Nachdem die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz beschlossen wurde, hat nun das BMF einen Entwurf für sein Anwendungsschreiben veröffentlicht. Es enthält wichtige Details für die obligatorische E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025.
Ab 2025 ist für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) die Nutzung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) vorgeschrieben. Nach § 14 Abs. 1 UStG n.F. muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ausgenommen hiervon sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag sowie Fahrausweise. Das elektronische Format muss grundsätzlich den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 entsprechen (sog. CEN-Format EN 16931), vgl. § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG n.F. Gesetzlich sind für den Rechnungsaussteller, nicht jedoch für den Rechnungsempfänger, Übergangsregelungen vorgesehen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller auch noch sonstige Rechnungen (z.B. Papierrechnungen, PDF) übermitteln, bei Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro erweitert sich die Übergangsregelung bis Ende 2027, vgl. § 27 Abs. 38 UStG n.F. Auch für andere elektronische Rechnungsformate wie EDI bestehen Übergangsregelungen.
Zu Anwendungsfragen hat das BMF am 13.06.2024 den Entwurf für ein Anwendungsschreiben an die Verbände geschickt. Der BMF-Entwurf äußert sich dabei u.a. zu
Zulässige Formate / Umfang
Dabei äußert sich der Entwurf zu Details einer E-Rechnung nach der europäische Norm EN 16931 (rein strukturiertes elektronisches Format, § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Daneben nennt der Entwurf mit dem sog. XStandard oder dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 weitere grundsätzlich zulässige nationale als auch zulässige europäische Formate (beispielhaft genannt FatturaPA / Italien und Factur-X / Frankreich). Bei den grundsätzlich für zulässig beschriebenen hybriden Formaten (bestehend aus strukturierten Datenteil + menschenlesbarem Datenteil) geht der BMF-Entwurf bei Abweichungen zwischen den Datenteilen von einem Vorrang der Daten des strukturierten Teils aus. Bei Abweichungen im Bildteil sind laut dem BMF-Entwurf ggf. die Voraussetzungen von § 14c UStG (Umsatzsteuer aufgrund unrichtigen Steuerausweises) zu prüfen. Daneben äußert sich der Entwurf zum Umfang der Angaben sowie den Besonderheiten bei als Rechnung dienenden Verträgen sowie den Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen (u.a. Anforderungen an Dauerrechnung und Besonderheiten beim Auslaufen der gesetzlichen Übergangsregelung). Korrekturen an E-Rechnungen sind ebenfalls grundsätzlich elektronisch vorzunehmen. Die Pflicht zur E-Rechnung erfasst auch die Rechnungsausstellung in Form von Gutschriften und Fälle der § 13b UStG (reverse charge), § 19 UStG (Kleinunternehmer), § 24 UStG (Durchschnittssatzbesteuerung LuF), § 25 UStG (Reiseleistungen) und § 25a UStG (Differenzbesteuerung).
Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug / Berichtigung
Bei Bestehen einer Verpflichtung zum Ausstellen einer E-Rechnung berechtigt auch grundsätzlich nur eine solche zum Vorsteuerabzug. Eine ursprünglich (falsch) ausgestellte sonstige (und damit nicht ordnungsgemäße) Rechnung (etwa Papier, PDF) kann laut dem BMF-Entwurf grundsätzlich nach Abschnitt 15.2a Absatz 7 UStAE durch Ausstellen einer E-Rechnung (mit Rückwirkung) berichtigt werden. Für Fälle von nicht erfolgten Berichtigungen weist der BMF-Entwurf auf den dann zu erfolgenden strengen Maßstab zur Prüfung des Vorsteuerabzugs hin. Für den Übergangszeitraum will das BMF den Vorsteuerabzug allein wegen des falschen Formats nicht beanstanden, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen von einer Inanspruchnahme der Übergangsregelungen durch den Rechnungsaussteller ausgehen konnte.
Übermittlung der Rechnungen / Aufbewahrungspflichten
Der BMF-Entwurf äußert sich auch zu den Anforderungen an die Übermittlung der E-Rechnung in elektronischer Form. In diesem Zusammenhang betont der Entwurf für alle inländischen Unternehmer die Notwendigkeit, ab 01.01.2025 eine E-Rechnung empfangen zu können. Ebenfalls weist das BMF auf die Aufbewahrungspflichten der E-Rechnung hin.
Darüber hinaus äußert sich der BMF-Entwurf u.a. zu Ausnahmen von der E-Rechnung (Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro und Fahrausweise) sowie zu Rechnungen, die von bzw. an juristische Personen des öffentlichen Rechts gestellt werden.
Die Verbände haben nun bis zum 11.07.2024 Gelegenheit, Stellung zum vorgelegten Entwurf zu nehmen. In diesem Zusammenhang ist nicht zu vergessen, dass auch auf EU-Ebene ein Vorhaben besteht, eine E-Rechnung EU-weit einzuführen. Dieses Vorhaben ist in das Projekt „ViDA“ (VAT in the Digital Age) eingebettet. Wie es mit „ViDA“ weitergeht, wird sich auch auf der am 21.06.2024 stattfindenden ECOFIN-Sitzung zeigen. In der vorhergehenden ECOFIN-Sitzung am 14.05.2024 konnte bislang noch keine politische Einigung hierzu erzielt werden.
Der Volltext des Entwurfs steht Ihnen auf der Internetseite des BMF zur Verfügung.
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