Jak w kilku krokach zapewnić płynność finansową Twojej firmie?

2.     Finansuj się zobowiązaniami handlowymi

W przypadku zobowiązań handlowych kwestia optymalizacji ich poziomu nie jest taka oczywista. Konieczne jest wyznaczenie priorytetów i odpowiedzenie sobie na pytanie: co jest dla nas ważniejsze - marża czy gotówka.

Jeżeli dojdziemy do wniosku, że to drugie, wówczas powinniśmy wdrożyć takie rozwiązania, które umożliwią nam wydłużenie terminów płatności zobowiązań i zwiększenie ich salda – takie jak:

·       próba renegocjacji warunków handlowych,

·       wprowadzenie standardowych warunków płatności,

·       weryfikacja: czy częstotliwość dokonywania płatności za faktury nie jest zbyt duża.

Może się okazać, że płatności niepotrzebnie dokonywane są przed terminem lub zbyt często. Dodatkowo, w sytuacji problemów z płynnością finansową, pomocnym rozwiązaniem może być segmentacja dostawców i nadanie priorytetu płatnościom dla najważniejszych kontrahentów.

Przedsiębiorcy powinni również uwzględnić usprawnienie i automatyzację procesów związanych z płatnościami. Dobrym przykładem jest popularyzacja e-faktur, dzielenie się informacjami między zespołami, a także wprowadzenie procesu i narzędzi cyfrowych do sprawnego zarządzania pracą. Pomocne mogą być przy tym narzędzia do diagnozowania procesów oparte na kluczowych wskaźnikach efektywności, pozwalające na szybką identyfikację problemów i ich natychmiastowe adresowanie.

3.     Lepiej zarządzaj zapasami

Obniżenie poziomu zapasów w przedsiębiorstwie to zwykle najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne zadanie. Z uwagi na rosnącą niepewność, jak będą wyglądały przyszłe zamówienia klientów i dynamicznie zmieniające się otoczenie, kwestia dostosowania polityki zarządzania zapasami do nowych warunków rynkowych jest konieczna, by utrzymać płynność finansową.

Nowe warunki gospodarcze sprawiły, że przedsiębiorcy zdali sobie sprawę z konieczności dywersyfikacji łańcucha dostaw. Przede wszystkim warto skoncentrować się na:

·       dostosowaniu poziomu utrzymywanych zapasów do nowego popytu - jeżeli oceniamy ryzyko spadku sprzedaży jako wysokie, a potrzebna nam jest gotówka, powinniśmy zastanowić się czy nie lepiej zaczekać z zakupem wybranych materiałów, towarów czy innych potrzebnych komponentów, zabezpieczając sobie jednocześnie ich dostawy i wypracowując nowe formuły współpracy z kontrahentami,

·       dywersyfikacji dostawców, by zniwelować ryzyko braku dostępności poszczególnych komponentów (niezbędnych np. do produkcji naszego towaru),

·       niezbędnych zmianach w organizacji – ważne jest wprowadzenie jasnego podziału odpowiedzialności wszystkich działów za poziom zapasów, zapewniając dostępu do bieżącej informacji na temat realizowanych i planowanych zamówień oraz stanów magazynowych,

·       analizie ewentualnych inwestycji w automatyzację i transformację cyfrową, których znaczenie zdecydowanie rośnie.

4.     Zainwestuj w nowe technologie

Z naszych rozmów z przedsiębiorcami wynika, że:

·       wielu z nich nie ma możliwości śledzenia zamówień w czasie rzeczywistym,

·       dodatkowym utrudnieniem jest dla nich wyższa niż dotychczas i nieprzewidywalna zmienność popytu na produkty i związany z tym problem z precyzyjnym planowaniem sprzedaży i produkcji, a przez to również zapotrzebowaniem na kapitał obrotowy,

·       w efekcie powyższego: trudne staje się utrzymanie płynności finansowej firmy.

Prognozowanie w dobie pandemii stało się jeszcze trudniejsze i bardziej złożone. Jednakże, dzięki dostępności coraz większej ilości danych i zastosowaniu nowych technologii, w tym uczenia maszynowego (ang. machine learning), prognozowanie może być bardziej precyzyjne i mniej czasochłonne.

Nowe technologie mogą również wspierać proces optymalizacji kapitału pracującego. Dają one wiele możliwości – m.in.:

·       agregują duże ilości danych z różnych źródeł i umożliwiają ich łatwą i dokładną analizę w czasie rzeczywistym – dotyczy to zarówno zapasów, jak i należności od klientów czy zobowiązań wobec dostawców,

·       poprzez wdrożenie analityki predykcyjnej pozwalają na określanie niezbędnego poziomu zapasów oraz zapotrzebowania na gotówkę,

·       są wykorzystywane do automatyzacji procesu fakturowania i poprawy efektywności egzekwowania płatności od klientów oraz zmniejszenia ryzyka związanego z nieściągalnymi należnościami,

pozwalają na przygotowanie przejrzystych i zrozumiałych wizualizacji danych (nawet dużych ilości), w oparciu o które kalkulowane są wskaźniki dostępne dla specjalistów różnych działów, co wpływa na wzrost świadomości znaczenia gotówki w firmie wśród wszystkich jej pracowników.

Poprawa płynności finansowej dzięki zmianie kultury organizacji

Zmiana kultury organizacji sama w sobie może być jednym ze sposobów na optymalizację kapitału pracującego. Zaangażowanie pracowników, odpowiednia komunikacja i wprowadzenie systemów motywacyjnych opartych m.in. o wskaźniki w obszarze kapitału obrotowego, mogą całkowicie zmienić dotychczasową percepcję pracowników i ich priorytety. Zaczną oni bardziej uważnie i świadomie podejmować decyzje, które będą przekładały się na poziom płynności finansowej w przedsiębiorstwie.