Podatki w erze digital – czy transparentność okaże się wyzwaniem

Kolejne etapy digitalizacji

Patrząc na proces digitalizacji podatków w ujęciu historycznym, możemy wskazać kilka przełomowych momentów. Jednym z kroków milowych w tym obszarze był rok 2012, kiedy wprowadzona została możliwość wystawiana faktur również w formie elektronicznej, co w praktyce oznaczało jednak, że faktura mogła być wystawiona w dowolnym formacie elektronicznym (w praktyce najczęściej spotykany jest plik pdf), pod warunkami zapewnienia autentyczności, integralności oraz czytelności faktury.

Kolejną dużą zmianą było wprowadzenie JPK w 2016 r. (w zakresie składanych regularnie – miesięcznie lub kwartalnie – plików JPK_VAT oraz tzw. przekazywania danych „na żądanie” w ściśle określonej formie oraz formacie – XML, dotyczących wystawianych faktur sprzedażowych, ksiąg rachunkowych, rachunków bankowych, ruchów magazynowych itd., o które organy podatkowe mogły poprosić w trakcie kontroli podatkowej czy czynności kontrolnych). Kolejną przełomową zmianą dla rozliczeń VAT i digitalizacji było wprowadzenie pliku JPK_V7 w 2020 r., które stanowiło połączenie JPK_VAT z deklaracją, przez co Polska stała się pierwszym krajem w Europie, który zrezygnował z tradycyjnych deklaracji.

Obecnie przed nami kolejny milowy krok w procesie digitalizacji, a mianowicie wprowadzenie w pełni zdigitalizowanej faktury (format XML), która po prawidłowym wystawieniu powinna zawierać numer referencyjny nadany jej przez KSeF, służący identyfikacji faktury oraz umożliwiający weryfikację, czy została ona wystawiona zgodnie z wymogami (np. przez podmioty z zagraniczne, które z KSeF będą korzystać w bardzo ograniczonym zakresie). Jest to nie tylko kolejny etap cyfryzacji administracji publicznej, lecz także konieczność przejścia w erę cyfrową wszystkich działalności prowadzonych w Polsce, a tym samym stanowi to także krok milowy dla całej polskiej gospodarki.

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, wdrożenie KSeF to największy od dekady projekt informatyczny realizowany przez Ministerstwo Finansów. Przewiduje się, że miesięcznie przetwarzanych będzie w systemie ponad 3 mld dokumentów (dziennie przetwarzanych będzie około 100 mln dokumentów) – w ciągu miesiąca powstawać będzie ok. 250 TB danych binarnych. Tym samym trwająca rewolucja w raportowaniu będzie zmianą na skalę dotychczas niespotykaną, zmieniającą przyzwyczajenia przedsiębiorców dotyczące otrzymywania faktur w formie papierowej.

Aspekty praktyczne wdrożenia e-Faktur

Przedsiębiorcy przyzwyczaili się przez ostatnie lata do wzmożonej digitalizacji w obszarze VAT. Już dzisiaj rozliczenia VAT są mocno zautomatyzowane poprzez: comiesięczne/kwartalne elektroniczne przekazywanie plików JPK, konieczność codziennej weryfikacji statusu podatnika VAT czy rejestracji rachunków bankowych na tzw. białej liście. Pomimo wieloletniego automatyzowania rozliczeń w obszarze VAT wdrożenie e-faktur nie będzie prostą sprawą. W tym miejscu warto wskazać, że dotychczas raportowanie podatkowe w obszarze VAT opierało się na przekazywaniu zagregowanych danych zbieranych post factum – za zamknięte okresy rozliczeniowe. W przypadku e-faktury podatnicy będą z jednej strony zobowiązani do przesyłania detalicznych informacji dokumentującej prowadzoną działalność, z drugiej zaś strony proces ten powinien odbywać się w trybie rzeczywistym. Tym samym proces wdrożenia może przynieść podatnikom wiele wyzwań, z którymi dotychczas nie musieli się mierzyć.

Niestety wielu podatników wciąż porównuje proces wdrożenia e-Faktury przez pryzmat czasochłonności i skomplikowania procesu wdrożenia plików JPK, co skutkuje odkładaniem prac wdrożeniowych bądź patrzeniem na wdrożenie jedynie z perspektywy wyzwania technologicznego, przez co stan prac wdrożeniowych wśród bardzo licznej grupy przedsiębiorców nie jest zaawansowany. 

