Jak wybrać system ERP? Kluczowe aspekty wyboru systemu i jego dostawcy

2.    Ponownie zweryfikować krytyczne wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne i upewnić się, że kluczowe obszary zostały właściwie określone, co w przyszłości będzie miało wpływ na komfort, efektywność pracy oraz zgodność z wymogami regulacyjnymi. Dlaczego jest to ważne? Liczba i stopień skomplikowania krytycznych wymagań będzie miała bezpośrednie przełożenie na możliwość ich wdrożenia w ramach standardowych funkcjonalności systemu: im więcej zmian zostanie wprowadzone w systemie, tym dłuższy czas jego wdrożenia oraz wyższy koszt. Dodatkowo, należy sprawdzić, czy definicja wymagań będzie przejrzysta i zrozumiała dla potencjalnych oferentów oraz pozbawiona nomenklatury specyficznej dla naszej organizacji czy aktualnie wykorzystywanego systemu.

• Potwierdzić z głównymi interesariuszami kryteria oceny systemu wraz z ustaleniem ich priorytetów, w tym: Ocena czy system spełni wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne,
• ocena dostawcy: pozycji na rynku, podejścia do wdrożenia, doświadczeń w podobnych projektach (najlepiej popartych referencjami), kompetencji zespołu wdrożeniowego,
• zakładany czas wdrożenia,
• ocena całkowitych kosztów wdrożenia,
• całkowity koszt licencji lub subskrypcji z uwzględnieniem ew. kosztów firm trzecich, które mogą być proponowane przez oferentów,
• w przypadku rozwiązań on-premise należy uwzględnić również koszty zakupu i utrzymania niezbędnej infrastruktury,
• koszty utrzymania rozwiązania. Należy przy tym zwrócić uwagę zarówno na koszty zewnętrzne jak i wewnętrzne.

Często zdarza się, że firmy wybierając system największą wagę przypisują jego całkowitym kosztom zakupu, wdrożenia i utrzymania, co bywa zgubne, ze względu na fakt, że na cenę rozwiązania wpływają bezpośrednio pozostałe kryteria, opisane powyżej. Dlatego warto rozważyć, co jest najważniejsze, np. w przypadku potrzeby wyboru systemu, który w największym stopniu pokryje w standardzie wymagania i będzie skalowanym, należy liczyć się z tym, że prawdopodobnie będzie to system / systemy z wyższej półki cenowej. W przypadku potrzeby zapewnienia wysokiej jakości jak również gwarancji skuteczności wdrożenia, warto postawić na doświadczonego i rozpoznawalnego na rynku doradcę oraz kompetentny zespół wdrożeniowy.

3.    Zapewnić porównywalność przyszłych odpowiedzi. Na tym etapie należy również zadbać o właściwą budowę formularzy ofertowych pod zdefiniowane kryteria tak, aby zapewnić ich porównywalność. Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku, gdy porównywane będą oferty dotyczące różnych systemów i/lub technologii. Należy też pamiętać o tym, aby zwłaszcza pytania dotyczące elementów wyceny, były jednoznaczne, a jednocześnie zapewniały oferentom możliwość zaprezentowania różnych technologii oraz metodologii realizacji projektu.

4.    Warto zastanowić się nad etapowością podejścia do procesu wyboru. Czy zastosować podejście dwuetapowe, tj. najpierw, w ramach jednego postępowania, np. RFI zebrać informacje od producentów i na tej podstawie wybrać system bądź 2 systemy, a następnie, w ramach drugiego – dostawcę. Czy zamknąć wybór systemu i dostawcy w jednym procesie. Podejście wieloetapowe pozwala łatwiej dokonać ostatecznego wyboru w końcowej fazie oraz daje szanse na weryfikację wymagań, z drugiej strony może jednak podnieść koszty samego procesu wyboru i spowodować zmniejszenie zaangażowania osób odpowiedzialnych, wprowadzając efekt zmęczenia.

