Organ podatkowy stwierdza nieprawidłowości – co robić?

Przedsiębiorcy powinni być również gotowi na potencjalną zapłatę dodatkowego zobowiązania podatkowego – wynoszącego, w skrajnych przypadkach, nawet 30 proc. zaniżonej podstawy opodatkowania.

Co więcej, powstaje wówczas ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Przepisy są w tym zakresie bardzo szerokie, a zatem może ono ciążyć na wielu osobach – od członków zarządu, przez dyrektorów i managerów podatkowych i finansowych, po pracowników zespołów księgowości, a nawet osoby zajmujące się podatkami niejako „przy okazji” innych obowiązków służbowych (np. pracowników działów logistyki w zakresie zużywanych wyrobów akcyzowych).

Nie można też zapominać, że w biznesie ważna jest reputacja. Często to właśnie ona decyduje o wartości realizowanej sprzedaży czy świadczonych usług. Przegrane spory z organami podatkowymi mogą natomiast istotnie nadwyrężyć zaufanie do prowadzonej działalności i polityki firmy. Warto brać to pod uwagę, kiedy potencjalna kontrola zostanie już wszczęta albo jeszcze zanim organ podatkowy postanowi zweryfikować prawidłowość rozliczeń. Spór może zaszkodzić, ale w przypadku dobrego przygotowania – wręcz przeciwnie, może pomóc w budowaniu dobrego wizerunku.

Zarządzanie obsługą kontroli

To właśnie z uwagi na liczne i wielopłaszczyznowe ryzyka tak ważne jest, żeby wyobrażenie i podejście do kontroli budować proaktywnie. Najlepiej znacznie wcześniej, niż na etapie otrzymania wyniku kontroli.

Co można zrobić, żeby ograniczyć ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji na wypadek, gdyby kontrola nie poszła po naszej myśli? Przede wszystkim, zapewnić sobie odpowiednie wsparcie merytoryczne i zorientować się w procedurze, terminach, obowiązkach, ale i uprawnieniach w toku kontroli czy dalszego postępowania. To, co zostanie przekazane organowi podatkowemu na etapie kontroli może później wspierać lub osłabiać argumentację w toku potencjalnego dalszego sporu. Błędy popełnione na wstępnym etapie weryfikacji rozliczeń mogą z kolei zaważyć na rozstrzygnięciu organu podatkowego – negatywnym z perspektywy przedsiębiorcy.

Przedstawienie informacji oraz faktów we właściwym kontekście może przemawiać za uznaniem stanowiska firmy za prawidłowe. W kontrze jednak, przedstawienie organowi podatkowemu dokumentów bez właściwych wyjaśnień może generować dodatkowe wątpliwości.

UWAGA! Faza kontroli jest skoncentrowana na uzyskiwaniu informacji o przedsiębiorcy, wykonywanej przez niego działalności, dokonywanych transakcjach – a zatem na ustaleniu ogółu faktów oraz w ich kontekście, ustaleniu podejścia firmy do rozliczeń podatkowych. W tym celu, organ kontroli będzie zazwyczaj bazował na dokumentach (w tym księgach, uchwałach, deklaracjach, umowach, fakturach itd.) i wyjaśnieniach uzyskiwanych od podatnika.

Błędne lub niekompletne przedstawienie określonych okoliczności, zdarzeń i rozliczeń będzie miało swoje konsekwencje w przyszłości – dlatego tak ważne jest, by już na tym etapie weryfikacji przyjrzeć się swojej działalności, rozliczeniom oraz dostępnej dokumentacji.

Strategia odnośnie do współpracy z organem podatkowym może przybierać różne formy. Od bierności i minimalnej koniecznej responsywności, do pełnej transparentności i otwartego dialogu. O ile nasza praktyka pokazuje, że budowanie długotrwałej relacji z organem jest dobrym kierunkiem, o tyle każdorazowo decyzja w tym zakresie powinna być podejmowana po rozważeniu indywidualnych okoliczności.  

Świadomość ryzyka, strategia podejścia do kontaktów z organami podatkowymi, wsparcie merytoryczne i procesowe. Te czynniki stanowią zabezpieczenie dla przedsiębiorcy – tym większe, im wcześniej wystąpią.

Wszczęto kontrolę – co teraz?

Kontrola rozpoczyna się, co do zasady, po doręczeniu przez właściwy organ stosownej informacji (zawiadomienia lub upoważnienia). Informacja o wszczęciu to ostatni dzwonek na sprawne gromadzenie kluczowej dokumentacji w zakresie objętym upoważnieniem i jej analizę.

Analiza posiadanej dokumentacji może pomóc w podjęciu decyzji, jaka strategia działania będzie najbardziej odpowiednia. Przedsiębiorca powinien rozważyć możliwość podjęcia się obrony swoich rozliczeń lub dokonania odpowiedniej korekty.

