EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Jak EY może pomóc
-
Członkowie naszego zespołu posiadają doświadczenie, rozległą wiedzę merytoryczną, a także znajomość wiodących praktyk z rynku polskiego i zagranicy.
Przeczytaj więcej -
Prawo dotyczące ochrony sygnalistów zobowiązuje firmy do udostępnienia kanałów umożliwiających poufne zgłaszanie naruszeń, wdrożenie mechanizmów praktycznie chroniących sygnalistów przed odwetem oraz wypracowanie zasad rozpatrywania zgłoszeń w ściśle określonych terminach. Sprawdź jak możemy pomóc w dostosowaniu firmy do nowych przepisów.
Przeczytaj więcej -
Dowiedz się jak EY Virtual Compliance Officer może wesprzeć pracę działu compliance w Twojej organizacji.
Przeczytaj więcej
Promowanie właściwego środowiska pracy
Organizacje muszą opracować, a następnie regularnie aktualizować kompleksowe procesy sygnalizowania o możliwych nieprawidłowościach, które określają, w jaki sposób poszczególne osoby mogą zgłaszać działania, które ich zdaniem są niewłaściwe. Równie ważną częścią tego procesu jest szkolenie i informowanie. Nie wystarczy wymyślić polityki i umieścić ją w rzadko oglądanym lub trudno dostępnym podręczniku – zamiast tego firmy powinny przeprowadzać cykliczne szkolenia dla całej organizacji, tak aby wszyscy pracownicy znali swoje prawa wynikające z polityki dot. zagadnień nagłaśniania nielegalnych działań.
Obowiązkiem kierownictwa firmy jest zapewnienie, aby programy zgłaszania możliwych naruszeń były postrzegane jako coś więcej niż tylko gra pozorów. Ważna jest integracja polityki informowania o możliwych naruszeniach z kulturą i wartościami firmy w dłuższej perspektywie. Pracownicy czują się bezpiecznie, gdy w organizacji panuje szeroko pojęta kultura uczciwości, a ludzie wiedzą, że firma jest przywiązana do tych wartości.
Kluczową, powiązaną koncepcją jest zdolność firmy do "komunikacji pionowej", czyli do aktywnego przyjmowania wiadomości i informacji zwrotnych od osób niższych stanowiskiem niż zarządzający. Pomaga to w tworzeniu środowiska, w którym pracownicy czują się komfortowo "mówiąc głośno", kiedy widzą rzeczy, które ich zdaniem są sprzeczne z wartościami firmy. Organizacje powinny promować kulturę, w której sygnalizowanie nieprawidłowości i nieetycznych zachowań traktowane jest jako obowiązek i odpowiedzialność.
Promowanie bezpieczeństwa
Skuteczne programy zgłaszania możliwych naruszeń powinny same się napędzać. Pracownicy mający pozytywne doświadczenia z takim programem, w przyszłości mogą być ambasadorami zachęcającymi do korzystania z niego.
Pierwszym krokiem jest stworzenie kanałów raportowania dostosowanych do specyfiki organizacji, gdzie pracownicy mogą zgłaszać zauważone nieprawidłowości. Następnie należy również zastanowić się nad tym, kto będzie rozpatrywał tego typu zgłoszenia. Trzeba powołać niezależny i neutralny organ, który posiada zarówno specjalistyczną wiedzą w zakresie zagadnień etycznych i prawnych oraz autorytet, aby wydawać zalecenia, które będą traktowane z należytą uwagą. W zależności od branży, w skład takiego organu mogą wchodzić partnerzy zewnętrzni.
Komunikacja w trakcie całego procesu jest krytycznym czynnikiem. W celu przeprowadzenia "neutralnego" dochodzenia opartego o wiarygodne źródła, wiele procesów jest z konieczności nieprzejrzystych. Chociaż prywatność zarówno osoby, której dotyczy zgłoszenie, jak i sygnalisty, jest ważna, każdy proces sygnalizowania o potencjalnych nieprawidłowościach powinien umożliwiać przekazanie informacji zwrotnej osobie, która dokonała zgłoszenia. Sygnalista powinien zostać przeszkolony, najlepiej przed złożeniem zgłoszenia lub przy pierwszym kontakcie, aby wiedział, kiedy i w jaki sposób zostanie poinformowany o wyniku sprawy.
Osoby zgłaszające przypadki naruszeń obawiają się głównie dwóch rzeczy. Po pierwsze, że ich skarga zostanie zignorowana. Po drugie, że spotkają się z konsekwencjami i odwetem za ujawnienie sprawy. Potwierdza to raport ze Światowego Badania Uczciwości w Biznesie 2020, w którym 53% respondentów, którzy zgłosili nieprawidłowości odczuwało presję, aby tego nie robić. Nie było to zjawisko powszechne ponieważ odsetek respondentów zgłaszających presję wahał się od 83% w Japonii do 38% w Meksyku. Lokalny kontekst i zwyczaje – jak zawsze – mają znaczenie.
Informowanie sygnalisty o statusie zgłoszenia w trakcie procesu jego rozpatrywania może pomóc w eliminowaniu obaw, że zostanie zignorowany. Organizacje mogą rozwiewać obawy przed odwetem poprzez upublicznianie informacji o zapewnionych środkach ochrony dla sygnalistów i podkreślanie przypadków, w których działania ujawnione przez sygnalistę doprowadziły do poprawy sytuacji.