Faktury zaliczkowe i korekty faktur. Jakie zmiany wprowadza ustawa o Krajowym Systemie e-Faktur od września 2023 r.?

Jeżeli podatnik skorzysta z tego uproszczenia, to faktura wystawiona przez niego po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, a także datę otrzymania zapłaty, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Od września zmieniły się także zasady dotyczące numerowania faktur. Nowe regulacje określają numery, które powinna zawierać faktura końcowa w przypadku, kiedy faktury zaliczkowe są wystawiane za pomocą KSeF.

Zgodnie z nowymi zasadami:

• faktura zaliczkowa powinna również zawierać numery identyfikujące w KSeF faktury wystawionej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi,
• w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF.

Zmiany dotyczą także faktur korygujących. Od 1 września 2023 r. doprecyzowano bowiem przepis odnoszący się do wystawania korekt do faktur zawierających numer KSeF. Obecnie, każda faktura korygująca powinna zawierać m.in. numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy korekta, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie nadano numeru identyfikującego w KSeF. Dotyczy to korekt wystawianych od 1 września 2023 r. również do faktur pierwotnych wystawionych przed tym dniem.

Celem tej zmiany jest umożliwienie wystawiania w KSeF faktur korygujących do faktur, które były wystawione poza KSeF. Poprzednia wersja przepisu zakładała, że w przypadku wystawiania korekty w KSEF obligatoryjnie należy podać numer KSEf faktury korygowanej, co w praktyce uniemożliwiało wystawianie korekty do faktur jej pozbawionych. Zdaniem ustawodawcy, wprowadzenie tej regulacji od 1 września 2023 r. umożliwi wcześniejszą realizację tego uprawnienia przez podatników, także w okresie funkcjonowania fakultatywnego KSeF.

Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF obowiązkowe od 1 lipca 2024 r.

Przepisy wprowadzające KSeF zasadniczo uchylą cały art. 106g ustawy o VAT, który obecnie dotyczy zasad wystawiania faktur. Zamiast tego będą obowiązywały nowe przepisy, zgodnie z którymi podatnicy zasadniczo mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF.

Przypomnijmy, że obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (FE),
• przez podatnika nieposiadającego siedziby krajów Polsce, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• przez podatnika korzystającego z niektórych procedur szczególnych, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - obligatoryjnie,
• w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w osobnym rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 106s ustawy o VAT, czyli w razie braku obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej.

W przywołanych powyżej przypadkach podatnicy nadal będą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Fakturę ustrukturyzowaną będzie wystawiało się i odbierało przy użyciu KSeF za pomocą specjalnego oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego Ministra Finansów. Już od dłuższego czasu na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/ można zapoznać się z zasadami funkcjonowania KSeF, w tym m.in. z aplikacją KSeF, środowiskiem produkcyjnym, strefą testową i innymi narzędziami dotyczącymi nowego systemu.

Wraz z ustawą wprowadzającą KSEF zmienią się również regulacje w zakresie m.in.:

• zniszczenia lub zaginięcia faktury – na wniosek nabywcy podatnik udostępni ponownie fakturę przesłaną do KSeF,
• określenia autentyczności faktury – w przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury, ponieważ KSeF zapewnia te cechy dla faktury ustrukturyzowanej,
• daty otrzymania faktury – w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (w razie wystąpienia takiej możliwości), za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• awarii KSeF – w okresie trwania awarii KSeF podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z udostępnionym wzorem i udostępnia takie faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Uchylony zostanie również art. 106k ustawy o VAT, który dotyczy not korygujących. Jedyną możliwością poprawienia błędu będą więc faktury korygujące. Zmiana ta będzie miała zastosowanie do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed 1 lipca 2024 r.

Podsumowanie

Od 1 września 2023 r. obowiązują nowe zasady dotyczące wystawiania faktur zaliczkowych, korygujących. Dowiedz się także, jak przygotować się do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 r.