Krajowy System e-Faktur (KSeF) – obowiązkowy czy dobrowolny?

KSeF – ustawa. Co reguluje ustawa?

Krajowy System e-Faktur umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Istotą ustawy o KSeF jest wystawianie przez przedsiębiorców faktur według jednego wzorca na podstawie struktury logicznej XSD, która została ustalona przez Ministerstwo Finansów.

Ustawa dodatkowo reguluje przechowywanie i przetwarzanie wystawionych faktur w scentralizowanym KSeF i mówi, że w początkowym okresie faktury funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych. System KSeF sprawdza poprawność przesyłanych faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Ustrukturyzowana faktura przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury, opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.

Główne założenia KSeF

Od 1 stycznia 2024 r. faktura ustrukturyzowana będzie jedyną dopuszczalną formą dokumentowania czynności wykonywanych przez podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zasada ta będzie obowiązywała również w zakresie transakcji z kontrahentami zagranicznymi i konsumentami. Dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za faktury. Ustawa przewiduje, że Minister Finansów będzie mógł jednak zwolnić z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych niektórych podatników.

Jakie zmiany dla przedsiębiorców wprowadza system KSeF?

• Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Odpowiedzialność za to przejmie KSeF.
• Czas oczekiwania na zwrot podatku będzie krótszy – 40 dni zamiast 60 dni.
• Proces fakturowania i księgowania będzie maksymalnie zautomatyzowany, dzięki czemu skróci się czas potrzebny na dokonanie formalności przy rozliczeniach, a także zmniejszy się ryzyko błędu przy wystawianiu faktur.
• Po wprowadzeniu KSeF nie będzie wymagane wystawianie duplikatów faktur przez podatników, ponieważ faktury w KSeF są dostępne w dowolnym czasie dla wystawcy i odbiorcy.
• Nastąpi uproszczenie procesu rozliczania faktur korygujących poprzez brak konieczności uzyskiwania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty.
• Wystawiane faktury będą dostępne w czasie rzeczywistym.

KSeF – logowanie do systemu. Jak to zrobić?

Krajowy System e-Faktur jest dość prosty i intuicyjny w obsłudze. Aby móc wystawiać i odbierać w nim faktury, należy założyć konto w systemie. Podczas logowania do systemu wystarczy na stronie aplikacji kliknąć pole: „Zaloguj się” i wprowadzić dane do logowania (numer NIP). Po wypełnieniu danych należy kliknąć „Uwierzytelnij”. Po wybraniu pola z certyfikatem kwalifikowanym i po kliknięciu „Tak” otworzy się nowe okno, w którym należy wybrać typ identyfikatora (ten sam numer NIP, którego użyto w pierwszym oknie logowania). Po uwierzytelnieniu użytkownik przechodzi do aplikacji.

Krajowy System e-Faktur został udostępniony osobom fizycznym i innym podmiotom niż fizyczne. W tym drugim przypadku przy dostępie do systemu możliwe jest uwierzytelnienie poprzez kwalifikowaną pieczęć. Uwierzytelnianie w przypadku osoby fizycznej odbywa się poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub poprzez generowanie tokenu w aplikacji udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. 

Wprowadzanie faktur do systemu KSeF

Dnia 1 stycznia 2022 r. rozpoczął się okres testowy w wystawianiu faktur w systemie KSeF. Pierwszym krokiem na drodze do wystawienia pierwszej faktury jest integracja z Krajowym Systemem e-Faktur, którego wersja produkcyjna została udostępniona na stronach rządowych. Wystawienie faktury jest proste i intuicyjne. Aby skutecznie wprowadzić fakturę ustrukturyzowaną do systemu, wystarczy po prostu dodać nową fakturę. Faktury mogą być również wystawiane w sposób bardziej zautomatyzowany, poprzez przesłanie bezpośrednio z systemów ERP lub finansowo-księgowych albo przez skorzystanie z dedykowanego rozwiązania służącego do wystawiania faktur w KSeF.

Usunięcie faktury z KSeF

Zdarza się, że przedsiębiorca wystawi fakturę błędnie (np. z powodu nieprawidłowych danych) i konieczne jest anulowanie dokumentu. System KSeF umożliwia wystawianie korekty lub anulowanie faktury, w zależności od konkretnej sytuacji. 

• Gdy błędnie wskazano nabywcę na fakturze, korekta powinna polegać jedynie na poprawieniu strony transakcji. Sprzedawca wystawia wtedy fakturę korygującą, w której poprawia błędnie zdefiniowanego nabywcę.
• Gdy błędnie wskazano nabywcę i błędnie zaadresowano fakturę, korekta powinna być skorygowana w całości. W takim przypadku należy wystawić nową fakturę dla kontrahenta.
• Obecnie, gdy faktura zostaje anulowana (np. w wyniku błędnego wskazania strony transakcji), powinna zostać unieważniona, a następnie firma powinna dokonać adnotacji uniemożliwiających jej powtórne wykonanie. W KSeF nie można jednak anulować wystawionej faktury, ponieważ znajduje się ona już w obrocie prawnym.

KSeF – aplikacja podatnika. Jak to działa?

Bezpłatna aplikacja podatnika KSeF umożliwia zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie i odbieranie e-faktur, a ponadto sprawdzenie statusu, przetworzenie e-faktury oraz pobranie UPO KSeF.

Aplikacja umożliwia podgląd faktury bez konieczności logowania. Wersję produkcyjną aplikacji udostępniono 17 maja 2022 r. na stronie podatki.gov.pl. Uwierzytelnienie przed logowaniem jest możliwe za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci kwalifikowanej lub podpisu zaufanego.