e-Faktury ustrukturyzowane oraz Krajowy System e-Faktur

Dnia 19 stycznia 2024 r. podczas briefingu prasowego Ministra Finansów ogłoszono przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów (dalej: MF) nie ujawniło jeszcze nowej daty obowiązkowego KSeF-u – zostanie ona ogłoszona po przeprowadzeniu audytu systemu. Minister podkreślił jednak, że nie nastąpi to w 2024 r., co oznacza, iż najwcześniejszą datą (i obecnie dość prawdopodobną) jest 1 stycznia 2025 r. Termin ten był już wcześniej przesuwany, natomiast warto w tym kontekście pamiętać, że zgoda wydana Polsce przez Komisję Europejską (dalej: KE) na wprowadzenie obowiązkowych e-Faktur wygasa już w 2026 r.

Aby utrzymać to uprawnienie, do 31 grudnia 2026 r. Polska musi złożyć oficjalny wniosek o przedłużenie (na który KE musi oczywiście odpowiedzieć), by móc nadal wymagać od podatników korzystania z KSeF-u po 1 stycznia 2027 r.

Wniosek ten musi zostać złożony wraz ze sprawozdaniem zawierającym ocenę: 1) skuteczności działań mających na celu zwalczanie oszustw związanych z VAT, unikania opodatkowania VAT, a także stopnia uproszczenia procedur poboru VAT oraz 2) wpływu tych środków na podatników z uwzględnieniem aspektu obciążeń administracyjnych i poniesionych kosztów. Powyższe mocno więc ogranicza możliwość dalszego przesuwania tego terminu. Jednocześnie ze strony MF płynie jednoznaczny komunikat, że wycofanie tych zmian nie jest w ogóle brane pod uwagę:

KSeF jest potrzebny polskiej gospodarce. Chcę to bardzo wyraźnie podkreślić – będzie wprowadzony. Musimy dbać o dochody budżetu, uszczelniać system i oczywiście informatyzować polską gospodarkę.

Andrzej Domański, Minister Finansów, briefing prasowy z 19 stycznia 2024 r..

Wśród dotychczas wykrytych problemów wskazano niewystarczającą przepustowość KSeF-u oraz problemy z kodem QR, który ma być stosowany na wizualizacjach faktur. Pełną listę kwestii wymagających naprawy/ wprowadzenia zmian ujawni dopiero przeprowadzony audyt.

W tym kontekście – zgodnie z zaleceniami MF – firmy powinny kontynuować aktywne przygotowania do wdrożenia KSeF-u, czyli nie wstrzymywać rozpoczętych projektów, by zapewnić sobie prawidłowe i terminowe przygotowanie do nowych obowiązków.

Co to jest e‑Faktura ustrukturyzowana oraz do czego służy KSeF?

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT (Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.; dalej: ustawa o VAT.) przez fakturę ustrukturyzowaną (e‑Fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF‑u wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie, za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2023 r. poz. 57 ze zm.).

Natomiast KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur (Art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT.), to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny z szablonem struktury logicznej (jej aktualnie obowiązująca wersja to FA(2)), który został udostępniony w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP (https://www.podatki.gov.pl/media/9466/dokumentacja‑struktury‑logicznej‑e‑Faktury‑fa‑2.pdf  (dostęp: 8.01.2024 r.).).

Występujące w tym pliku xml pola można podzielić na trzy grupy (patrz ramka: „Pola faktury ustrukturyzowanej”).

Czym więc różni się ustrukturyzowana e‑Faktura od zwykłej faktury elektronicznej (najczęściej występującej w formie pliku PDF)? Kluczową rolę odgrywa w tym przypadku format danych, który jest ściśle określony – e‑Faktura ma formę pliku xml, w którym zawarte są dane zgodne z ustalonymi standardami. Dodatkową, bardzo istotną różnicą między „nowymi” e‑Fakturami a fakturami elektronicznymi przesyłanymi dotychczas jest brak możliwości przesłania załączników do faktury tym samym „kanałem” – do faktury wysyłanej do KSeF‑u podatnicy nie mają możliwości dodania załącznika z dodatkowymi informacjami.

