Chociaż brzmi to niemal niewiarygodnie, ale aż dwa miliony formularzy personalnych składowała w swoim archiwum jedna z globalnych firm. Zmiany w przepisach umożliwiające digitalizację tego rodzaju dokumentów, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku, zapoczątkowały erę cyfryzacji w działach HR. Dzięki temu wiele organizacji zdigitalizowało dokumenty papierowe dotyczące ich pracowników. O tym, czym jest eTeczka, opowiedzieli w ramach kolejnego odcinka EY Startup Talk Gabriela Wróbel, dyrektor ds. wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych w Grupie Veolia oraz Kamil Dubaniowski, konsultant w firmie technologicznej Astrafox.
Rocznie w Polsce produkuje się ok. 300 milionów ton papieru w formie różnego rodzaju dokumentacji, która wciąż jest powszechna m.in. w obszarze administracji oraz codziennej pracy zespołów HR. Przepastne archiwa wielu firm są pełne formularzy, umów o pracę, wniosków urlopowych i raportów. Dopiero 2019 r. przyniósł ze sobą przełomowe zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej. Jej przechowywanie w tradycyjnej formie wiązało się dotąd nie tylko z wieloma wyzwaniami, ale generowało również spory koszt. Cyfryzacja wszelkich zasobów, wchodzących w skład teczki pracowniczej, stała się faktem.
Rynek dostawców technologii oferuje coraz więcej zaawansowanych rozwiązań informatycznych, które umożliwiają daleko posuniętą transformację. Jej głównym celem jest zwiększenie efektywności przedsiębiorstw i ułatwienie życia pracownikom. Digitalizacja dokumentacji zapewnia pełną dostępność dokumentacji dla pracownika „od ręki”, możliwość samodzielnego wglądu w dane oraz przyczynia się do wzrostu bezpieczeństwa, na które ustawodawca położył szczególny nacisk.
Jednym z takich rozwiązań jest eTeczka, która pozwala przechowywać dokumentację pracowniczą w jednym, łatwo dostępnym, a jednocześnie bezpiecznym miejscu. To nie tylko wygoda dla działów HR, ale również dla pracowników, którzy zyskują dzięki temu możliwość nieograniczonego dostępu do swoich danych i dokumentów. To jeden z tych elementów, który wprost przekłada się na satysfakcję pracowników, a jednocześnie stanowi obszar, który w istotny sposób redukuje koszty ponoszone przez firmy. Wiąże się również z oszczędnością czasu, który musi zostać poświęcony na obsługę tego typu procesów oraz pieniędzy wydawanych dotychczas na wynajem dodatkowych przestrzeni przeznaczonych do przechowywania dokumentacji w sposób, który spełnia wymogi bezpieczeństwa.
Coraz więcej przedsiębiorstw w Polsce decyduje się na digitalizację tego obszaru swojej działalności. Do grona innowatorów zalicza się z pewnością Grupa Veolia, dla której „wdrożenie eTeczki umożliwiło wypracowanie nowego standardu obsługi kadrowej, który został przyjęty dla całej Grupy w oparciu o pewne zasady, założenia i wytyczne” – wyjaśnia Gabriela Wróbel, dyrektor ds. wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych. „Pomogło nam to wystandaryzować sposób obsługi, w związku z czym efektywnie pracujemy dla wszystkich organizacji, które wchodzą w skład całej Grupy” – dodaje.
