Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego – jak wpływa na prawa i obowiązki pracodawców

Warto zauważyć, że zawieszenie nie dotyczyło co do zasady badań wstępnych, z pewnymi wyjątkami, ani kontrolnych, tj. badań przeprowadzanych przed powrotem do pracy pracownika po nieobecności spowodowanej chorobą trwającą dłużej niż 30 dni. Wyjątkowo badania te mogli wykonywać lekarze innych specjalności niż medycyna pracy. Orzeczenia wydane w tym trybie tracą jednak moc z upływem 180 dni od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego. Konieczne będzie więc wykonanie przed tym terminem nowych badań u lekarza medycyny pracy.

W związku z odwołaniem stanu epidemicznego pracodawców czeka duże przedsięwzięcie organizacyjne polegające na kompleksowym przeglądzie aktualności badań okresowych pracowników. W odniesieniu do badań wstępnych i kontrolnych należy natomiast zweryfikować, jaki lekarz wydawał stosowne zaświadczenia. W przypadku upływu terminu ważności badań okresowych oraz w przypadku gdy ostatnie badania wstępne i kontrolne wykonywane były przez lekarzy innych specjalności niż medycyna pracy, pracodawca powinien niezwłocznie skierować pracowników na odpowiednie badania. W większych zakładach będzie przy tym konieczne zaplanowanie tego przedsięwzięcia w taki sposób, aby nie zakłócić procesu pracy.

Od dnia 1 lipca 2023 r. pracodawcy nie mogą już skorzystać z wyjątków dotyczących kierowania pracowników na badania wstępne. W okresie epidemii i zagrożenia epidemicznego pracodawca mógł nie kierować pracownika na badania wstępne w przypadku zatrudniania pracowników na stanowiskach administracyjno-biurowych oraz zatrudniania ponownie u tego samego pracodawcy lub na danym stanowisku u nowego pracodawcy w okresie 180 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia. Wyjątek dotyczył nowych pracowników, którzy w chwili zatrudnienia mieli aktualne orzeczenie lekarskie uzyskane w związku z poprzednim stosunkiem pracy. Obecnie przed dopuszczeniem pracowników do pracy pracodawcy powinni bezwzględnie kierować ich na badania wstępne.

Szkolenia BHP

W okresie pandemii pracodawcy korzystali z przedłużonego terminu na przeprowadzenie okresowego szkolenia z zakresu BHP. Jeśli termin przeprowadzenia takiego szkolenia przypadał w okresie epidemii, zagrożenia epidemicznego lub w ciągu 30 dni po ich odwołaniu, wówczas zostawał on przedłużony do 60 dnia od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii. W praktyce oznacza to, że od dnia 1 lipca 2023 r. pracodawcy mają 60 dni na przeprowadzenie szkoleń BHP pracowników, których szkolenia utraciły aktualność w okresie epidemii i stanu zagrożenia epidemicznego, a także tych, których szkolenia utracą ważność w lipcu.

W tym przypadku istotne jest, że cały czas, jaki ustawodawca dał na nadrobienie zaległego obowiązku, przypada na okres wakacyjny. Może to powodować praktyczne trudności w zorganizowaniu odpowiednich szkoleń. Szkolenia z zakresu BHP powinny bowiem odbywać się w czasie pracy. Tymczasem w tym okresie pracownicy częściej korzystają z urlopów wypoczynkowych. Ustalenie jednego terminu dogodnego dla wszystkich może być więc utrudnione. Co więcej, także dostępność specjalistów prowadzących szkolenia BHP będzie w tym czasie ograniczona, a popyt na ich usługi zwiększony.

Pracodawcy powinni więc jak najszybciej zaplanować przeprowadzenie zaległych szkoleń BHP i zarezerwować terminy u specjalistów prowadzących szkolenia.