Tym KSeF różni się również od stosowanego przez wiele firm sposobu elektronicznego przesyłania/wymiany dokumentów handlowych i finansowych zwanego EDI (ang. Electronic Data Interchange). W EDI oprócz faktur przesyłane są przykładowo również takie dokumenty, jak: zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki itp.

Niemniej podatnicy, stosując funkcjonujące dotychczas „tradycyjne” faktury elektroniczne (niezależnie od kanału/sposobu ich przesyłania – czy to e‑mailem, czy w ramach EDI), będą zobowiązani do dostosowania się do wymogów systemu KSeF. Oczywiście w przypadku podmiotów korzystających z EDI wdrożenie KSeF‑u może być łatwiejszym procesem niż u podmiotów, które dotychczas opierały się w dużej mierze na papierowej wersji dokumentów. W przypadku tych pierwszych istotne jest jednak przeanalizowanie i zdecydowanie, w jakim zakresie i w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów ma koegzystować z obsługą KSeF‑u, a w jakim zakresie KSeF przejmie jego funkcjonalności.

Zakres podmiotowy, czyli dla kogo i w jakim zakresie e‑Faktury będą obowiązkowe, a dla kogo pozostaną rozwiązaniem fakultatywnym

Podmioty, które będą zobowiązane do wystawiania faktur za pomocą KSeF‑u, to przede wszystkim firmy mające swoją siedzibę na terytorium Polski oraz zagraniczne firmy posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (ang. fixed establishment, FE), które wystawiają faktury dokumentujące transakcje B2B zgodnie z polskimi przepisami o VAT.

Zgodnie z obecnymi planami i uchwalonymi przepisami nie będzie natomiast ani obowiązku, ani możliwości zdecydowania się na dobrowolne stosowanie e Faktur w transakcjach B2C (czyli między firmami a konsumentami). Mając na uwadze deklarowaną przez MF otwartość na postulaty przedsiębiorców i wątpliwości firm dotyczące proponowanych rozwiązań, można się spodziewać, że wypowiedź Ministra Finansów i nawiązanie do faktur B2C otworzy nową dyskusję na temat wprowadzonego w tym zakresie rozwiązania. Na ten moment trzeba jednak zakładać, że podatnicy będą nadal wystawiać faktury B2C w tradycyjny sposób, co wymaga dostosowania procesów do różnych form przygotowywania faktur dla krajowych przedsiębiorców, konsumentów oraz transakcji B2B zagranicznych (takich jak eksport czy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), w przypadku których odbiorca nie będzie korzystał z KSeF‑u).

Przed ostatnim ogłoszeniem o odroczeniu wejścia w życie obowiązkowego KSeF-u planowano, że podmioty zwolnione z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo) nie będą zobowiązane do używania KSeF‑u do przygotowania faktur B2B do 1 stycznia 2025 r. W tej chwili nie jest jednak jasne, czy podmioty zwolnione zostaną objęte obligatoryjnym stosowaniem KSeF-u z inną datą niż pozostali podatnicy. W przypadku utrzymania przesunięcia, tj. objęcia KSeF-em najpierw czynnych podatników VAT, a dopiero w późniejszym czasie podatników zwolnionych, brak obowiązku wystawiania faktur przez firmy zwolnione z VAT w terminie dla podatników VAT czynnych może nie oznaczać całkowitego braku obowiązku korzystania z KSeF‑u. Zgodnie z dotychczas planowanymi zasadami od momentu wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u dla podatników czynnych (czyli od 1 lipca 2024 r.) podatnicy VAT zwolnieni mieli mieć obowiązek przyjmować faktury zakupowe wystawiane na ich rzecz przez inne podmioty przy użyciu KSeF‑u bez konieczności wyrażania na to zgody. Jest duże prawdopodobieństwo, że takie zróżnicowanie obowiązków dla różnych grup podatników zostanie utrzymane.

