E-doręczenia – rewolucja odsunięta na 2024 r.

Co to są e-doręczenia i jaka jest ich istota?

Obowiązująca ustawa o doręczeniach elektronicznych miała na celu usprawnienie szeregu procesów administracyjnych. Niemniej jednak, wobec braku obowiązku posiadania przez wszystkich zainteresowanych odpowiednich e-skrzynek, w praktyce przepisy okazały się martwe. Sytuację tę zmienia jednak ww. komunikat ministra cyfryzacji, ponieważ e-doręczenia staną się codziennością.

Ustawa zakłada wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych, opartego na publicznym dostawcy usług doręczeń elektronicznych. Usługa ta, jako usługa publiczna, ma zapewnić bezpłatny przepływ korespondencji związanych z podmiotami publicznymi. Dodatkowo możliwa będzie odpłatna korespondencja z podmiotami prywatnymi. Aby utworzyć skrzynkę, należy przejść odpowiednią procedurę rejestracyjną na dedykowanej platformie.

Głównym celem ustawy jest zastąpienie tradycyjnej korespondencji w kontaktach z organami administracji oraz podmiotami gospodarczymi. Pozwoli to na prowadzenie korespondencji bez względu na miejsce zamieszkania/ siedzibę, a także ograniczy koszty oraz przyspieszy trwające postępowania.

E-doręczenia – jakie podmioty są objęte obowiązkowym wdrożeniem i jakie są jego terminy?

Obowiązek stosowania e-doręczeń dla pierwszej grupy podmiotów wchodzi w życie już 1 października 2024 r. Grupa ta obejmuje m.in.:

• organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego,
• zawody zaufania publicznego (np. adwokatów, radców prawnych, komorników itp.),
• nowych przedsiębiorców wpisywanych do KRS-u.

Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

E-doręczenia – od kiedy będą obowiązywać?

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych

Pomimo wprowadzenia obowiązku utworzenia skrzynki do e-doręczeń przepisy ustawy nie przewidują żadnych sankcji za brak dostosowania się do nowych przepisów. Oczywiście nie można wykluczyć, że w przyszłości takie sankcje będą wprowadzane przez ustawy szczegółowe, jednak w obecnym stanie prawnym podmioty, które będą zobowiązane do posiadania skrzynki do e-doręczeń, a tego nie uczynią, mogą napotkać trudności natury operacyjnej istotnie wpływające na ich biznes.

Co prawda w sytuacji braku założenia odpowiedniej skrzynki e-doręczeniowej ustawa przewiduje tzw. usługę hybrydową, tj. doręczanie korespondencji poprzez drukowanie i dostarczanie elektronicznych listów przez operatora, którym została wyznaczona Poczta Polska, niemniej jednak drukowana forma dokumentu podpisanego elektronicznie oznacza, że dokument nie będzie opatrzony podpisem elektronicznym, co w praktyce uniemożliwi skuteczną weryfikację prawdziwości danego wydruku, np. przez banki czy organy administracji publicznej. Tym samym w praktyce nie będzie możliwe posługiwanie się nim w obrocie.

Nietrudno sobie zatem wyobrazić sytuację, w której dla uzyskania finansowania konieczne jest dostarczenie określonych dokumentów, jednak wobec faktu, że podmiot nie posiada działającej skrzynki do e-doręczeń, w efekcie nie będzie mógł przedstawić podmiotom finansującym dokumentów we właściwej formie – wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie w żadnym wypadku nie może stanowić jego substytutu.

W praktyce więc możemy sobie wyobrazić, że dla podmiotów nieposiadających skrzynek do e-doręczeń niemożliwe będzie świadczenie niektórych usług przez instytucje finansowe czy ubezpieczeniowe.

E-doręcznia – jak to działa? Jak uzyskać adres e-doręczeń?

Aby uzyskać adres e-doręczeń oraz dedykowaną skrzynkę na platformie e-doręczeń, konieczne jest złożenie odpowiedniego elektronicznego wniosku oraz uzyskanie wpisu w Bazie Adresów Elektronicznych (dalej: BAE), która jest publicznym rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji. Uzyskanie wpisu adresu w rejestrze BAE równa się wyrażeniu zgody na dostarczanie przez organy administracji korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej.

W praktyce sama rejestracja jest bardzo intuicyjna i odbywa się w sposób elektroniczny na platformie rządowej. Jednak dla osób, które nie posługują się językiem polskim – np. członków zarządów spółek handlowych z zagranicznym kapitałem –  proces ten może stanowić istotne wyzwanie. Osobną kwestią jest także regularne sprawdzanie skrzynki po jej utworzeniu i pilnowanie korespondencji celem uniknięcia ryzyka niedopełnienia terminów, np. w postępowaniach.