EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoPeople
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Wprowadzenie e-doręczeń będzie miało istotne znaczenie dla sposobu w jaki podmioty komunikują się z organami administracji publicznej. Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło, że podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – a więc także spółki prawa handlowego – za mniej niż rok będą zobowiązane do korzystania z nowej usługi.
Poniżej omówimy istotę wprowadzenia e-doręczeń, wraz z obowiązkami i terminem ich wdrożenia. Przedstawimy również zasadnicze zmiany wynikające z ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz wyzwania przed jakimi staną podmioty w procesie adaptacji do nowych wymogów, a także wskażemy jak możemy Państwu pomóc w związku z tym procesem.
E-doręczenia – od kiedy obowiązkowe? Obowiązek i termin wdrożenia
W dniu 29 maja 2023 roku, Minister Cyfryzacji ogłosił, że 10 grudnia 2023 roku zostaną wdrożone rozwiązania techniczne, które umożliwią e-doręczenia (Dziennik Ustaw 2023 r. poz. 1077).
W następstwie powyższego:
- od 10 grudnia 2023 r. z usługi będą zobowiązane korzystać wszystkie podmioty niepubliczne wpisywane do KRS; natomiast
- do 10 marca 2024 r. niezbędne kroki muszą wykonać wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10 grudnia 2023.
Podmioty wpisywane do CEIDG będą korzystać usługi stopniowo począwszy od 1 stycznia 2024
Bezpośrednio na maila
Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY
E-doręczenia – ustawa
Ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1077) ma w założeniu usprawnić procesy administracyjne. Zakłada ona wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych opartego na publicznym dostawcy usług doręczeń elektronicznych. Taka usługa ma umożliwić bezpłatny przepływ korespondencji związanych z podmiotami publicznymi. Dodatkowo możliwa będzie odpłatna korespondencjami z podmiotami prywatnymi.
Głównym celem ustawy jest zastąpienie tradycyjnej korespondencji w kontaktach z organami administracji oraz podmiotami gospodarczymi. Pozwoli to na:
- prowadzenie korespondencji bez względu na miejsce zamieszkania (siedzibę),
- ograniczenie kosztów,
- przyspieszenie trwających postępowań.
Wprowadzone ustawą przepisy nie nałożyły jednak obowiązku posiadania „e-skrzynek” przez wszystkich zainteresowanych. Sytuację zmienił wspomniany komunikat Ministra Cyfryzacji.
Skutek e-doręczeń
Podmioty, które są zobowiązane do wdrożenia e-doręczeń, będą mogły korzystać z wygodnych i bezpiecznych sposobów przekazywania korespondencji. Dodatkowo, doręczenia elektroniczne mają równoważną moc prawną jak tradycyjne przesyłki polecone z potwierdzeniem odbioru.
E-doręczenia dla spółek prawa handlowego
Podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS są zobowiązane do (i) posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń, oraz (ii) dokonania wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Dokonanie wpisu do BAE jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie korespondencji na wskazany adres elektroniczny. Będzie on podlegał wykorzystywaniu w postępowaniach administracyjnych oraz cywilnych, co ma na celu uproszczenie procesu doręczeń i zastąpienie formy papierowej dokumentami elektronicznymi. Zmiany te mają przyczynić się do znacznego uproszczenia oraz przyspieszenia postępowań.
Wyzywania i możliwości dla przedsiębiorców
Wprowadzenie e-doręczeń może stanowić wyzwanie dla wielu spółek prawa handlowego. Pomimo, że obowiązek zostanie wprowadzony pod koniec tego roku, to Ministerstwo Cyfryzacji już teraz zachęca do uczestnictwa w testach nowej usługi. Nie bez znaczenia jest fakt, że wdrożenie tego rozwiązania będzie wymagało zmian w wewnętrznych procedurach i potencjalnie niektórych systemach informatycznych. Wcześniejsza implementacja tych rozwiązań w ramach testów, do których zachęca Ministerstwo, da odpowiedni czas i ułatwi dostosowanie się do nowego rozwiązania. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów dużych i średnich, a także tych, które wdrożyły już elektroniczny obieg dokumentacji (w tym uczestników zagranicznych grup kapitałowych, które często używają centralnych (nierzadko zagranicznych) systemów IT).
E-doręczenia – Ustawa o doręczeniach elektronicznych
Nie można zapomnieć też o ustawie o doręczeniach, która wprowadziła szereg obowiązków dotyczących doręczania korespondencji mających zastosowanie do e-doręczeń. Uregulowała ona m.in.
- zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej,
- zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej oraz
- zasady wykorzystywania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi. Ich szczegóły omówimy w kolejnym wpisie.
E-doręczenia – jak to działa? Uzyskanie adresu e-doręczeń
W celu pozyskania adresu e-doręczeń oraz dedykowanej skrzynki na platformie e-doręczeń należy złożyć odpowiedni wniosek elektroniczny oraz uzyskać wpis w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). BAE jest publicznym rejestrem prowadzonym przez Ministra Cyfryzacji. Uzyskanie tego wpisu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej przez organy administracji korespondencji.
Okiem eksperta EY
Mimo rewolucji, która czeka większość obecnych na rynku podmiotów, warto zwrócić uwagę, że zmiany były planowane od wejścia w życie ustawy w 2020 roku. Ciągle przenoszony obowiązek stanie się faktem, a po odpowiednim wdrożeniu ma szansę usprawnić relacje z organami administracji i jednocześnie przyspieszyć wiele postępowań. Niezależnie od tego, podmioty tworzące skrzynki do e-doręczeń nie mogą zapominać o ryzykach, przed którymi powinny się zabezpieczyć, zwłaszcza w zakresie cyberataków lub nieuprawnionego dostępu do skrzynek. Proces wdrożenia e-skrzynek powinien być dokładnie przemyślany i dostosowany do danej organizacji.
Jak EY może pomóc?
Eksperci EY LAW, także z pozostałych specjalizacji EY, zapewnią kompleksowe wsparcie w dostosowaniu się do nowych obowiązków, w szczególności w:
- przygotowaniu zmian do wewnętrznych procedur w związku z wdrożeniem e-doręczeń;
- stworzeniu elektronicznej skrzynki doręczeń, a także jej wpisie do BAE;
- wsparciu w zakresie przygotowania i podpisywania wniosków w całym procesie;
- utworzeniu konta administratora i efektywnego zarządzania korespondencją przychodzącą.
Podsumowanie
Wprowadzenie e-doręczeń to prawdziwa rewolucja jeśli chodzi o komunikację z administracją publiczną. Jest to krok naprzód, który przyspieszy wiele procesów oraz, zgodnie z zamysłem twórców, ma ułatwić komunikację z administracją publiczną. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o konieczności uwzględnienia kwestii związanych z cyberbezpieczeństwem, aby zapewnić bezpieczeństwo swoich danych i przestrzeganie odpowiednich procedur, a także zapewnić płynne i bezpieczne wdrożenie.
Jak EY może pomóc
Kontakt
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.
Related article