Firmy zarejestrowane na VAT, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, ani zagraniczne podmioty bez rejestracji VAT w Polsce nie będą zobligowane do używania KSeF‑u. Specyficznym przypadkiem są jednak podmioty zagraniczne, które stosowały dotychczas samofakturowanie w przypadku transakcji z polskimi kontrahentami. Ich korzystanie z KSeF‑u nadal budzi wiele wątpliwości i napotyka praktyczne trudności (w tym chociażby problematyczne nadawanie uprawnień w związku z brakiem polskiego numeru NIP czy zapewnienie systemu akceptacji, którego nie posiada KSeF), przez co wiele firm rozważa nawet rezygnację z samofakturowania w takich przypadkach.

Chcąc określić, czy dany podmiot zagraniczny będzie zobowiązany do korzystania z e‑Faktur, należy ustalić, czy posiada on stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT na terytorium Polski, a jeśli posiada, to czy uczestniczy w analizowanych transakcjach. Sam fakt rejestracji takiej firmy dla celów VAT w Polsce nie jest decydujący w tej kwestii. Na dotychczasową praktykę polskich organów podatkowych w zakresie ustalania istnienia lub braku stałego miejsca prowadzenia działalności wprowadzenie KSeF‑u nie powinno mieć wpływu. Z tego też względu MF nie planuje publikacji dodatkowych wyjaśnień czy ogólnych interpretacji w tej sprawie (mimo że zagadnienie to jest złożone i nie zawsze łatwe do oceny w świetle zarówno szerokiego wachlarza stanowisk w interpretacjach indywidualnych, jak i wyroków – krajowych sądów administracyjnych oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej).

Informacja o tym, czy dany podmiot zagraniczny ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, nie będzie ogólnodostępna w żadnym z wykazów MF (choć na pewnym etapie było rozważane uwzględnienie jej na tzw. białej liście). W tym kontekście wartym rozważenia (i jedynym prawnie wiążącym) sposobem potwierdzenia tego statusu dla zagranicznych firm i ich kontrahentów jest uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej, by potwierdzić, czy, a jeśli tak, to w jakim zakresie będzie ich dotyczył obowiązek korzystania z KSeF‑u. Jest to bowiem temat istotny również dla polskich kontrahentów zagranicznych podmiotów – zarówno pod kątem wystawianych, jak i otrzymywanych faktur.

Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF‑u, które wystawią faktury dla zagranicznych kontrahentów operujących w Polsce, muszą dostarczyć im te faktury poza KSeF‑em, używając innego, uzgodnionego z danym kontrahentem środka. Najczęściej będzie to wizualizacja w PDF‑ie, przesłana e‑mailem, z kodem QR, utworzonym zgodnie z np. art. 106gb ustawy o VAT. Takie zagraniczne podmioty – jeśli nie będą posiadać stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju – nie będą miały obowiązku korzystania z KSeF‑u przy odbiorze faktur zakupowych od polskich dostawców, nawet jeśli faktura jest wystawiana na polski numer VAT tego zagranicznego podmiotu. Będą mogły korzystać z tego systemu na zasadzie dobrowolności, co jest czasami rozwiązaniem rozważanym w niektórych grupach podmiotów.