Obecnie istnieją dwie formy kontroli: kontrola podatkowa oraz kontrola celno-skarbowa. Z prawnego punktu widzenia są między nimi pewne różnice, ale ich przebieg jest podobny. Celem kontroli podatkowej jest weryfikacja rozliczeń podatnika z obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa podatkowego. Jest prowadzona przez naczelnika urzędu skarbowego, a w zakresie ich właściwości, również organy jednostek samorządu terytorialnego (np. wójta, burmistrza lub prezydenta miasta w odniesieniu do podatków lokalnych).

Odrębnym typem kontroli jest kontrola celno-skarbowa, której celem jest z kolei nie tylko weryfikacja przestrzegania przepisów prawa podatkowego, ale również np. prawa celnego, dewizowego czy też przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Jest prowadzona przez naczelnika urzędu celno-skarbowego.

Warto jednak pamiętać, że korekta nie musi zostać automatycznie zaakceptowana przez organ, który może dalej weryfikować rozliczenia podatnika (już z uwzględnieniem prawidłowości samej korekty). Co więcej, w niektórych sytuacjach korekta deklaracji podatkowej za dany okres może rodzić oczekiwanie podjęcia podobnych kroków również za inne okresy rozliczeniowe.

Korekta rozliczeń ma również wpływ na kwestie związane z odpowiedzialnością karną skarbową. W sytuacjach, gdy na dzień złożenia korekty nie zostało wszczęte postępowanie karne skarbowe w dotyczącym jej zakresie, korekta wyłącza możliwość pociągnięcia sprawców do odpowiedzialności osobistej na gruncie KKS. Skutek taki nie zachodzi jednak jeśli postępowanie karne zostało już wszczęte – w takim przypadku korekta rozliczeń może de facto potwierdzić nieprawidłowość merytoryczną pierwotnego zeznania podatkowego, co może mieć swoje konsekwencje w toku postępowania o wykroczenie lub przestępstwo skarbowe. Niestety, organy ścigania nie mają obowiązku informowania podatników o wszczynaniu postępowań karnych skarbowych w zakresie odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe. W praktyce zatem korekta rozliczeń, zwłaszcza składana po zakończeniu kontroli, rodzi dodatkowe ryzyko odpowiedzialności osobistej.

Warto rozważyć korektę rozliczeń szczególnie wówczas, gdy szanse na wygraną w sporze na poziomie organów podatkowych lub sądów administracyjnych są niewielkie. Potencjalna przegrana sporu może bowiem być bardzo kosztowna, uwzględniając również rosnącą stawkę odsetek od zaległości podatkowych i inne przepisy sankcyjne. Niemniej, pamiętać należy, że również korekta deklaracji wiąże się z koniecznością zapłaty odsetek od zaległości podatkowych. Z drugiej strony, wartość odsetek od zaległości podatkowych zapłaconych w wyniku złożenia korekty na wstępnym etapie weryfikacji rozliczeń będzie znacznie niższa niż wartość konieczna do zapłacenia po przegraniu długotrwałego sporu. W sytuacji zatem, gdy szanse na wygranie sporu są niskie, lepiej nie odkładać w czasie raz podjętej decyzji o korekcie

Jako że korekta może trwale uniemożliwić obronę stanowiska w kontekście prawidłowości rozliczeń podatnika, przed podjęciem decyzji należy rozważyć wszelkie za i przeciw. W przypadku korekty dokonanej w wyniku kontroli podatkowej możliwe jest jeszcze jej następcze odwrócenie oraz obrona stanowiska w toku postępowania zainicjowanego wnioskiem o stwierdzenie i zwrot nadpłaty. Taka możliwość nie istnieje jednak w przypadku korekty dokonanej w toku lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej – ponowna korekta, w zakresie w jakim przewiduje cofnięcie ustaleń kontroli celno-skarbowej, nie wywołuje bowiem skutków prawnych.

Niewątpliwie, korekta rozliczeń nie powinna stanowić automatycznej rekomendacji. Jeżeli stanowisko firmy jest spójne i stabilne – mające dodatkowo oparcie w posiadanej dokumentacji, orzecznictwie sądów administracyjnych oraz w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe – szanse na wygraną w sporze adekwatnie wzrosną. Rezygnacja ze złożenia korekty to również szansa na uniknięcie konieczności zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę.

Pierwszy etap sporu – postępowanie podatkowe

Podatnicy często decydują się nie na korektę, a na konfrontację z organem podatkowym. Ta następuje w toku postępowania podatkowego, czyli sformalizowanego procesu kończącego się wydaniem decyzji rozstrzygającej o konkretnej wysokości zobowiązania podatkowego podatnika.