Według danych przekazanych przez MF obecnie zaledwie kilka tysięcy przedsiębiorców wystawia faktury w systemie KSeF. Może być to spowodowane także tym, że bardzo duża liczba przedsiębiorców czekała z wdrożeniem na opublikowanie drugiej wersji struktury e-Faktury, która obowiązuje od 1 września 2023 r. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się wcześniej dostosować swoje procesy do automatyzacji, chcieli mieć odpowiednio dużo czasu na testowanie i dostosowanie systemów jeszcze zanim powszechne fakturowanie elektroniczne stanie się obowiązkowe, co nastąpi najwcześniej od 1 stycznia 2025 r. (finalnie termin zostanie potwierdzony po zakończeniu audytu systemu, co zgodnie z zapowiedziami MF powinno nastąpić na przełomie kwietnia i maja 2024 r.).

Wdrożenie obsługi ustrukturyzowanych e-Faktur to duża zmiana dla wszystkich firm. Polskie wymogi e-fakturowe, o czym warto pamiętać, różnią się w istotnym zakresie od przepisów dotyczących e-Faktur wprowadzonych wcześniej w innych krajach. Skomplikowane przepisy dotyczące wystawiania faktur wraz z bardzo rozbudowaną schemą XSD powodują, że proces wdrożenia jest zazwyczaj złożony i czasochłonny oraz wymaga zaangażowania nie tylko zespołów IT, ale przede wszystkim zespołów odpowiedzialnych za merytoryczny proces weryfikacji oraz ich wystawiania. Co istotne, ostatecznie to, ile czasu potrzebują podatnicy, zależy od wielu czynników, m.in. od liczby wystawianych i otrzymywanych faktur; liczby, skomplikowania oraz elastyczności stosowanych systemów finansowo-księgowych, licencyjnych, bilingowych oraz innych, będących źródłem danych do wystawianych faktur; różnorodności transakcji oraz stosowanych wzorów faktur w celu ich dokumentowania; responsywności organizacji na zmiany w procesach biznesowych i wielu innych.

Warto pamiętać, że wybór narzędzia do obsługi e-faktur jest bardzo ważny i wymaga zarówno weryfikacji od strony zgodności z wymogami IT, jak i sprawdzenia, czy zapewni nam zgodność z wymogami prawa i pozwoli na prezentację wszystkich informacji istotnych od strony biznesowej. Jak pokazuje doświadczenie, kluczowe znaczenie ma etap poprzedzający wdrożenie, tj. analiza przedwdrożeniowa, czyli zrozumienia, jak dzisiaj wygląda proces wystawienia faktury, jakie zespoły są w ten proces zaangażowane, przeanalizowanie typów dokumentów wystawianych przez podatnika oraz właściwe zmapowanie danych, czyli ustalenie, jaki ich zakres będzie niezbędny w strukturze logicznej e-Faktury, tak by cały proces był z jednej strony poprawny i zgodny z przepisami, a z drugiej – efektywny. Należy pamiętać, że proces wystawienia faktury wynika wprost z treści ustawy o VAT i brak dochowania należytej staranności będzie powodować konkretne konsekwencje karnoskarbowe.

Z czym mierzą się firmy

Przygotowując się do wdrożenia e-Faktury, firmy napotykają wiele wyzwań i problemów.

Wśród najważniejszych można wymienić:

• weryfikację, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia e-faktury,
• zgodność z przepisami przy zachowaniu wydajności procesów,
• testowanie poprawności księgowań otrzymanych faktur za pośrednictwem KSeF,
• dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury,
• brak właściwie przeprowadzonej fazy analitycznej (okołowdrożeniowej) – traktowanie e-faktury jako wyzwania jedynie w obszarze IT,
• odpowiednie przygotowanie do raportowania w czasie rzeczywistym (tzw. real time reporting),
• testowanie poprawności wystawianych faktur,
• trudności w porównaniu rozwiązań do obsługi e-faktur,
• dostosowanie systemów do hybrydowego wystawiania i odbierania faktur (m.in. zagraniczne faktury zakupowe),
• brak świadomości pracowników o wadze zmian związanych z KSeF.

Biznesowa perspektywa

Z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej dalsza digitalizacja podatków i wprowadzenie obligatoryjnych faktur elektronicznych to nie tylko kolejny obowiązek, lecz także szansa na zwiększenie automatyzacji w obszarze fakturowania, jak również uproszczenie relacji z urzędem skarbowym oraz ułatwienie i usprawnienie wielu procesów po stronie firmy. Dotyczy to przede wszystkim automatyzacji procesów podatkowych i ograniczenia ryzyka błędów, w tym m.in.: łatwiejsze rozliczanie korekt in minus, ograniczenie kosztów (rezygnacja z papieru i wysyłki faktur papierowych, wymiar osobowy – możliwa oszczędność czasu po stronie pracowników obsługujących proces fakturowania), łatwiejsze zarządzanie procesem fakturowania i jego przyspieszenie (np. szybszy zwrot VAT), usprawnienie płatności, brak obowiązku generowania JPK_FA dla okresów po wejściu w życie obowiązkowego KSeF oraz potencjał do usprawnienia wewnętrznych procesów w organizacji (dostosowanie systemów ERP do obecnych potrzeb biznesowych oraz zmiana w procedurach). Co więcej, pamiętając o niefiskalnej funkcji faktury, należy się spodziewać pozytywnych zmian w obszarze relacji z kontrahentami i klientami ze względu na takie aspekty jak: pewność faktury, techniki i tempo dostarczania, procedury akceptacji wewnętrznych czy też procesy kontroli kredytowej i windykacji.