Numer KSeF – czym jest i jaki ma wpływ na deklarację VAT

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e‑Faktur. Jest on nadawany automatycznie dla dokumentu w chwili wystawienia faktury i będzie widoczny po autoryzacji i logowaniu do systemu KSeF. Składa się z 32 znaków, w tym następujących elementów: (i) NIP sprzedawcy (10 znaków) + (ii) data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD (8 znaków) + (iii) część techniczna składająca się z wartości generowanych automatycznie (2 × 6 znaków) + (iv) wyliczana automatycznie suma kontrolna (2 znaki), czyli np.: 9999999999‑20240101‑FFFFFF‑FFFFFF‑FF

Z uwagi na długość tego numeru (który będzie występować niezależnie od obowiązkowego, kolejnego numeru faktury nadawanego przez podatnika) wiele systemów księgowych musi zostać odpowiednio dostosowanych, by móc w nich przechowywać takie dane, co w niektórych przypadkach jest trudne (nie tylko ze względów technicznych). Warto jednak pamiętać, że docelowo (od 1 stycznia 2025 r.) numer ten będzie wskazywany obowiązkowo w ramach deklaracji i ewidencji VAT, czyli danych raportowanych w plikach JPK_V7M. 

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów opublikowanym 4 stycznia 2024 r. (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług; Dz.U. z 2024 r. poz. 13; dalej: Rozporządzenie.) będzie funkcjonował obowiązek wskazywania numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e‑Faktur w pliku JPK_VAT z deklaracją. Z uwagi jednak na przesunięcie wejście w życia obowiązkowego KSeF-u na ten moment nie jest znany termin wprowadzenia takiej zmiany.

Jak wskazano w uzasadnieniu do Rozporządzenia, obowiązkowe zamieszczenie numeru KSeF w ewidencji ma służyć „lepszemu rozliczaniu się przez podatników poprzez zapewnienie wiarygodności ewidencjonowanych faktur, a także do łatwiejszych analiz dla administracji rozliczeń dokonywanych przez podatników (https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12378155/katalog/13013006#13013006: dostęp: 8.01.2024 r.).

Oczywiście numer identyfikacyjny faktury w KSeF‑ie ma być wskazywany w pliku JPK_V7M jako dodatkowa informacja, nie będzie zastępował obecnego numeru faktury.

Co istotne, wymogi te odnoszą się zarówno do faktur:

• wystawionych przy użyciu KSeF‑u, jak i
• wystawionych w postaci elektronicznej, według wzoru faktury udostępnionego na podstawie np. art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, w okresie awarii lub niedostępności (także po stronie podatnika, w tzw. trybie offline) i następnie przesłanych, zgodnie z obowiązkiem zawartym w przepisach ustawy o VAT, do KSeF‑u po ustaniu odpowiednio awarii lub niedostępności.

Po przesłaniu do KSeF‑u faktury te powinny mieć już bowiem przydzielony numer identyfikujący, który trzeba następnie zaraportować w deklaracji. Powyższa zmiana oraz inne zmiany wynikające z tego Rozporządzenia, jak np. uwzględnienie skrócenia podstawowego terminu zwrotu z 60 do 40 dni, wymagają modyfikacji struktury logicznej JPK_V7M.

Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że pobieranie i przechowywanie we własnym systemie rozliczeniowym numeru KSeF staje się kluczowe już nie tylko w kontekście.

• zlecania płatności (które miało funkcjonować już od 1 lipca 2024 r. w przypadku płatności realizowanej w mechanizmie podzielonej płatności oraz od 1 stycznia 2025 r. w przypadku pozostałych płatności), ale również dla efektywnego raportowania VAT w systemach księgowych,
  
• prawidłowego wystawiania faktur korygujących (trzeba go będzie wskazać w sekcji „DaneFaKorygowanej” obok daty wystawienia faktury korygowanej oraz numeru faktury korygowanej nadanego w ramach wewnętrznej numeracji podatnika – oczywiście z wyłączeniem sytuacji, gdy przedmiotem korekty jest faktura wystawiona poza KSeF‑em).

W drugim przypadku, aby faktura korygująca mogła zostać z sukcesem wystawiona za pomocą KSeF‑u w sytuacji, gdy odnosi się ona do faktury pierwotnej wystawionej poza tym systemem, a więc nie będzie zawierać numeru KSeF faktury korygowanej (co może być często spotykaną sytuacją w szczególności w trakcie kilku pierwszych miesięcy), konieczne jest odpowiednie wypełnienie pola „NrKSeFN” (wskazując w nim „1”). Więcej: https://www.podatki.gov.pl/media/9512/broszura‑informacyjna‑struktury‑logicznej‑fa‑2.pdf (dostęp: 8.01.2024 r.).

