażowanych w reorganizacje oraz zmiany w wykonywanej działalności biznesowej, w tym zmiany modelu biznesowego czy wdrażanie nowych produktów lub usług;
• 66% nie stosuje ram kontroli podatkowej na wszystkich rynkach, na których działa.

Firmy muszą zadbać o silne i skuteczne zarządzanie podatkowe

95% firm biorących udział w badaniu prowadzi spór podatkowy w przynajmniej jednej z jurysdykcji, w której wykonują działalność. Wartość ponad połowy sporów (52%) przekracza 1 mln dolarów. Wyniki raportu oraz praktyka ekspertów EY dają jasne wnioski – kontroli należy się spodziewać. Spory podatkowe będą coraz powszechniejszym zjawiskiem i niewątpliwie staną się stałym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Jedynie responsywne wdrażanie strategii zarządzania rozpoczętą już kontrolą/ rozpoczętym postępowaniem może okazać się niewystarczające.

Głównym celem respondentów badania na najbliższe dwa lata będzie usprawnienie procesów informacyjnych w organizacji. Przepływ danych i bieżąca komunikacja niejednokrotnie okazują się kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi.

Przykładowo to pracownicy i szefowie działów produkcyjnych zazwyczaj jako pierwsi będą w stanie zidentyfikować, czy podjęte decyzje mogą stanowić schematy podatkowe wymagające raportowania. Liderzy podatkowi, bez stosownej informacji, mogą nie mieć pojęcia, że istnieje choćby cień ryzyka w tym zakresie. Dopiero w wyniku właściwej współpracy w ramach firmy obowiązek może zostać wykonany prawidłowo.

Świadomość obowiązków wynikających z przepisów podatkowych oraz ryzyk związanych z uchybieniami, sprawna i otwarta komunikacja pomiędzy poszczególnymi jednostkami firmy, odpowiednie udokumentowanie działań – to kluczowe obszary, które powinny zostać zarządzone w ramach planowania ogólnej strategii firmy w obszarze podatków.

Kontrola podatkowa – jakie działania powinni podjąć liderzy podatkowi?

Badanie EY dostarcza informacji na temat obszarów, które firmy planują wzmocnić: 69% dyrektorów podatkowych zamierza bardziej koncentrować się na zarządzaniu podatkami, a aż 84% chce poprawić procesy dokumentacyjne transakcji, co zwiększy ogólną gotowość na kontrolę z organu podatkowego.

Pierwszym krokiem na drodze do odpowiedniego zabezpieczenia podatników powinna być więc ramowa dyskusja skupiona na sprawnym zarządzaniu podatkowym, pewności podatkowej oraz dążeniu do usprawnienia komunikacji w ramach organizacji i odpowiedniego dokumentowania działań.

Raport z badania bezsprzecznie wskazuje, że działania należy podjąć już dziś – proaktywnie, jeszcze zanim organ podatkowy doręczy upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Aż 86% liderów podatkowych uważa, że zanim dojdzie do sporu, warto zidentyfikować ryzyko, zarządzać nim, a także rozważyć pełną transparentność w ramach współpracy z organami podatkowymi. Globalnie aż 80% podatników planuje podjąć działania w tym zakresie.

Zapewnienie stabilnej przyszłości nie nastąpi z dnia na dzień, ale fundamenty należy położyć już teraz. Podatnicy mogą nie tylko zabezpieczyć swoją pozycję w potencjalnych sporach podatkowych, lecz także zadbać o wyniki finansowe oraz zabezpieczyć ryzyko utraty reputacji. W biznesie niezbędne jest zaufanie, a spory podatkowe mogą poważnie je naruszyć. Dlatego tak ważne jest zaprojektowanie własnej przyszłości na podstawie pewnej i silnej strategii podatkowej.

Świadomość obowiązków i ryzyka, strategia podejścia do kontaktów z organami podatkowymi, odpowiednie wsparcie merytoryczne – te czynniki stanowią zabezpieczenie dla przedsiębiorcy. Jest ono zdecydowanie większe, kiedy wystąpią one jeszcze przed weryfikacją rozliczeń przez organ podatkowy.

Kontrola podatkowa z organu podatkowego – jak się zabezpieczyć? 

Aby kontrola podatkowa przebiegła sprawnie i nie paraliżowała działalności podatników, warto wdrożyć w firmie procedury, procesy, instrukcje szyte na miarę. Dobre przygotowanie do kontroli zredukuje stres i umożliwi podejmowanie przemyślanych decyzji.

W procesie zarządzania sporami podatkowymi istotne są takie czynniki, jak: regularne przeglądy podatkowe przy wsparciu doświadczonego doradcy, gromadzenie odpowiedniej dokumentacji działań, a następnie właściwa archiwizacja danych i dokumentów, jasny podział obowiązków i przypisanie ról (w tym z zakresu kontaktów z organami podatkowymi), korzystanie z odpowiednich narzędzi oraz zapewnienie efektywnego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami firmy.

W ramach prac nad zabezpieczeniem pozycji podatkowej przedsiębiorstwa warto rozważyć również przystąpienie do Programu Współdziałania, który może stanowić odpowiedź na wszystkie powyższe zakresy.

Podsumowanie

W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i biznesowym świadomość ciążących obowiązków i konsekwencji wynikających z ich niedopełnienia powinny być punktem wyjścia do budowania strategii podatkowej podatników. Trendy biznesowe wskazują, że w procesie efektywnego zabezpieczenia firm proaktywność działań na wypadek kontroli podatkowej będzie pełnić kluczową rolę. Dobrym rozwiązaniem może być również Program Współdziałania. Drogę do stworzenia własnej mapy potrzeb i zapewnienia stabilizacji, bezpieczeństwa i zgodności należy podjąć już dziś.