Należy też zweryfikować praktykę prowadzenia szkoleń wstępnych. W okresie pandemii pracodawcy mogli co do zasady organizować te szkolenia w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego wracają w tym zakresie dotychczasowe zasady. W praktyce często oznacza to konieczność przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego, co będzie istotnym wyzwaniem przy organizacji tzw. onboardingu pracowników zaczynających pracę w lipcu.

Powrót fikcji doręczenia po dwukrotnym awizo

Przed pandemią przywykliśmy do tego, że dwukrotnie awizowany list polecony uważano za doręczony po upływie terminu na odebranie go z placówki pocztowej. Rozwiązanie to pozwalało uniknąć impasu wynikającego z braku woli odebrania korespondencji przez jej adresata. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii tzw. fikcja doręczenia ulegała istotnemu ograniczeniu. Nieodebranej korespondencji, której termin odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można było co do zasady uznać za doręczoną w czasie obowiązywania tych stanów oraz przed upływem 14 dni od ich zniesienia.

Dla pracodawców oznaczało to niejednokrotnie brak możliwości skutecznego rozwiązania umów o pracę z pracownikami, z którymi nie było osobistego kontaktu. Nieodebrane oświadczenia woli nie miały bowiem skutku wobec ich adresata. Dotyczy to w szczególności sytuacji nieusprawiedliwionych nieobecności i tzw. porzucenia pracy. W przypadku gdy taki pracownik nie odebrał do tego czasu korespondencji zawierającej oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, jego umowa o pracę formalnie pozostaje w mocy.

Wraz z odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego, tj. od dnia 1 lipca 2023 r., ponownie można skorzystać z „fikcji doręczenia”. W konsekwencji po dniu 15 lipca 2023 r. pracodawcy będą mogli uznać za rozwiązane umowy, co do których złożyli oświadczenia o rozwiązaniu bez wypowiedzenia. Od tego dnia rozpoczną też bieg odpowiednie okresy wypowiedzenia, w przypadku gdy pracodawcy złożyli oświadczenia o wypowiedzeniu, które nie doczekały się odebrania ich przez adresatów.

Usunięcie takich „pracowników widmo” z list osób zatrudnionych z jednej strony z pewnością ulży pracodawcom i działom kadr. Z drugiej – rozwiązanie stosunku pracy wiąże się z szeregiem obowiązków po stronie pracodawcy, m.in. wydania świadectwa pracy, wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zgłoszenia rozwiązania stosunku pracy do ZUS-u. W pierwszych dniach lipca wskazane jest więc zweryfikowanie list zatrudnionych pod kątem występowania na tych listach pracowników, którzy do dziś nie odebrali wysłanych do nich wypowiedzeń czy oświadczeń o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia. W zależności od trybu należy następnie zaplanować realizację wszystkich niezbędnych czynności związanych z ostatecznym zakończeniem zatrudnienia. Trzeba przy tym uwzględnić ewentualne zmiany zachodzące w ostatnich latach, jak np. zmianę wynagrodzenia minimalnego, która może wpływać na wysokość świadczeń należnych takiemu pracownikowi.

Wypowiedzenie zakazu konkurencji

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii pracodawca mógł wypowiedzieć każdą umowę o zakazie konkurencji obowiązującym po ustaniu stosunku pracy z zachowaniem siedmiodniowego okresu wypowiedzenia. Rozwiązanie to miało pomóc pracodawcom zmagającym się z negatywnymi konsekwencjami finansowymi wywołanymi pandemią poprzez zniesienie obowiązku zapłaty odszkodowań byłym pracownikom. Od dnia 1 lipca pracodawcy nadal mogą jednostronnie wypowiedzieć umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, ale na zasadach obowiązujących przed pandemią. Pracodawca będzie miał zatem takie prawo tylko w przypadku, gdy strony przewidziały wcześniej odpowiednie zapisy w samej umowie o zakazie konkurencji. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Sądu Najwyższego dopuszczalne są trzy rodzaje klauzul pozwalających pracodawcy na wcześniejsze rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, a mianowicie:

• wypowiedzenie umowy,
• prawo odstąpienia od umowy,
• ziszczenie się określonego warunku rozwiązującego.