5.    W przypadku rozważania rozwiązania chmurowego warto zweryfikować, jaka jest strategia firmy w tym zakresie, jacy dostawcy chmury są preferowani przez organizację i dlaczego, jak również, czy w ramach organizacji są kompetencje w zakresie oceny rozwiązań chmurowych, czy potrzebne będzie wsparcie ze strony zewnętrznych doradców / ekspertów.

6.    Potwierdzić doświadczenia merytoryczne w zakresie systemów ERP, procesu ich wyboru oraz wdrożenia, a także kompetencje, które pozwolą później, skutecznie zarządzać projektem i kontrolować jakość wdrożenia. Istotnym jest, aby zarówno na etapie definiowania wymagań, jak i oceny ofert oraz ostatecznego wyboru, zaangażowane były kluczowe osoby mające całościowy ogląd na procesy, które mają zostać obsłużone nowym systemem i posiadają odpowiednie umocowanie do podejmowania decyzji. Należy przy tym zwrócić uwagę, że proces wyboru wymaga zwykle znacznego zaangażowania.

Warto zatem, przed przystąpieniem do procesu wyboru postawić sobie pytania o posiadane kompetencje i dostępność odpowiednich osób. Pozwoli to ocenić, czy organizacja jest w stanie samodzielnie przeprowadzić proces wyboru systemu, czy powinna rozważyć skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego doradcy.

7.    Przemyśleć i przedyskutować do kogo wysłać zapytanie ofertowe. W przypadku, gdy organizacja wie jaki system / jakie systemy ją interesują, można sprawdzić na stronie producenta / producentów informacje o Partnerach wdrożeniowych, a następnie zweryfikować ich doświadczenia, zebrać opinie o nich lub umówić się na wizyty referencyjne z firmami, które w ostatnim czasie wdrożyły u siebie dany system. Dodatkowo można skontaktować się z Producentami i zapytać o ich rekomendację.

Powyższe, pozwoli lepiej wyważyć wymagania i na tej podstawie przygotować zapytanie ofertowe do dostawców, jak również ocenić możliwości wewnętrzne w ramach organizacji i uzupełnić ewentualne potrzeby kompetencyjne.

System ERP i jego wybór - o co zadbać w trakcie trwania postępowania dotyczącego wyboru systemu?

W ramach tego etapu istotne jest zadbanie o dwie fundamentalne kwestie, tj.:

1. Osiągnięcie dobrego i spójnego zrozumienia wymagań przez dostawców
2. Zapewnienie kompleksowej i niezależnej oceny.

Osiągnięcie dobrego i spójnego zrozumienia wymagań przez dostawców

Wbrew pozorom to jeden z trudniejszych celów do osiągnięcia na tym etapie procesu, dlatego warto się skoncentrować na jego realizacji na możliwie, jak najwcześniejszym etapie. Pierwszym momentem, w którym dostawcy mają możliwość (jeszcze przed wysłaniem pierwszej oferty) potwierdzenia, czy dobrze rozumieją wymagania bądź dopytania o kwestie, które nie są dla nich jednoznaczne, jest etap pytań i odpowiedzi. Ważne jest, aby odpowiedzi na pytania były kompleksowe i wyczerpujące, a co za tym idzie nie pozostawiały przestrzeni na subiektywną interpretację. W tym celu, należy zabezpieczyć odpowiedni czas na udzielenie odpowiedzi, jak również zespół ekspertów, odpowiedzialnych za ich przygotowanie. Warto również zadbać o to, aby wszystkie pytania oraz odpowiedzi zostały zebrane w jednym miejscu i udostępnione wszystkim oferentom. Pamiętajmy także, że dostawcy również potrzebują czasu na analizę odpowiedzi oraz ich uwzględnienie w ramach oferty.

