Podatek u źródła. Przegląd stosowania procedury WHT

Zabezpieczenie prawidłowości rozliczeń w zakresie podatku u źródła m.in. poprzez przygotowanie właściwej procedury, określającej zasady rozliczania podatku od należności wypłacanych podmiotom zagranicznym w dalszym ciągu jest bardzo znaczącym wyzwaniem dla wielu członków zarządów, CFO czy dyrektorów finansowych. Szczególną rolę w procedurze WHT odnosi płatnik, którego ustawodawca zobowiązał do dochowania należytej staranności w rozliczeniach z kontrahentami.  

Od 2019 r. nałożono na płatników podatku u źródła (WHT) obowiązek dochowania należytej staranności podczas weryfikowania warunków do skorzystania ze zwolnienia/ preferencyjnej stawki WHT wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W przepisach nie zostały jednak uregulowane jednoznaczne kryteria opisujące, jakie działania stanowią podstawę do uznania, że należyta staranność została dochowana. W praktyce w celu zapewnienia dochowania należytej staranności spółki wprowadzają instrukcje/procedury postępowania w zakresie poboru WHT zawierające opis czynności podejmowanych w ramach przedmiotowej weryfikacji.

Organy podatkowe w trakcie kontroli w obszarze WHT sprawdzają, czy spółka działając jako płatnik dochowała należytej staranności przy stosowaniu zwolnienia/obniżonej stawki m.in. poprzez weryfikację sposobu wypełnienia przez spółkę obowiązków określonych w instrukcji/ procedurze WHT.

W przypadku uznania, że spółka nie dochowała należytej staranności organy mogą zakwestionować zasadność skorzystania ze zwolnienia/obniżonej stawki WHT, a w niektórych przypadkach także nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe.

Systematyczna analiza realizacji przez firmę obowiązków wynikających z dokumentów wewnętrznych regulujących postępowanie w zakresie poboru WHT, w szczególności w obszarze prawidłowego dokumentowania wykonywanych czynności jest szczególnie zalecanym działaniem.