Faktury w trybie offline – kiedy będą wystawiane i z jakimi wyzwaniami wiąże się ten proces

Mogą zaistnieć sytuacje o charakterze awaryjnym, gdy wysłanie faktury do KSeF‑u będzie niemożliwe. W takich przypadkach podatnicy mają możliwość korzystania z tzw. trybu faktur offline. Uwzględniając różne przyczyny takiego stanu, w przepisach wyróżniono:

1. awarie KSeF‑u (ze szczególnym wyróżnieniem awarii KSeF‑u w sytuacji kryzysowej),
2. niedostępność KSeF‑u oraz
3. brak możliwości wysyłki faktury do KSeF‑u z przyczyn leżących po stronie podatnika.

Awaria KSeF‑u

W sytuacji awarii KSeF‑u informacja o jej trwaniu będzie dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (dalej: BIP MF) oraz przez specjalne oprogramowanie interfejsowe. Systemy ERP i narzędzia do wystawiania faktur używane przez podatników mogą integrować się z interfejsem MF, co umożliwi automatyczne sprawdzanie dostępności KSeF‑u. W okresie awarii faktury będą wystawiane według standardowego wzorca i przekazywane nabywcy w uzgodniony sposób, z pominięciem KSeF‑u, np. przez e‑mail w formie PDF‑u. Datę wystawienia faktury w takich przypadkach będzie stanowiła data wskazana w polu P_1.

Po ustaniu awarii podatnik będzie miał obowiązek przesłać fakturę ustrukturyzowaną do KSeF‑u w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii, uzyskując numer KSeF.

Awaria a sytuacja kryzysowa

W przypadku braku możliwości umieszczenia informacji o awarii w BIP MF informacje o sytuacjach nadzwyczajnych (takich jak zagrożenie kraju) będą przekazywane w środkach masowego przekazu. Faktury mogą być wówczas wystawiane tradycyjnie (papierowo lub elektronicznie), bez konieczności ich późniejszego wysyłania do KSeF‑u. Warto jednak zaznaczyć, że tryb ten jest zarezerwowany na naprawdę wyjątkowe sytuacje – wojna, klęska żywiołowa itd.

Niedostępność KSeF‑u

W przypadku krótkotrwałej niedostępności KSeF‑u podatnicy również będą wystawiać faktury offline. Niedostępność KSeF‑u – o czym zapewnia MF – ma być traktowana jako wydarzenie o charakterze krótkotrwałym i zaplanowanym, o którym wcześniejsza informacja zostanie przekazana za pomocą BIP MF. Podobnie jak przy awarii KSeF‑u w przypadku niedostępności tego systemu podatnicy będą wystawiać faktury według tego samego wzorca – struktury logicznej e‑Faktury JPK_FA(2) – oznaczone kodem QR i przekazywane nabywcy w uzgodniony z nim sposób, z pominięciem KSeF‑u. Ważne jest jednak, aby faktura taka została wysłana do KSeF‑u nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności w celu przydzielenia numeru KSeF.

„Awaria” po stronie podatnika, czyli brak możliwości wysyłki leżący po stronie wystawcy faktury

Podatnik może również wystawić fakturę offline, jeśli nie ma możliwości skorzystania z KSeF‑u z przyczyn leżących po jego stronie. Ustawodawca założył, że takie sytuacje po stronie podatnika będą jednak bardzo krótkotrwałe – w praktyce będą trwały nie dłużej niż jeden dzień roboczy. Fakturę w tym trybie należy bowiem przesłać do KSeF‑u nie później niż następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Jest to oczywiście znaczące ograniczenie i powinno być uwzględnione w procesie fakturowania dostosowanym do przedmiotowych zmian oraz w funkcjonalnościach narzędzi wykorzystywanych do jego obsługi.