W każdym przypadku, postępowanie będzie co do zasady prowadził ten sam organ, który prowadził kontrolę. Zależnie od trybu prowadzonej kontroli, postępowanie może zostać wszczęte:

• w przypadku kontroli podatkowej – nie później, niż w ciągu 6 miesięcy od doręczenia podatnikowi protokołu kontroli, lub
• w przypadku kontroli celno-skarbowej – po upływie 14 dni na złożenie korekty deklaracji, zainicjowanego doręczeniem wyniku kontroli.

Działania organu podatkowego będzie stanowiło niejako „pogłębienie” czynności podejmowanych w toku kontroli. Można zatem spodziewać się nie tylko analizy ksiąg, faktur, umów i innych dokumentów podatnika, ale również bardziej angażujących działań dowodowych – w tym np. przesłuchań świadków, oględzin miejsc i rzeczy, uzyskiwania opinii biegłych.

Nie oznacza to jednak, że można inicjatywę dowodową pozostawić organowi. To w interesie strony postępowania jest potwierdzenie prawidłowości jej rozliczeń i zazwyczaj warto, aby przedstawiała ona dowody i wyjaśnienia na tę okoliczność. Co więcej, strona ma prawo żądania przeprowadzenia określonych dowodów przez organ (np. powołania biegłego w celu weryfikacji określonej okoliczności wymagającej fachowej wiedzy, przesłuchania świadka, zwrócenia się do określonego organu z prośbą o wyrażenie stanowiska co do określonych okoliczności mających znaczenie dla sprawy, itd.). W tym kontekście, warto na jak najwcześniejszym etapie zadbać o wsparcie odpowiedniego pełnomocnika, który opracuje optymalną strategię sporu, zadba o uzupełnienie dowodów sprawy i wesprze w klarownym wyjaśnieniu stanowiska podatnika. Inicjatywa dowodowa na tym etapie sporu ma bowiem znaczenie również na późniejszych etapach postępowania – przeprowadzanie nowych dowodów jest bowiem tym trudniejsze, im dalej w sporze jesteśmy.

Przed zakończeniem postępowania, organ skieruje do jego strony postanowienie o możliwości zapoznania się z dokumentami zgromadzonymi w aktach postępowania i przedstawienia swojego stanowiska w tym zakresie. Oznacza to zazwyczaj, że organ podatkowy jest gotowy do wydania decyzji, czyli zakończenia weryfikacji w danej instancji.

Decyzja musi zostać doręczona stronie i od tej pory jest wiążąca dla organu – organ nie może zatem odstąpić od jej treści bez zastosowania nadzwyczajnych trybów uregulowanych w przepisach. Co do zasady, decyzja nie jest natomiast wiążąca dla strony postępowania – strona może odwołać się od niej do organu wyższego stopnia w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji. 

Po otrzymaniu od organu I instancji odwołania wraz z aktami sprawy, organ odwoławczy weryfikuje prawidłowość decyzji wydanej przez organ I instancji. Organ odwoławczy nie prowadzi zatem postępowania w całości, chociaż może uzupełniająco przeprowadzić określone dowody. Jeżeli jednak stwierdzi, że postępowanie dowodowe powinno zostać w znacznej części uzupełnione lub powtórzone, uchyla decyzję i kieruje sprawę do ponownego rozpoznania przez organ I instancji. Inne możliwe – i najkorzystniejsze dla podatnika – rozstrzygnięcie to uchylenie decyzji i umorzenie postępowania, np. w przypadku, gdy w sprawie doszło do przedawnienia.

Niestety, organ odwoławczy może również uznać stanowisko strony za nieprawidłowe. W takim przypadku postępowanie podatkowe jest zakończone, a ewentualny spór może zostać rozstrzygnięty przez sąd administracyjny. 

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Postępowanie przed wojewódzkim sądem administracyjnym inicjuje – w ciągu 30 dni od doręczenia jej decyzji – wniesienie skargi przez stronę postępowania. Prawo do wniesienia skargi przysługuje wyłącznie podatnikowi – nie ma go organ I instancji niezadowolony ze zmiany swojego rozstrzygnięcia przez organ odwoławczy.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi jest bardzo odmienne od rozpraw przed sądami powszechnymi, rozpatrującymi typowe sprawy cywilne lub rodzinne. Nie mamy na przykład do czynienia z licznymi przesłuchaniami świadków czy biegłych na kolejnych rozprawach. Sprawy „podatkowe” są rozstrzygane zazwyczaj na jednej rozprawie, a sąd bardzo rzadko przeprowadza nowe dowody (a i te tylko z dokumentów). Wystąpienie przed sądem administracyjnym musi zatem być należycie przygotowane, z uwzględnieniem wszystkich dokumentów i niuansów sprawy – zazwyczaj nie ma bowiem szansy na skorygowanie lub uzupełnienie ewentualnego niedopowiedzenia.

