Obowiązkowe e-Faktury od 1 lipca 2024 roku już pewne

Za nieprzestrzeganie przepisów od stycznia 2025 roku będą podatnikom grozić sankcje — aż do wysokości 100 proc. kwoty podatku VAT należnego wynikającego z faktury albo 18,7 proc. kwoty brutto wykazanej należności (w przypadku faktur dokumentujących czynności zwolnione z VAT).

Zmieniają się także zasady dotyczące faktur generowanych przez kasy i drukarki fiskalne. Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie jeszcze do 31 grudnia 2024 roku. Również do końca 2024 paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jako faktura uproszczona.

Co istotne, KSeF obecnie nie obejmuje i zgodnie z obecnym kształtem przepisów również, po 1 lipca (i po 31 grudnia 2024 roku) nie będzie obejmował:

• faktur konsumenckich (B2C), 
• biletów pełniących funkcję faktury,
• oraz faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS. 

Nie będzie również not korygujących, ani w KSeF, ani poza tym systemem. Błędy w fakturze skorygować będzie można, jedynie wystawiając fakturę korygującą — również za pomocą KSeF. Krajowy System e-Faktur nie umożliwia też dodawania załączników do faktury — wszelkie dodatkowe informacje dotyczące transakcji, które nie będą wskazane w e-fakturowym pliku xml, będą musiały zostać przesłane/przekazane dotychczasowymi kanałami wymiany informacji.  

W nowych regulacjach doprecyzowane zostały także kwestie przeliczania waluty obcej. Kurs waluty stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.

Nowelizacja wprowadza także zmiany doprecyzowujące datę wystawienia faktury oraz inne ważne kwestie dla procesu wystawiania faktur, w tym sposób postępowania  podczas awarii systemu oraz w trybie offline, a także dopuszczenie wystawiania faktur korygujących w okresie awarii oraz w trybie offline.

Rewolucyjne zmiany coraz bliżej

Wdrożenie obsługi ustrukturyzowanych e-Faktur to duża zmiana dla wszystkich firm. Polskie wymogi e-fakturowe różnią się — często w istotnym zakresie — od przepisów wprowadzonych wcześniej w innych krajach, które wcześniej wprowadziły e-Faktury.

Dostosowanie się do polskich wymogów w tym zakresie to proces złożony i czasochłonny — czas niezbędny na przygotowania liczyć należy w miesiącach, choć jego długość może się znacząco różnić w zależności od rozmaitych czynników — to, ile w praktyce zajmie danej firmie cały proces odpowiedniego wdrożenia e-Faktur (tj. czy niezbędne jest 10 miesięcy, czy wystarczy na przykład 6 miesięcy) zależy oczywiście od wielu czynników m.in. od ilości wystawianych i otrzymywanych faktur, liczby, skomplikowania oraz elastyczności stosowanych systemów finansowo-księgowych, licencyjnych, bilingowych oraz innych, będących źródłem danych do wystawianych faktur, różnorodności transakcji oraz stosowanych wzorów faktur w celu ich dokumentowania, responsywności organizacji na zmiany w procesach  biznesowych i wielu innych.

Dla każdej firmy istotne jest więc ustalenie, w pierwszej kolejności z jak złożoną sytuacją będzie się musiał zmierzyć zespół projektowy oraz jak przełoży się to na czas trwania takiego projektu.

E-fakturowanie w ustrukturyzowanej formie do duża zmiana, która może jednak przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści. Poprzez cyfryzację procesu fakturowania, przedsiębiorcy mogą usprawnić swoją księgowość, docelowo oszczędzając czas i uwalniając zasoby, które można dedykować do innych zadań i ról. Prawidłowe wdrożone e-fakturowanie może pomóc w ograniczeniu liczby błędów i związanego z tym wolumenu niezbędnych korekt, a także przyspieszyć terminy płatności i poprawić przepływ gotówki.

Skala korzyści z obsługi e-Faktur jest jednak zależna od odpowiedniego przygotowania, rozplanowania i skutecznego wprowadzenia niezbędnych zmian w procesach danej organizacji. W celu zapewnienia skuteczności i efektywności wdrożenia konieczne jest wielopłaszczyznowe podejście, adresujące zarówno aspekty i wymogi podatkowe, prawne jak i technologiczne, przy jednoczesnym uwzględnieniu potrzeb zarządczych i biznesowych. Złożoność tematu powoduje, że firmy przygotowujące się do obsługi e-faktur natrafiają na różnorodne praktyczne problemy (np. brak możliwości przesyłania do KSeF załączników razem z fakturą, trudności w rozliczaniu wydatków pracowniczych i problemy w kontrolowaniu zasadności wydatków, zapewnienie właściwej weryfikacji faktur zakupowych itd.).