Jak przygotować bezpieczną deklarację na podatek od nieruchomości

Odpowiednia klasyfikacja posiadanych obiektów

Dla prawidłowego złożenia deklaracji konieczna jest wnikliwa analiza posiadanego majątku. Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni przeanalizować rejestr środków trwałych, uwzględniając wszystkie jego grupy oraz składane dotychczas deklaracje na podatek od nieruchomości.

Na podstawie rejestru można wstępnie wytypować obiekty, które występują również w załączniku nr 4 do ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Obiekty takie zgodnie z przepisami należy wykazać w deklaracji jako budowle, pamiętając jednocześnie, że opodatkowaniu podlegają wyłącznie obiekty wzniesione w wyniku robot budowlanych. Tu również należy zwrócić uwagę na definicję robót budowlanych – zawiera ona m.in. czynności montażowe.

W przypadku braku danego obiektu budowlanego w załączniku sprawa staje się bardziej złożona. W takiej sytuacji należy zwrócić uwagę na nową definicje legalną pojęcia „budowla”. Jeśli posiadane obiekty budowlane nie są budynkami, to zostaną one zaklasyfikowane jako urządzenia budowlane bądź urządzenia techniczne. Z uwagi na potencjalne trudności wynikające z zastosowania tych definicji niezbędne jest ich dokładne zbadanie przed ostateczną klasyfikacją, zwłaszcza w kontekście opodatkowania urządzeń technicznych wyłącznie od części budowlanych.

Szczególną uwagę warto poświęcić kwestii opodatkowania budowli w budynkach oraz szerokiej definicji urządzenia budowlanego. Natomiast w załączniku do ustawy pozycje, które nie powinny umknąć żadnemu przedsiębiorcy, to obiekty przeznaczone do przechowywania materiałów (poz. 6), wolno stojące trwale związane z gruntem instalacje przemysłowe (poz. 25) oraz rurociągi (poz. 13).

Klasyfikacja firmowych obiektów wymaga współpracy 

Odpowiednia klasyfikacja wymaga aktywnego udziału i nierzadko naocznej analizy obiektów. Z tego powodu w procesie przygotowywania deklaracji warto, aby ścisła współpraca została nawiązana między działem finansowym a pracownikami działów technicznych. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której złożoność danego obiektu oraz jego charakterystyczne cechy spowodują trudności w zaklasyfikowaniu go do wyłącznie jednej z pozycji zawartych w ustawowym załączniku zawierającym katalog budowli. W takim przypadku dział techniczny powinien dostarczyć dokładne dane dotyczące posiadanych obiektów budowlanych oraz odpowiedzieć na kluczowe pytania, od których może zależeć sposób ich opodatkowania. Natomiast w przypadku urządzeń budowlanych, to właśnie pracownicy techniczni powinni znać odpowiedzi na pytania dotyczące związania urządzenia z biektem budowlanym oraz niezbędności tego urządzenia do użytkowania danego obiektu. Efektywna współpraca działu finansowego i technicznego pozwala zatem na przyspieszenie procesu przygotowania deklaracji i minimalizację ryzyka błędów. Warto jednak pamiętać, że wiedza techniczna i wynikające z niej konkluzje mogą się znacząco różnić od podejścia organów i sądów administracyjnych.

Deklaracja na podatek od nieruchomości w 2025 r.

Przypomnijmy, że do złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości zobowiązane są spółki, spółki nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne, a także fundacje – w których posiadaniu znajdują się obiekty budowlane, oraz osoby fizyczne, które posiadają nieruchomość we współwłasności z osobą prawną. Po wnikliwej klasyfikacji posiadanego majątku należy upewnić się także, czy w danej gminie nie obowiązują nowe stawki podatku. Deklarację należy złożyć wraz z załącznikami (ZDN-1 oraz ZDN-2). Do ich wypełnienia, poza oczywistymi elementami wpływającymi na wysokość podatku, potrzebne będą następujące dane: położenie obiektu, nr księgi wieczystej (a w przypadku budowli nr inwentarzowy), nr obrębu i działki, a także forma władania. Warto zatem przygotować odpowiednie dokumenty przed przystąpieniem do wypełniania deklaracji. W związku z wprowadzonymi nowymi definicjami budynku i budowli każdy przedsiębiorca powinien przeprowadzić szczegółową analizę posiadanego majątku, tak aby prawidłowa klasyfikacja obiektów znalazła odzwierciedlenie w deklaracji na podatek od nieruchomości na 2025 rok.

Współautorem jest Julia Dobrowolska – konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego, EY Polska