Czy outsourcing księgowo-płacowy się opłaca?

Nieuchronne zmiany

Pandemia Covid-19 uderzyła w świat z siłą tsunami, a z jej skutkami będziemy mierzyć się zapewne przez lata. Jednak już wcześniej wiele wskazywało na to, że tradycyjne modele biznesowe wymagają poważnych korekt. Nowe technologie, konieczność poprawy wskaźników efektywności, automatyzacja to tylko podstawowe symptomy zmieniającego się świata pracy. Poważnym wyzwaniem ostatnich lat - zwłaszcza w Polsce - okazały się m.in. szybkie zmiany otoczenia prawnego. Kolejne nowelizacje przepisów, zwłaszcza podatkowych i kadrowych, wprowadzające liczne nowe obowiązki, zaczęły nie tylko windować koszty w firmach, ale także przyniosły ze sobą ryzyko odpowiedzialności dla kadry zarządzającej.

Zarządzanie przedsiębiorstwami  staje się coraz bardziej złożone i kosztowne. Zmiany podatkowe wprowadzane są szybko, w wielu przypadkach bez odpowiednich konsultacji. Pozostaje w związku z tym niewiele czasu na przygotowanie się do nich. Ich wdrożenie z kolei wymaga zastosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych czy informatycznych jak np. JPK_VAT.

Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że mimo wzrostu zagrożenia i związanego z tym częściowego lockdownu wiele nowych obowiązków podatkowych, pierwotnie „zamrożonych” w początkowym okresie pandemii, z dnia na dzień  wchodzi w życie. W wielu przypadkach terminy te nakładają się na siebie. Firmy walczące o przetrwanie zmuszone są bardzo szybko wdrażać nowe obowiązki podatkowe i kadrowe. Nie wszystkie z nich są na to gotowe zarówno pod względem technicznym jak i personalnym. Dla nich, często jedynym, rozwiązaniem jest outsourcing usług księgowych i płacowych. To idealne narzędzie nie tylko w czasach pandemii.

Wielka korzyść małym kosztem

- Outsourcing usług księgowych i kadrowych ma wiele zalet, które z nawiązką rekompensują taki wydatek. Firmy nie zawsze bowiem zdają sobie sprawę z tego jakie ryzyko zwłaszcza w czasach pandemii wiąże się z samodzielnym rozliczaniem podatków czy prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych. W tak trudnej sytuacji rynkowej o błąd nie jest trudno, a jego konsekwencje mogą być dla firmy znaczące– podkreśla Dariusz Tłokiński, Associate Partner, EY Usługi Księgowe i Płacowe.

Świadczenie usług w tym zakresie to, przede wszystkim, kwestia: narzędzi, systemów służących do rozliczeń, zatrudnienia odpowiedniej kadry oraz bieżącego monitorowania zmian w przepisach.

W Polsce rozliczenia podatkowe od pewnego czasu wymagają coraz bardziej specjalistycznych rozwiązań informatycznych. Są to głównie specjalne programy komputerowe, których zakup i dostosowanie do indywidualnych potrzeb oraz szybko zmieniających się regulacji  to bardzo kosztowny wydatek.

- Outsourcing nie tylko eliminuje czy znacząco ogranicza wydatki związane z zakupem takich systemów. Przede wszystkim powoduje, że przedsiębiorca nie musi zajmować się ich bieżącym dostosowaniem do zmieniających się często przepisów – wyjaśnia Dariusz Tłokiński.

Przekazanie obsługi księgowej i kadrowej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej może być szczególnie ważne pod kątem zapewnienia płynności w sprawnym wywiązywaniu się z bieżących obowiązków jako podatnika i pracodawcy. Ma to uzasadniony sens szczególnie obecnie, kiedy  zagrożenie koronawirusem w firmach może na dłuższy czas sparaliżować kadrę księgową czy kadrową. 

Kolejną zaletą outsourcingu jest wysoka jakość usług i profesjonalizm. Firmy, które się w tym specjalizują na bieżąco aktualizują nie tylko systemy niezbędne do rozliczeń. Przede wszystkim, stale monitorują zmiany w regulacjach prawnych śledząc je już na etapie projektów oraz wnikliwe analizują ich skutki.

- To jest właśnie istota działalności takich firm. Przedsiębiorstwa nie zawsze mają czas i możliwości, żeby śledzić zmiany i analizować przepisy – podkreśla ekspert EY.

W konsekwencji przekazanie obsługi księgowej i kadrowej do zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy - bez względu na rozwój pandemii i wzrost zachorowalności - daje gwarancję nie tylko ciągłości rozliczeń, ale przede wszystkim pewność co do ich prawidłowości.

Profesjonalna obsługa zewnętrzna nie musi też wiązać się z dużymi kosztami. Po zsumowaniu wszystkich wydatków niezbędnych do prawidłowego wywiązania się z obowiązków podatkowych i kadrowych takich jak: zatrudnienie stałych pracowników, ewentualnie osób, która zastąpią je na czas choroby czy kwarantanny, wydatki na zakup i utrzymanie systemów niezbędnych do raportowania to zazwyczaj okazuje się, że koszty są porównywalne a często zdarza się, że są one mniejsze (niższe).

Dodatkowe bonusy

Minimalizowanie ryzyka kadry zarządzającej to istotna korzyść, której nie da się łatwo przeliczyć na pieniądze. Coraz częściej ma to również fundamentalne znaczenie dla bezpieczeństwa firmy.

Profesjonalna obsługa zewnętrzna w zakresie księgowo - płacowym nie musi wiązać się z dużymi kosztami. Po zsumowaniu wszystkich wydatków niezbędnych do prawidłowego wywiązania się z obowiązków podatkowych i kadrowych takich jak: zatrudnienie stałych pracowników, ewentualnie osób, które zastąpią je na czas choroby czy kwarantanny, wydatki na zakup i utrzymanie systemów niezbędnych do raportowania to zazwyczaj okazuje się, że koszty są porównywalne a często zdarza się, że są one niższe.