Jedną z dobrych praktyk (jeśli procedura zakupowa firmy na to pozwala) stosowanych przez niektóre firmy, jest umówienie z każdym dostawców z osobna dodatkowego spotkania, podczas którego ich odpowiedzi na pytania zostaną szczegółowo omówione. Jest to również okazja dla dostawcy o dopytanie bądź wyjaśnienie dodatkowych kwestii, które są dla niego niejasne.

Kolejnym krokiem weryfikacji, czy nasze wymagania zostały właściwie zrozumiane przez dostawców jest przejście przez ofertę i arkusz odpowiedzi, w którym dostawcy wskazali, jakie wymagania mogą być pokryte przez standardową funkcjonalność systemu, a jakie będą wymagały kastomizacji. Poza oceną kompletności ofert (pod kątem merytorycznym i formalnym), w ramach weryfikacji i porównania pierwszych ofert przedstawionych przez dostawców warto zwrócić uwagę na:

1. Poziom szczegółowości odpowiedzi dostawców na wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, tj. na ile szczegółowo dostawcy wskazali uzasadnienie, że dane wymaganie może być pokryte przez standardową funkcjonalność systemu, a w przypadku braku takiego pokrycia, jakie dedykowane rozszerzenia funkcjonalności są wymagane i jaki jest ich stopień ich złożoności, ile czasu zajmie ich wdrożenie.
2. Ewentualne rozbieżności w podejściu do wdrożenia, jakie przedstawili poszczególni dostawcy, np. długość trwania poszczególnych faz, podejście do integracji i możliwości systemu w zakresie integracji, podejście do migracji danych, zakładane zaangażowanie osób po stronie dostawców i Klienta w poszczególne fazy, zakładany podział odpowiedzialności pomiędzy dostawcą, a Klientem, zakładana metodyka wdrożenia, itp.
3. Ewentualne rozbieżności w wycenie, jakie przedstawili poszczególni dostawcy. Tutaj istotne jest zrozumienie z czego wynikają te rozbieżności, np. ilość i złożoność zakładanych rozszerzeń standardowych funkcjonalności, łatwość integracji systemu z innymi systemami, zakładane podejście do integracji i migracji danych, dojrzałość zespołu po stronie dostawcy, przyjęty przez dostawców podział odpowiedzialności w projekcie, model licencyjny i cena poszczególnych licencji, itp.

Zidentyfikowane rozbieżności pomiędzy otrzymanymi ofertami powinny być zweryfikowane podczas spotkań z dostawcami. Niezwykle istotne jest, aby upewnić się na jakich założeniach bazowali dostawcy i w przypadku błędnych lub niekompletnych założeń doprecyzować informację i poprosić o uzupełnienie oferty. Dodatkowo warto dopytać:

• Jak dostawcy wyobrażają sobie zakres wdrożenia, jakie zadania definiują jako będące w ich obszarze odpowiedzialności, a jakie poza nim i dlaczego?
• Czy dostawcy założyli ewentualny budżet na zmiany / dodatkowy development (który ma tym etapie może być trudny do jednoznacznego określenia) i jeśli tak, jakimi założeniami się kierowali?
• Jakie ryzyka / ograniczenia w ramach wdrożenia identyfikują dostawcy i z czego one wynikają i jak dostawca wyobraża sobie proces zarządzania nimi?
• Czy w ramach kosztów wdrożenia uwzględnione zostały ewentualne koszty związane z podróżami służbowymi, zakwaterowania konsultantów (w przypadku, gdy konsultanci są spoza miejsca, w którym znajduje się nasza siedziba i całkowita praca zdalna nie jest możliwa)?
• Które z elementów zapytania wydają się dostawcy najtrudniejsze, najmniej jednoznaczne do wyceny i dlaczego?

Pierwsze spotkania z dostawcami to również okazja, aby zapoznać się z ich Zespołem wdrożeniowym, potwierdzić indywidualne doświadczenia konsultantów w podobnych projektach, jak również ich doświadczenie we wspólnej pracy jako zespół.