Jak wdrożyć e-Faktury

W celu zapewnienia skuteczności i efektywności wdrożenia e-Faktur konieczne jest przede wszystkim holistyczne podejście, uwzględniające zarówno aspekty i wymogi podatkowe, jak i kryteria prawne oraz technologiczne, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb zarządczych i biznesowych. Złożoność tematu powoduje, że firmy przygotowujące się do obsługi e-Faktur natrafiają na różnorodne praktyczne problemy (np. brak możliwości przesyłania do KSeF załączników razem z fakturą, trudności w rozliczaniu wydatków pracowniczych i problemy w kontrolowaniu zasadności wydatków czy w zapewnieniu właściwej weryfikacji faktur zakupowych w zależności od statusu podmiotu będącego wystawcą faktury itd.). Status firmy (spółka polska, spółka zagraniczna posiadająca stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które uczestniczy w danej transakcji, zwolniona z VAT itd.) będzie bowiem determinował nie tylko obowiązek (lub jego brak) wystawiania faktur sprzedażowych za pośrednictwem KSeF, ale będzie też bardzo istotny przy sprawdzaniu, czy faktura zakupowa otrzymana od danego podmiotu została wystawiona prawidłowo i nie naraża przedsiębiorców na ryzyka w przypadku odliczenia z niej VAT i/lub zaliczenia jej do kosztów. W niektórych przypadkach dla potwierdzenie tego statusu wystarczające może być pisemne oświadczenie kontrahenta, w innych rekomendowanym rozwiązaniem może być potwierdzenie tego faktu w interpretacji indywidualnej.

Nie można zapomnieć także o właściwym zarządzeniu procesem zmiany, m.in. w obszarze komunikacji – zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz, poprzez wskazanie oczekiwań wobec dostawców w zakresie informacji, jakie powinny być wskazywane na e-Fakturze. Czas pozostały do momentu wejścia w życie obowiązku e-fakturowania został wprawdzie przesunięty na 2025 r., jednak wcale nie jest długi, szczególnie dla dużych i średnich podmiotów, które operują na tysiącach, a nawet milionach faktur miesięcznie.

Zastanawiając się nad wyborem rozwiązania do obsługi e-Faktury, trzeba zwrócić szczególną uwagę, by dostawca rozwiązania oraz usług wdrożeniowych miał nie tylko wiedzę w zakresie IT, ale przede wszystkim zadbał o kompleksowe podejście do wdrożenia, stawiając na równi aspekty: podatkowy, procesowy oraz technologiczny. Tylko uwzględnienie wszystkich tych obszarów będzie gwarantowało bezpieczeństwo i niezawodność wdrożenia. Dlatego w przypadku wdrożeń KSeF warto się upewnić, że dostawca narzędzia ma wiedzę i doświadczenie w rozumieniu elementów, które powinny być prezentowane na e-Fakturze – nie tylko zmapowania danych z tabel systemowych, ale również ich poprawności, jak również potrafił wyjaśnić wątpliwości związane z zakresem raportowanych danych. Kluczowe jest bowiem zadbanie, by wdrożenie e-Faktury nie narażało podatnika na błędy w prezentacji danych na fakturze, a co za tym idzie – nie generowało zwiększonego ryzyka kontroli podatkowych.

Nie warto czekać do ostatniej chwili

Firmy, które nie zaczęły jeszcze działań związanych z wdrożeniem do raportowania faktur do KSeF, powinny skupić się w pierwszej kolejności na przeprowadzeniu procesu planowania i analizy, aby uniknąć ponoszenia wysokich kosztów związanych z przesunięciem działań na ostatnią chwilę. Zmiany dotykają wysoce regulowanego obszaru, dlatego też firmy powinny skupić się na właściwym zaplanowaniu prac. Dlatego też warto w swojej organizacji zadbać (o ile to możliwe) o interdyscyplinarny zespół projektowy. Wdrożenie KSeF to nie tylko zadanie dla specjalistów IT, ale również ekspertów z obszarów podatkowych i biznesowych odpowiedzialnych za optymalizację procesów. W ten sposób zabezpieczone zostaną kompetencje niezbędne na różnych etapach wdrażania projektu.