Powyższe zasady przygotowywania faktur w trybach awaryjnych odnoszą się do wszystkich rodzajów wystawianych faktur, w tym faktur korygujących. Niemniej, chcąc skorygować fakturę przygotowaną w trakcie awarii KSeF‑u, można to zrobić dopiero po nadaniu jej numeru KSeF.

Podsumowując, przedsiębiorcy muszą skrupulatnie przeanalizować powyższe przypadki, aby efektywnie przygotować się do wystawiania i/lub odbierania faktur offline w sytuacjach awaryjnych. Czas reakcji, a także skutki podatkowe są kluczowe dla utrzymania płynności procesów finansowych w przypadku niedostępności KSeF‑u. Warto mieć na uwadze, że podejście do faktur offline może różnić się między sprzedawcami a nabywcami. Wymaga to jednak porozumienia i wcześniejszej koordynacji procesów pomiędzy stronami transakcji, co jest kolejnym z elementów mogących wpływać na konieczność aktualizacji postanowień umownych w związku z wdrożeniem KSeF‑u w firmie.

To tylko jeden z praktycznych aspektów, który może stanowić wyzwanie w procesie przygotowywania się na awarie. Oprócz kwestii technicznych (czyli zapewnienia rozwiązań technologicznych, które będą sprawnie obsługiwać proces fakturowania w trakcie awarii oraz po jej zakończeniu) istotne jest również odpowiednie zarządzenie aspektami podatkowymi (np. prawidłowe ustalanie daty otrzymania faktury wystawionej w trakcie awarii w zależności od momentu nadania jej numeru identyfikacyjnego) oraz biznesowymi (jak decyzja, czy w ogóle będą wystawiać faktury w trybie offline, a także – niezależnie od powyższego – czy zdecydują się na odliczanie VAT z faktur zakupowych wystawionych offline jeszcze przed „ściągnięciem” z KSeF‑u tej wersji, która już do systemu zostanie wysłana). Niezależnie od przyjętego podejścia warte rozważenia jest uregulowanie poszczególnych kroków i działań w wewnętrznych procedurach, by były one łatwo dostępnym i praktycznym wsparciem w sytuacjach awaryjnych, tak aby utrudnienia w procesie fakturowania nie wpływały negatywnie na prowadzony biznes.

Autoryzacja w KSeF‑ie

Proces przygotowania organizacji do korzystania z KSeF‑u musi uwzględniać również wyznaczenie osób, które będą miały do niego dostęp w imieniu podatnika, ustalenie zakresu ich uprawnień (do wystawiania i wysyłki/odbioru/podglądu faktur itd.) oraz nadanie ich formalnie poprzez odpowiednie zgłoszenie tego faktu i autoryzację. Warto pamiętać, że za proces wystawiania faktur obecnie najczęściej odpowiedzialny jest przedsiębiorca (nawet w przypadku, gdy jego rozliczenia podatkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe lub doradcę). W niektórych przypadkach wdrożenie KSeF‑u może być przyczyną zmiany tego procesu lub osób za niego odpowiedzialnych, dlatego warto pamiętać, że nadanie uprawnienia do wystawiania faktur czy pracownikom, czy obsługującym firmę księgowym, czy doradcom musi być poprzedzone autoryzacją tych podmiotów w KSeF‑ie. Każdy podmiot, który chce korzystać z KSeF‑u, zobowiązany jest do dokonania weryfikacji swojej tożsamości. W przepisach przewidziane zostały cztery sposoby uwierzytelniania obsługi e‑Faktur w KSeF‑ie (patrz ramka: „Sposoby uwierzytelniania obsługi e‑Faktur w KSeF‑ie”).