W kolejnych fazach, kiedy zbudujemy już tzw. „krótką listę dostawców” warto jest przeznaczyć dodatkowy czasu na warsztaty z dostawcami, podczas których zademonstrowane zostaną główne funkcjonalności systemu, wybrane przypadki użycia („use case”) bądź dodatkowe możliwości systemu, które chciałby zaprezentować dostawca.

Jak się do tego przygotować?

1. Zastanowić się, które obszary w ramach systemu ERP są dla nas najbardziej krytyczne i w największym stopniu wpływają na poprawę efektywności.

2. W oparciu o wybrane obszary przygotować scenariusze, na bazie których dostawcy przygotują i zademonstrują wybrane przypadki użycia. Scenariusze powinny uwzględniać:

• opisy poszczególnych kroków w ramach danego procesu / obszaru, które chcemy zweryfikować w systemie. Przy opisie kroków istotne jest wskazanie, czego oczekujemy od systemu w ramach realizacji poszczególnych kroków

lub

• opis funkcjonalności, których oczekujemy w ramach danego scenariusza.

Należy przy tym jednak pamiętać, że każdy system oferuje nieco inny standardowy przebieg procesu, więc opis poszczególnych kroków nie powinien być zbyt szczegółowy. Dobrze, aby obejmował on jedynie najbardziej istotne z naszego punktu widzenia kroki.

3. Przygotowanie agendy warsztatów: dostawcy potrzebują czasu na przygotowanie się do prezentacji i przygotowaniu wymaganych przypadków użycia. W trakcie samego spotkania, planując czas poszczególnych części prezentacji należy pamiętać o założeniu czasu na dyskusję, a w szczególności na umożliwienie dostawcom opisania i uzasadnienia tych elementów prezentacji, które odbiegają od założeń przedstawionych w scenariuszach. Ten element może stanowić podstawę do oceny doświadczenia zespołu dostawcy. Dlatego też istotne jest to, aby upewnić się, że prezentacja prowadzona jest przez członków zespołu, który będzie dedykowany do realizacji naszego projektu.

4. Przygotowanie matrycy oceny dostawców oraz instrukcję, opisują co podlega ocenie, jaka jest skala oceny i co ona oznacza.

Zapewnienie kompleksowej i niezależnej oceny

W tym celu warto wyodrębnić dwa rodzaje kryteriów oceny, obiektywne i subiektywne. Ocena tych pierwszych zwykle nie nastręcza trudności. Przy założeniu, że formularze ofertowe zostały właściwie skonstruowane i na wcześniejszych etapach zapewniliśmy spójność prezentowanych przez dostawców informacji, element ten sprowadza się zwykle do przyłożenia wag do odpowiednich pozycji i zsumowania punktów. Większe wyzwanie może stanowić uspójnienie i ocena odpowiedzi na pytania dotyczące warunków utrzymania, wsparcia i rozwoju systemu. W tym przypadku niezwykle ważne jest wcześniejsze przygotowanie szczegółowych kryteriów i zasad przyznawania punktów, aby ocenę tego typu elementów maksymalnie zobiektywizować.

Bardziej złożonym elementem jest ocena kryteriów zaklasyfikowanych jako subiektywne, tj. np. ogólna ocena oferty, ocena zespołu projektowego i jego doświadczeń, ocena wizyt referencyjnych itd.

W tym przypadku warto zadbać o to, aby kryteria ocen zostały dobrze skategoryzowane i opisane, tak aby członkowie komisji oceniającej nie mieli wątpliwości jaki element oceniają. Kluczowym czynnikiem jest tutaj również uwzględnienie ocen możliwie wielu członków komisji zakupowej oraz ich doświadczenie w podobnych inicjatywach, które powinno znaleźć odzwierciedlenie w wagach przypisanych do ocen kryteriów z tej grupy.