Wdrożenie e-Faktur to transformacja. Podatki w erze digital

E-Faktury – cel wprowadzenia i korzyści

E-Faktury – wyzwania, czyli z czym w praktyce mierzą się firmy

Czy podatnicy są gotowi na wdrożenie KSeF-u? Według danych Ministerstwa Finansów (MF) stan prac wdrożeniowych wśród przedsiębiorców nie może być określony jako zaawansowany. Wedle danych z września 2023 r. obecnie zaledwie kilka tysięcy przedsiębiorców wystawia faktury w systemie KSeF. Może być to spowodowane tym, że bardzo duża liczba przedsiębiorców czekała z wdrożeniem na opublikowanie drugiej wersji struktury e-Faktury, która obowiązuje od dnia 1 września 2023 r. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się wcześniej dostosować swoje procesy do automatyzacji, by mieć czas na testowanie i dostosowanie zawczasu, jeszcze zanim, do dnia 1 lipca 2024 r., powszechne fakturowanie elektroniczne stanie się obowiązkowe. Planując wdrożenie systemu, z pewnością warto przewidzieć odpowiednio dużo czasu na jego przetestowanie, gdyż jest to zupełnie inna implementacja, niż była w przypadku JPK, pod względem zarówno procesowym, jak i merytorycznym. Z pewnością wdrożenie systemu w dużych organizacjach ze względu na skalę ich działania będzie wymagało więcej czasu, tak więc pozostały okres 9 miesięcy do momentu wejścia w życie obowiązku e-Fakturowania to dla tego typu podmiotów najwyższy czas, by rozpocząć przygotowania. Warto mieć świadomość, że nie wszystkie podmioty skorzystają z darmowych narzędzi oferowanych przez MF (z zasady są one przeznaczone głównie dla mikrofirm, które miesięcznie wystawiają po kilka – kilkanaście faktur). Firmy prowadzące mocniej rozbudowaną działalność będą potrzebowały bardziej zaawansowanych rozwiązań z odpowiednimi funkcjonalnościami, które mogą dodatkowo usprawnić proces fakturowania i zmniejszyć ryzyko błędów.

Na co wobec tego należy zwrócić uwagę wdrażając KSeF w organizacji? Wśród wyzwań warto podkreślić:

1. brak świadomości personelu o wadze i złożoności zmian związanych z wprowadzeniem KSeF-u;
2. właściwie przeprowadzona faza analityczna (przed- i okołowdrożeniowa);
3. konieczność weryfikacji, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia e-Faktury;
4. zgodność z przepisami a zachowanie wydajności procesów;
5. testowanie poprawności księgowań otrzymanych faktur za pośrednictwem KSeF-u;
6. dostosowanie systemów IT do nowego, ściśle określonego standardu faktury;
7. sytuacja polskiej spółki versus sytuacja grupy kapitałowej (siedziba spółki w innym kraju);
8. odpowiednie przygotowanie do tzw. real time reportingu;
9. testowanie poprawności wystawianych faktur;
10. trudności w porównaniu rozwiązań do obsługi e-Faktur;
11. dostosowanie systemów do dwutorowego wystawiania i odbierania faktur (np. zagraniczne faktury zakupowe).
    

Trzeba wprost powiedzieć, że wdrożenie KSeF-u to dosyć ambitny projekt, mający dużo korzyści, ale też wiele kwestii, na które trzeba zwrócić uwagę, by cały proces przebiegł sprawnie i zakończył się pełnym sukcesem – czyli wprowadzeniem sprawnie funkcjonującej, prawidłowej i efektywnej obsługi e-faktur. Jest to także projekt wymagający indywidualnego podejścia. 

Wdrożenie KSeF-u  – korzyści oraz perspektywa Ministerstwa Finansów 

Na korzyści związane z implementacją e-Faktur można spojrzeć zarówno z perspektywy administracji publicznej, jak i podatników.

Wdrożenie e-Faktur to wyzwania po stronie nie tylko przedsiębiorców, lecz także MF, które bierze na siebie ciężar zachowania sprawnego obrotu gospodarczego i zapewnienia stabilnego rozwiązania. Dlatego tak duża dbałość o odpowiednie przygotowanie rozwiązania dla przedsiębiorców i branie pod uwagę ich głosu w tej sprawie. Proces konsultacji podatkowych odnośnie do KSeF-u obejmował m.in. organizacje przedsiębiorców, księgowych, doradców podatkowych i biegłych rewidentów, dostawców oprogramowania i różne grupy branżowe. Stąd m.in. wydłużenie vacatio legis do dnia 1 lipca 2024 r., a dla małych podatników – do stycznia 2025 r.; wprowadzenie trybu offline’owego fakturowania w przypadku pojawienia się u podatnika awarii. W trakcie fakultatywnego funkcjonowania systemu KSeF zmodyfikowano też model uprawnień, dostosowując go do jednostek samorządu terytorialnego, do grup VAT. Od września 2023 r. wprowadzono również możliwość obsługi identyfikatora wewnętrznego dla podatników, którzy działają de facto pod jednym NIP-e, ale wewnętrznie mają wyodrębnione jednostki organizacyjne.

E-Faktury w KSeF-ie – jak dobrze przeprowadzić wdrożenie

Wymóg stosowania e-Faktur wpłynie na działalność przedsiębiorstwa w kilku wymiarach, w tym: technicznym (IT), procesowym, podatkowym oraz optymalizacyjnym. Trzeba dobrze zarządzić procesem zmiany, m.in. w obszarze komunikacji.

Punktem wyjścia do działań powinno być stworzenie interdyscyplinarnego zespołu, który będzie się zajmował wdrożeniem e-Faktur. W przypadku zaś spółek zagranicznych warto się upewnić, czy ich status pod kątem miejsca prowadzenia działalności jest ustalony, a najlepiej potwierdzony interpretacją indywidualną.  

Jakie dalsze plany w obszarze KSeF-u ma MF?  

Do obowiązującej od 1 września 2023 r. struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej (FA2) MF opublikowało obszerne wyjaśnienia w formie broszury, które mogą pomóc w obligatoryjnym wdrożeniu obsługi e-Faktur. 

Ministerstwo podkreśla jednak, że niezależnie od dodatkowych materiałów, które będą jeszcze przez nie publikowane, by wesprzeć podatników w przygotowaniach czy planowanych drobnych zmianach (bardziej o charakterze doprecyzowującym i uzupełniającym) w KSeF-ie, które mogą zostać wprowadzone przed 1 lipca 2024 r. nie warto czekać z rozpoczęciem przygotowań, bo czasu zostało już stosunkowo niewiele.