Kontrola podatkowa
Pierwszym typem kontroli dotyczącej zobowiązań podatkowych jest kontrola podatkowa uregulowana w Ordynacji podatkowej. Jej cel to sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Przez kontrolowanych rozumie się podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych.
Kto może kontrolować?
Kontrola podatkowa prowadzona jest przez właściwy dla danego podmiotu organ podatkowy pierwszej instancji, czyli naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę albo marszałka województwa (w zależności od przedmiotu kontroli). Oczywiście czynności kontrolne nie są przeprowadzane przez samego naczelnika urzędu, czy wójta, ale przez wyznaczone osoby (na podstawie imiennego upoważnienia).
Kiedy może być przeprowadzona kontrola podatkowa?
O planowej kontroli, kontrolowany dowiaduje się, co do zasady, z zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jej wszczęcie natomiast następuje nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia wspomnianego zawiadomienia.
W niektórych przypadkach kontrola może być wszczęta bez uprzedniego zawiadomienia, np. gdy dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku VAT naliczonego, nieujawnionych źródeł dochodu lub jest to doraźna kontrola ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej.
Zgodnie z przepisami Prawa przedsiębiorców, co do zasady, w stosunku do przedsiębiorcy nie może być prowadzona więcej niż jedna kontrola podatkowa w tym samym czasie, a maksymalny czas trwania kontroli nie powinien przekraczać limitu 12–48 dni w ciągu roku (w zależności od wielkości przedsiębiorcy). W praktyce nie można oczekiwać, że kontrola zakończy się w ciągu np. 48 dni do daty jej wszczęcia, ponieważ praktyką urzędników jest liczenie jako dni kontroli wyłącznie tych dni, w których kontrolujący przebywają u kontrolowanego.
Gdzie może być przeprowadzona kontrola podatkowa?
Czynności kontrolne powinny być prowadzone w siedzibie kontrolowanego (lub miejscu przechowywania dokumentacji). Za zgodą kontrolowanego działania kontrolujących mogą odbywać się w siedzibie urzędu – na zasadzie pisemnych wezwań i odpowiedzi. Należy pamiętać, że czynności kontrolne nie muszą ograniczać się do wymiany korespondencji – kotrolujący mają prawo np. do wstępu do lokali kontrolowanego, przeprowadzania spisu z natury, czy przesłuchania świadków.
Co dalej?
Kontrola podatkowa kończy się protokołem, do którego kontrolowany może złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia w terminie 14 dni od daty doręczenia. W ciągu kolejnych 14 dni kontrolujący powinien ustosunkować się do otrzymanego pisma, zawiadamiając kontrolowanego o sposobie załatwienia zastrzeżeń. Po zakończeniu kontroli istnieje możliwość korekty deklaracji. W ciągu 6 miesięcy od daty zakończenia kontroli naczelnik może wszcząć postępowanie podatkowe, jeżeli taka korekta nie wpłynęła.
Kontrola celno-skarbowa
Kolejną formą kontroli jest kontrola celno-skarbowa. Przeprowadzana jest na podstawie odrębnych przepisów – ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej i nie stosuje się do niej wspomnianych wcześniej ograniczeń wynikających z Prawa przedsiębiorców.
Co więcej, w zakres kontroli celno-skarbowej wchodzi sprawdzenie przestrzegania nie tylko przepisów prawa podatkowego, lecz także szeregu innych obszarów, np. prawa celnego, gier hazardowych, prawa dewizowego, przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W ramach dalszych rozważań mowa będzie o standardowych przypadkach kontroli celno-skarbowych w zakresie przepisów prawa podatkowego.
Kto może przeprowadzić kontrolę celno-skarbową?
Kontrola celno-skarbowa może być prowadzona poza terytorialnym zasięgiem działania danego naczelnika urzędu celno-skarbowego (dalej: UCS). Dlatego nie powinno dziwić, że kontrola rozliczeń podatkowych spółki z siedzibą w Warszawie prowadzona jest przez np. Małopolski UCS z siedzibą w Krakowie. Co więcej, w praktyce obserwowana jest „specjalizacja” niektórych UCS w konkretnych zagadnieniach, np. w zakresie zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych, czy cen transferowych. W takich sytuacjach, zazwyczaj następuje skupienie na określonych zagadnieniach, a pytania kierowane do kontrolowanych są konkretne i szczegółowe. Podobnie, jak w przypadku kontroli podatkowej, osoby kontrolujące przedsiębiorcę otrzymują imienne upoważnienie do kontroli.
Kiedy może być przeprowadzona kontrola celno-skarbowa?
W przypadku kontroli celno-skarbowej datą jej wszczęcia jest dzień doręczenia kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej. Kontrola celno-skarbowa powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia jej wszczęcia. W praktyce kontrole celno-skarbowe trwają nawet po kilkanaście miesięcy, a zdarza się, że i przez kilka lat. Dzieje się tak dlatego, że przepisy dopuszczają możliwość wyznaczenia nowego terminu zakończenia kontroli – warunkiem jest poinformowanie kontrolowanego o nowym terminie zakończenia kontroli wraz z podaniem przyczyn przedłużenia.
Gdzie może być przeprowadzona kontrola celno-skarbowa?
Czynności kontrolne mogą być wykonywane w UCS, w siedzibie kontrolowanego, w miejscu prowadzenia lub przechowywania ksiąg podatkowych oraz w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez kontrolowanego działalnością. Czynności kontrolne mogą być również wykonywane w innych urzędach obsługujących organy KAS.
Co dalej?
