Praca zdalna po roku od wdrożenia przepisów

W modelu hybrydowym

Obserwujemy, że pomimo możliwości wykonywania przez pracowników pracy całkowicie zdalnie wielu pracodawców zdecydowało się na wdrożenie modeli hybrydowych. Z jednej strony chcieli w ten sposób zapewnić pracownikom elastyczność w wykonywaniu obowiązków, ale z drugiej zadbać o większą integrację zespołów niż w przypadku pełnej pracy zdalnej. 

Z badania EY 2023 Work Reimagined Survey jednoznacznie wynika, że powrót do biur po okresie pracy zdalnej wymuszonej pandemią COVID-19 jest jednym z kluczowych punktów spornych między pracodawcami a pracownikami. Różne są bowiem preferencje dotyczące liczby dni spędzanych na pracy w biurze lub pracy wykonywanej w pełni zdalnie. Pracodawcy chętniej proponują hybrydowy model pracy, zgodnie z którym pracownicy są obowiązani pracować w biurze minimalnie 2, 3 dni w tygodniu. Najmniej skłonni są do zgody na model zakładający pełną pracę zdalną.

Rozbieżności co do powrotu pracowników do biur są dzisiaj poważnym wyzwaniem dla menedżerów, liderów zespołów i specjalistów HR. Stawiają przed nimi pytania, jaką kulturę wewnętrzną budować w organizacji, jak daleko można się posunąć w tworzeniu elastycznego modelu pracy, jaki system wynagradzania jest najskuteczniejszy, ale także jakie metody motywacji sprawdzają się najlepiej. 

Karta przetargowa

W rozstrzygnięciu wielu kwestii w założeniu mają pomagać przepisy dotyczące pracy zdalnej w Polsce. Ich wprowadzenie spowodowało naturalne zwiększenie atrakcyjności pracy zdalnej – pracownicy dużo częściej szukali ofert pracy obejmujących taką możliwość, a pracodawcy już na etapie poszukiwania kandydatów wskazywali na elastyczność systemu pracy jako atut i wyjście naprzeciw oczekiwaniom pracowników. 

Praca zdalna nie jest jednak rozwiązaniem uniwersalnym. Można ją bowiem stosować w przypadku tych zadań, które nie wymagają fizycznej obecności lub osobistej interakcji z innymi pracownikami lub klientami, a także gdy nie ma konieczności zorganizowania wysoko wyspecjalizowanego stanowiska pracy. 

Szczególne zadowolenie z pracy zdalnej można było zaobserwować w branży IT, która już wcześniej praktykowała ten model. I nadal praca zdalna cieszy się dużym powodzeniem w tym sektorze, chociaż przepisy mogą tu wydawać się zbyt mało elastyczne (pracownicy nie mogą bowiem pracować z dowolnego miejsca na świecie), co powoduje, że właśnie w branży informatycznej pracownicy chętniej pozostawali na umowach B2B.

Koszty i obowiązki

Niewątpliwie przepisy regulujące pracę zdalną pozwoliły firmom na optymalizację kosztów najmu oraz ograniczenie opłat dodatkowych, np. za prąd czy wodę. Z kolei po stronie pracowników praca zdalna spowodowała wzrost wydatków, stąd ustawodawca zdecydował się zobowiązać pracodawców do partycypowania w tych kosztach. Z naszych doświadczeń wynika, że oprócz przygotowania założeń systemu pracy zdalnej, regulaminu pracy zdalnej, wzorów wniosków i innych dokumentów niezbędnych do obsługi procesu jednym z głównych wyzwań było podjęcie decyzji w zakresie tego, w jaki sposób pokryć koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. czy wypłacać pracownikom ryczałt, czy ekwiwalent oraz w jaki sposób go obliczać. 

Pytania pojawiają się w odniesieniu do naliczania kosztów odrębnie dla każdego pracownika, np. za energię elektryczną lub koszty internetu. Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej niezbędnych do jej wykonywania (ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) powinny być elementem wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu. Jeżeli brak jest wewnątrzzakładowego porozumienia lub nie został przyjęty regulamin, powinny być one ustalone z konkretnym pracownikiem wykonującym pracę zdalną.

W ustawie wskazano jedynie ogólne wytyczne, zgodnie z którymi przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości tych świadczeń ustawodawca pozostawił pracodawcom – powinny być uregulowane na poziomie zakładowym lub uzgodnione bezpośrednio z pracownikiem. 

