Kontrola podatkowa: jak działają wezwania? Czy można przesunąć termin dostarczenia dokumentów?

Terminy i sankcje

Wezwania kierowane do podatników każdorazowo powinny wskazywać termin, w jakim żądanie ma zostać zrealizowane, oraz skutki prawne niezastosowania się do wezwania.

Przepisy przewidują, że strona, pełnomocnik strony, świadek lub biegły, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego nie przedstawili wyjaśnień lub dokumentów w wyznaczonym terminie, mogą zostać ukarani karą porządkową (obecnie do 3300 zł).

W przypadku gdy termin wskazany w wezwaniu okazuje się dla podatnika zbyt krótki (np. z uwagi na konieczność analizy obszernej dokumentacji źródłowej, dotarcia do dokumentacji archiwalnej, dokonania tłumaczeń), przed upływem terminu wskazanego w wezwaniu warto skontaktować się z kontrolującymi i wyjaśnić przyczyny, z powodu których podatnik wymaga dodatkowego czasu na przygotowanie wyjaśnień. Uzasadnienie zwłoki w dostarczeniu dokumentacji czy wyjaśnień warto zgłosić pisemnie z podaniem terminu dostarczenia przez podatnika żądanych dokumentów i wyjaśnień.

W takich sytuacjach urzędnicy albo wydają postanowienie o przedłużeniu terminu na przedstawienie wyjaśnień, albo (najczęściej) włączają pismo podatnika do akt sprawy i w sytuacji gdy przedłużenie jest z nimi uzgodnione, nie podejmują dodatkowych czynności.

Oczywiście nie można wykluczyć w takim przypadku nałożenia kary porządkowej, jednak praktyka pokazuje, że jeśli przedłużenie terminu jest dobrze zakomunikowane osobom odpowiedzialnym za kontrolę, to takie ryzyko jest bardzo niskie.

Wezwanie do usunięcia braków formalnych podania

Warto wspomnieć, że czym innym jest wezwanie do złożenia wyjaśnień lub dokumentów (np. w trybie art. 155 Ordynacji podatkowej, a czym innym wezwanie do usunięcia braków formalnych (np. na podstawie art. 169 Ordynacji podatkowej). Jeżeli podanie nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 7 dni), z pouczeniem, że niewypełnienie danego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Warto zauważyć, że termin ten ma charakter zawity i nie ulega przesunięciu. 

Podsumowanie

Każdy podmiot w trakcie prowadzenia działalności może zostać skontrolowany. W takiej sytuacji należy upewnić się, jaki jest zakres i termin wezwania, i skontaktować się z organem kontroli. Można tego dokonać samodzielnie lub z pomocą pełnomocnika. Już na tym etapie dobrze jest wyjaśnić cel żądania – pomoże to lepiej sprostać wymaganiom kontroli, zgromadzić niezbędne dokumenty i przygotować wyjaśnienia. Jeśli podatnik potrzebuje więcej czasu na wyjaśnienia, niż wskazano w wezwaniu, warto upewnić się, że z perspektywy formalnej termin może być wydłużony. Nie jest to możliwe, gdy wezwanie dotyczy usunięcia braków formalnych. W innych sytuacjach można przed upływem wskazanego w wezwaniu terminu w formie pisemnej wyjaśnić przyczyny nieprzedstawienia żądanych informacji/dokumentów w terminie i uzgodnić jego przedłużenie.