Doręczenie wyniku kontroli zwiastuje koniec kontroli celno-skarbowej. W tym momencie rozpoczyna się bieg terminu do złożenia korekty deklaracji w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości. Jeżeli takowa nie wpłynie w ciągu 14 dni, kontrola przekształca się w postępowanie podatkowe.
Upoważnienie
Wspomniane upoważnienie jest bardzo ważnym dokumentem dla kontrolowanego. Z jego treści, oprócz personaliów kontrolujących, wyczytać można również informacje o zakresie kontroli (czyli jaki podatek i za jaki okres będzie przedmiotem badania). Przedmiot kontroli jest co do zasady wynikiem wcześniejszych analiz urzędu w zakresie występowania potencjalnych nieprawidłowości (na podstawie danych finansowych, notatek z wcześniejszych kontroli, czy informacji wysyłanych przez przedsiębiorców w formie różnych deklaracji, czy informacji). Innymi słowy, kontrolujący zazwyczaj są przygotowani do przeprowadzanej kontroli w mniejszym lub większym stopniu, a treść upoważnienia (a także zawiadomienia) dostarczyć może istotnych wskazówek co do tematyki kontroli.
Ważnym elementem upoważnienia, z którym koniecznie należy się zapoznać, jest pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.
W ramach pouczenia znajduje się informacja o prawie do złożenia korekty deklaracji. Co do zasady w toku kontroli podatkowej oraz celno-skarbowej prawo do korekty deklaracji za kontrolowany okres zostaje zawieszone. Niemniej jednak w określonych terminach przewidziane są specjalne „okienka”, w których taką korektę można złożyć. Dla przykładu, w przypadku kontroli celno-skarbowej złożenie korekty w ciągu 14 dni od doręczenia upoważnienia do przeprowadzeni kontroli może spowodować zakończenie czynności kontrolnych, jeżeli naczelnik UCS uwzględni złożoną korektę.
Czynności sprawdzające
Na koniec warto wspomnieć o czynnościach sprawdzających. W ramach tych czynności następuje analiza wykonania określonego „wycinka” obowiązków podatkowych. W Ordynacji podatkowej znajduje się lista przypadków, kiedy takich czynności można dokonywać. Między innymi czynności sprawdzające mogą mieć na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji, wpłacania podatków, ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami czy sprawdzenie spełnienia warunków uprawniających do opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek.
Jest to forma, z którą przedsiębiorcy najczęściej się spotykają. Mimo, że nie jest to formalnie „kontrola”, czynności tych nie należy lekceważyć. Pamiętajmy bowiem, że zebrane informacje, a w szczególności ewentualne nieprawidłowości wykryte w toku czynności sprawdzających, mogą skutkować wszczęciem regularnej kontroli podatkowej. Tym bardziej, że w ramach czynność sprawdzających urzędy proszą np. o przekazanie dokumentacji cen transferowych, informacji o stosowanych cenach towarów w transakcjach z podmiotami powiązanymi czy o odliczeniu kosztów usług niematerialnych. Nie są to bynajmniej błahe zagadnienia. O tym jak zaawansowane bywają to „kontrole” świadczy fakt, że czas trwania niektórych czynności sprawdzających potrafi sięgać nawet roku.
Z uwagi na charakter czynności sprawdzających, w których przedsiębiorca oficjalnie nie uczestniczy – ograniczona jest możliwość monitorowania przebiegu i zakończenia działań urzędników. Dlatego sprawdzenie efektu składanych wyjaśnień będzie niekiedy wymagało dodatkowej aktywności ze strony przedsiębiorcy lub jego pełnomocnika.
Podsumowanie
Nigdy nie jest za późno, by przedyskutować poziom komfortu, jeśli chodzi o przygotowanie do kontroli. Niezależnie od tego, czy rozliczenia podatnika są częstym przedmiotem weryfikacji przez organy podatkowe, czy też przedsiębiorca dawno kontroli nie doświadczył, warto zastanowić się nad doborem odpowiednich rozwiązań.
Tekst został opublikowany w Rzeczpospolitej w dniu 31.05.2023 r.
Jak EY może pomóc
Postępowania podatkowe i sądowe
Rosnąca liczba obowiązków sprawozdawczych, zmieniające się przepisy i ryzyko coraz poważniejszych sankcji za ich naruszenie sprawiają, że fachowy doradca podatkowy ma kluczowe znaczenie. Wsparcie profesjonalnego doradcy jest szczególnie istotne w sytuacji ewentualnej kontroli podatkowej, gdy liczy się potrzeba pełnego zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy oraz osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w firmie.
Czytaj więcejLider
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Partner
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Partner
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Partner
Planowanie podatków krajowych
Doradztwo podatkowe EY w zakresie podatków krajowych łączy usługi planowania podatkowego i doradztwa. EY oferuje wnikliwe, obejmujące wiele krajów usługi, spójne na każdym etapie cyklu podatkowego: planowania, księgowości, sprawdzenia zgodności z przepisami i sporów podatkowych.
Czytaj więcejElektroniczne narzędzia w podatkach
Digitalizacja procesów podatkowych to wszechobecny trend. Korzyści związane z digitalizacją dostrzegły kilka lat temu polskie organy podatkowe zmieniając stopniowo formę oraz zakres przekazywanych przez podatników danych. Digitalizacja procesów podatkowych to nieodwracalny trend związany zarówno z wymogami biznesowymi jak i koniecznością sprostania wymogom organów podatkowych.
Czytaj więcejRachunkowość podatkowa i zarządzanie ryzykiem podatkowym
Specjaliści EY mogą pomóc Twojej firmie we wszystkich aspektach sprawozdawczości finansowej dla celów podatkowych. Świadczymy usługi doradcze w zakresie zagadnień, zasad, procesów, procedur i kontroli podatkowych.
Czytaj więcej