Ryzyko błędnych ustaleń 

Precyzyjne ustalenie kosztów odpowiadających wydatkom jest trudne. Znaczące niedoszacowanie może uzasadniać roszczenie uzupełniające ze strony pracownika, a z kolei przeszacowanie – przychód ze stosunku pracy do opodatkowania. Stąd wielu naszych klientów zdecydowało się podjąć decyzję z pomocą doradców zewnętrznych, często ostatecznie decydując się na wypłatę ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom, które pracownik poniesie w związku z pracą zdalną.

Bezpieczeństwo i lojalność 

Praktyka pokazała, że wykonywanie pracy poza biurem wiąże się także po stronie pracodawcy z koniecznością zadbania o podstawowe dla biznesu kwestie: poufność danych, bezpieczeństwo informacji, ale również odpowiednie zaangażowanie pracowników w pracę i przestrzeganie zakazu konkurencji, jeśli do takiego się zobowiązali. Zdarzało się bowiem, że pracownicy wykonywali pracę na rzecz kilku podmiotów w tym samym czasie. Każdy pracodawca na etapie wdrażania pracy zdalnej powinien zastanowić się nad ryzykami, które w jego działalności są największe, i wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia, w tym również w umowach o pracę. Takie zabezpieczenia mogą odnosić się właśnie do zakazu konkurencji, ale także sposobu wykonywania pracy zdalnej, przechowywania dokumentów i przestrzegania zasad poufności. Nie chodzi przy tym o to, aby nadmiernie ograniczać pracowników, ale by zabezpieczyć interesy pracodawcy zgodnie z przepisami, jasno komunikować oczekiwania wobec pracowników, unikając nieporozumień. 

Dlatego warto niezwłocznie pomyśleć o sformułowaniu wewnętrznych przepisów określających kwestię wykonywania zadań lub projektów zdalnie, a jeśli zostały wdrożone – zastanowić się, czy faktycznie działają. Ponadto warto przeanalizować, jakie narzędzia do zapewnienia bezpieczeństwa IT w firmie mogą być najbardziej odpowiednie – czyli takie, które zapewniają bezpieczne połączenia zdalne i ochronę przed zagrożeniami internetowymi, np. programy antywirusowe; takie, które umożliwiają łatwe przechowywanie, udostępnianie i synchronizowanie plików; takie, które ułatwiają bezpieczne przechowywanie i zarządzanie hasłami. 

Przepisy i opieka nad dziećmi

Wydaje się, że nowe przepisy przyniosły pozytywne efekty dla pracowników będących rodzicami i umożliwiły lepsze godzenie obowiązków pracowniczych z opieką nad bliskimi.

Co do zasady pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia czy pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności, może złożyć wniosek o pracę zdalną, a pracodawca powinien go zaakceptować. Odmowa może być uzasadniona ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Zatem w zależności od specyfiki pracy poszczególne sytuacje i wnioski mogą wymagać dodatkowej analizy.

Chociaż nowe regulacje mogły przyczynić się do poczucia niesprawiedliwości i nieuzasadnionej różnicy pomiędzy rodzicami posiadającymi dzieci do 4. roku życia a tymi, którzy posiadali nieznacznie starsze dzieci i nie mogli już liczyć na tak dużą elastyczność trybu pracy, należy je ocenić pozytywnie. 

Okazjonalnie do 24 dni w roku  

Znowelizowany kodeks pracy przewiduje również możliwość okazjonalnej pracy zdalnej, tj. takiej, która występuje incydentalnie, w związku z doraźną potrzebą pracownika, np. w sytuacji konieczności pomocy innemu domownikowi, lekkiego przeziębienia, gdy pracownik nie chce pojawiać się w biurze, a jest zdolny do pracy. 

Pracownikowi przysługują 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Chociaż początkowo nie było jasne, jak należy traktować limit dni w przypadku, gdy pracownik zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego, aktualnie przyjmuje się, że limit ten przysługuje niezależnie od liczby pracodawców w ciągu roku i nie ulega zwiększeniu. Warto pamiętać, że niewykorzystane dni okazjonalnej pracy zdalnej nie przechodzą na następny rok, a informację o liczbie wykorzystanych dni pracodawcy powinni uwzględniać w świadectwie pracy. Limit 24 dni jest również niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika i jest jednakowy dla osób zatrudnionych na pełny etat lub na część etatu.