Sposoby uwierzytelniania obsługi e‑Faktur w KSeF‑ie to:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis zaufany,
• token,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Co do zasady w celu nadania osobie fizycznej uprawnień do korzystania z KSeF‑u konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW‑FA (https://www.podatki.gov.pl/media/7525/zaw‑fa‑01‑18.pdf: dostęp: 8.01.2024 r.) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego – albo elektronicznie, albo papierowo. Formularz ZAW‑FA stosuje się również w przypadku zmiany uprawnień do korzystania z KSeF‑u, w tym ich odbioru. Gdy więc firma chce upoważnić daną osobę w celu obsługi jej faktur do korzystania z KSeF‑u i będzie się ona autoryzować za pomocą podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub tokena, musi uprzednio zgłosić to w formularzu ZAW‑FA. Wyjątkiem jest uwierzytelnianie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (w takim przypadku nie jest konieczne zgłaszanie osoby, która ma być uprawniona do korzystania z KSeF‑u). Natomiast w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą złożenie tego zawiadomienia będzie konieczne tylko wtedy, gdy podpis nie będzie zawierał danych typu NIP lub PESEL.

Poszczególne sposoby uwierzytelniania mogą różnić się od siebie wygodą stosowania dla użytkownika, poziomem bezpieczeństwa czy kosztami implementacji, dlatego warto przeanalizować, który z nich jest dla danego podmiotu najdogodniejszy.

Przykładowo token nie jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, dlatego też w KSeF‑ie nie będzie widoczna informacja, która osoba z niego skorzystała do komunikacji z KSeF‑em. W praktyce jest to jednak bardzo sprawne i często preferowane przez użytkowników rozwiązanie, choć trzeba pamiętać o konieczności zabezpieczania dostępu do tokenu w przypadku osób niepowołanych (który jako ciąg znaków nie jest sam w sobie zabezpieczony przed kopiowaniem ani udostępnianiem).

Oczywiście dostęp do wybranych faktur będzie też istotny dla podmiotów zasadniczo niekorzystających z KSeF‑u, zainteresowanych fakturami wystawianymi przez ten system w roli nabywcy, czyli np. dla firm zagranicznych. W takich przypadkach możliwy jest również anonimowy dostęp do pojedynczych e‑Faktur, który nie wymaga posiadania ww. uprawnień. Żeby uzyskać dostęp do konkretnej faktury w KSeF‑ie, należy podać następujące dane:

• numer identyfikujący fakturę w KSeF‑ie,
• numer faktury,
• NIP lub numer innego identyfikatora nabywcy albo informację o jego braku,
• imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informację o braku tych danych,
• kwotę należności ogółem.

Poprawność e‑Faktur a nowy wymiar kontroli podatkowych

Przygotowanie organizacji do sprawnej obsługi KSeF‑u (w tym: wystawiania prawidłowych e‑Faktur, zapewnienia odpowiednich procesów weryfikacji faktur zakupowych, obsługi sytuacji awaryjnych i wiele innych) to projekt kompleksowy i wymagający. Wdrażając KSeF, firmy spotykają się z bardzo szerokim wachlarzem różnego rodzaju wyzwań oraz wątpliwości natury podatkowej, procesowej czy technologicznej, uzależnionych od wykorzystywanych systemów i źródeł danych, zakresu informacji wskazywanych na fakturach, specyfiki prowadzonej działalności czy chociażby sposobu ustawienia procesów wewnętrznych i kompetencji. Wśród obszarów problematycznych pod kątem merytorycznym firmy wskazują często: dostosowanie procesu wystawiania faktur korygujących, powiązanie płatności z identyfikatorem KSeF (w tym w szczególności z identyfikatorem zbiorczym), samofakturowanie, załączniki do faktur, weryfikację poprawności faktur zakupowych, faktury uproszczone i paragony czy chociażby dostosowanie umów z kontrahentami do „realiów” KSeF‑u. Są to jednak tylko przykłady, bo w praktyce kluczowe jest indywidualne i kompleksowe podejście, które końcowo zapewni sprawny, bezpieczny i przede wszystkim prawidłowy proces fakturowania.