Co więcej, sąd administracyjny nie ma możliwości zmiany rozstrzygnięcia organu – wydając wyrok sąd I instancji może wyłącznie oceniać, czy jest ono prawidłowe (i oddalić skargę), czy też nie (i uchylić rozstrzygnięcie, wskazując jednocześnie organowi na popełnione błędy). 

Wyrok wojewódzkiego sądu administracyjnego może być zaskarżony do Naczelnego Sądu Administracyjnego przez każdą ze stron sporu. Skargę kasacyjną wnosi się w terminie 30 dni od doręczenia wyroku z uzasadnieniem (przy czym dla każdej ze stron termin ten biegnie odrębnie). W praktyce zdarzają się zatem sytuacje, w których dany wyrok WSA jest zaskarżony przez obie strony: np. w odniesieniu do jednej części rozstrzygnięcia – przez organ odwoławczy, a w drugiej – przez podatnika.

Naczelny Sąd Administracyjny jest ostatnim ogniwem badania sprawy. Co jednak istotnie, również on nie ma w tym zakresie pełnej swobody. Przede wszystkim, jest ograniczony granicami i zarzutami skargi kasacyjnej i – poza bardzo ograniczoną kategorią błędów – nie może poza nie wykroczyć. W praktyce może to oznaczać, że NSA zgodzi się ze stroną co do wadliwości wyroku sądu I instancji (to on jest bowiem przedmiotem badania NSA), jednak z innych przyczyn niż podniesione w skardze kasacyjnej. Niestety, w takim wypadku będzie zmuszony do oddalenia skargi i utrzymania wyroku w mocy. Z tej przyczyny ustawodawca zastrzegł, że skarga kasacyjna musi być sporządzona przez profesjonalnego pełnomocnika (doradcę podatkowego, adwokata lub radcę prawnego).

Podobnie jak sąd I instancji, również NSA wydaje zazwyczaj rozstrzygnięcie w czasie jednej rozprawy i nie przeprowadza w jej trakcie dowodów. Wyrok NSA zamyka też sprawę i nie ma od niego środków odwoławczych (przy czym tak jak wojewódzkie sądy administracyjne, również NSA formalnie wypowiada się wyłącznie co do prawidłowości „zaskarżonego” rozstrzygnięcia – tj. wyroku – a nie poprzedzających go decyzji).

Czy angażować się w spór

Jak widać, czynników wpływających na decyzję jest mnóstwo – od zgromadzonych dowodów i ich treści, przez dostępność środków finansowych, obraną przez podatnika strategię i jego „apetyt na ryzyko”, czy kwestie wizerunkowe. A przecież to nie wszystko -kolejne wątpliwości pojawiają się bowiem praktycznie na każdym etapie procesu. Na przykład – spór może być długotrwały: biorąc pod uwagę obecny czas oczekiwania na rozprawy, samo rozpoznanie sprawy przez sądy administracyjne może wiązać się nawet z pięcioletnim oczekiwaniem. Warto jednak pamiętać, że w razie wygranej, zapłacona kwota (tj. podatek wraz z odsetkami) podlega zwrotowi wraz z oprocentowaniem (obecna stawka to 16,5% rocznie). Zwrócona kwota może więc zrekompensować koszty poniesione w związku z postępowaniem. Alternatywą, umożliwiającą znaczne skrócenie czasu oczekiwania na rozpoznanie sprawy przez sąd, jest rezygnacja z rozprawy i złożenie wniosku o rozpoznanie sprawy na posiedzeniu. Terminy spraw rozpoznawanych na posiedzeniach są wyznaczane niemal na bieżąco – co może oznaczać uzyskanie rozstrzygnięcia nawet po kilku miesiącach. Jednocześnie, takie podejście pozbawia podatnika możliwości przedstawienia swoich racji sądowi „na żywo”. Strony nie mają bowiem prawa udziału w posiedzeniu sądu, a swoje stanowisko mogą przedstawić wyłącznie w ramach dodatkowych pism procesowych.

W tym kontekście, decyzja co do dalszego planu działania nigdy nie jest prosta i powinna być należycie przemyślana, przy uwzględnieniu zarówno istniejących obszarów ryzyka, jak i potencjalnych korzyści danego scenariusza. Ostatecznie, konsekwencje podjętych wyborów zostają z nami na długo – warto od początku poświęcić im należytą uwagę. 

Podsumowanie

Niezależnie od trybu weryfikacji rozliczeń podatkowych, warto już na początku mieć na uwadze potencjalne konsekwencje. A konsekwencje mogą być różnorodne i niejednokrotnie daleko idące. 
 

Artykuł został opublikowane w Rzeczpospolitej w dn. 24.05.2023 r.