Jeżeli strony nie umieszczą jednej z powyższych klauzul w umowie o zakazie konkurencji, jej wcześniejsze zakończenie jest możliwe tylko za porozumieniem stron, a zatem za zgodą pracownika.

Udzielanie zaległych urlopów

Do dnia 1 lipca 2023 r. w związku z obowiązującym stanem zagrożenia epidemicznego pracodawca mógł jednostronnie skierować pracownika, bez jego zgody oraz z pominięciem planu urlopów, na urlop wypoczynkowy niewykorzystany przez niego w poprzednich latach kalendarzowych. Pracodawca mógł udzielić takiego zaległego urlopu w wymiarze 30 dni, a pracownik miał obowiązek urlop wykorzystać. W okresie pandemii, z uwagi na obowiązek zachowania dystansu społecznego i ograniczenia w przemieszczaniu się, pracownicy niechętnie korzystali ze swoich uprawnień urlopowych. Przepis ten miał zatem zapobiegać kumulacji zaległych urlopów oraz urlopów nabytych w danym roku kalendarzowym. Należy jednak podkreślić, że zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem również po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego pracodawcy nadal mogą wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Tak orzekł Sąd Najwyższy, m.in. w wyroku z dnia 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02) czy w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt. I PK 124/05).

Ograniczenie wysokości odpraw i odszkodowań

Tak zwane przepisy covidowe ograniczyły do 10-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę wysokość odpraw, odszkodowań lub innych świadczeń wypłacanych w związku z rozwiązaniem umowy o pracę. Z ograniczenia tego mogli skorzystać pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń. Po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego limit ten został zniesiony i wróciliśmy do przepisów obowiązujących przed pandemią, w tym do art. 8 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zgodnie z którym wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii pracodawcy, u których wystąpił spadek obrotów gospodarczych lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, mogli zawiesić obowiązki związane z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS), w tym obowiązek tworzenia takiego funduszu, dokonywania odpisu podstawowego czy wypłaty świadczeń urlopowych. Od dnia 1 lipca pracodawcy muszą ponownie wypełniać wszystkie obowiązki przewidziane w ustawie o ZFŚS. Ponadto pracodawcy nie będą mogli już ograniczyć wysokości odpisu w sytuacji, gdy ich regulacje wewnętrzne przewidywały jego wyższą wysokość niż ustawowa.

Dokumenty pobytowe cudzoziemców

W okresie pandemii przedłużono okresy legalności pobytu cudzoziemców na terenie Rzeczypospolitej w odniesieniu do poszczególnych podstaw przebywania na terenie kraju. W dużym uproszczeniu pobyt cudzoziemców, których dokumenty legalizujące pobyt w Polsce traciły ważność w okresie pandemii, będzie uważany za legalny jeszcze przez 30 dni po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego, tj. do dnia 31 lipca 2023 r. Za legalny uważa się w tym czasie także pobyt cudzoziemca, którego termin na złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy upływałby w okresie epidemii bądź stanu zagrożenia epidemicznego, pod warunkiem że do dnia 31 lipca 2023 r. złoży on zaległy wniosek.

Analogicznie przedłużona została możliwość legalnego wykonywania pracy bez nowego zezwolenia na pracę, jeśli ważność dotychczasowego zezwolenia upływała w okresie epidemii bądź stanu zagrożenia epidemicznego (po dniu 13 marca 2020 r.) lub jeśli cudzoziemiec wykonywał pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń. Oznacza to, że dzień 31 lipca będzie ostatnim, w którym takie osoby mogą legalnie wykonywać pracę na terenie Rzeczypospolitej bez nowego zezwolenia lub oświadczenia.