Brytyjskie SFO (Serious Fraud Office – Biuro ds. Poważnych Nadużyć Finansowych) opublikowało wytyczne dla firm chcących podjąć współpracę z instytucją w trakcie prowadzonego przeciwko nim dochodzenia w zakresie nadużyć finansowych.
SFO, czyli brytyjski odpowiednik CBA
SFO(1) (Serious Fraud Office – Biuro ds. Poważnych Nadużyć Finansowych) to specjalistyczna brytyjska służba dedykowana zwalczaniu nadużyć i korupcji, powołana w 1988 roku. Z przymrużeniem oka można by ją nazwać brytyjskim CBA. SFO skupia się jedynie na największych i najbardziej złożonych nadużyciach w Wielkiej Brytanii. Od sierpnia 2018 r. na czele SFO stoi Lisa Osofsky, posiadająca bogate doświadczenie wyniesione z wieloletniej pracy w służbach amerykańskich.
Dobrej prasy SFO nie przysporzyła niedawna decyzja Lisy Osofsky (2) o zamknięciu szeregu nieprzynoszących pożądanych efektów postępowań, rozpoczętych jeszcze przed objęciem przez nią stanowiska. Mimo iż pogodzenie się z kosztami, wydaje się bardziej pragmatycznym podejściem niż trwonienie budżetowych pieniędzy, to w oczach niektórych mogło ono zachwiać autorytetem SFO.
Wytyczne SFO – jak firma powinna współpracować ze służbą
16 sierpnia 2019 roku Serious Fraud Office opublikowało wytyczne (3) , w jaki sposób firma, przeciwko której toczy się postępowanie może współpracować ze służbą. Co znaczy owa współpraca, o której pisze SFO? Chodzi o dobrowolną pomoc agencji przy śledztwie ale wykraczającą poza granice do których spółkę i tak zobowiązuje już prawo.
Wytyczne odnoszą się specyficznie do szeregu typów materiałów dowodowych, które mogą zostać udostępnione SFO – w tym dokumentacji fizycznej i cyfrowej, dokumentacji finansowej i księgowej oraz udokumentowanych zeznań świadków.
Poza tym co zabezpieczyć, spółka powinna również wiedzieć jak to prawidłowo zrobić. W odniesieniu do każdego typu dowodów SFO wskazuje szereg dobrych praktyk w zakresie ich zabezpieczania, przechowywania i udostępniania. Służba zwraca też uwagę na istotność zachowania ciągłości wiedzy w organizacji, tak by możliwe było skorzystanie z zebranego materiału. Chodzi tu między innymi o zachowanie haseł i kluczy dostępu, ale również zapewnienie odpowiedniego przepływu wiedzy od pracowników opuszczających organizację.
Co więcej, SFO przytacza również szereg działań których należy unikać, ponieważ mogą doprowadzić do naruszenia integralności materiału dowodowego lub wpływać na przebieg śledztwa.
Współpraca obejmuje również wykrywanie podejrzeń o wykroczenia i przestępstwa wraz ze wskazywaniem osób odpowiedzialnych. Firma nie może przy tym kierować się stażem pracy czy stanowiskiem osoby podejrzanej. Instytucja podkreśla w wytycznych, że prawdziwa współpraca, wyklucza chronienie jakichś osób czy kierowanie podejrzeń na inne, manipulację dowodami, zeznaniami czy przemilczanie niewygodnych kwestii.
SFO zwraca też uwagę na maksymalnie szybkie przekazanie podejrzeń agencji i o ile to możliwe powstrzymanie się od przesłuchiwania świadków i przedstawiania im jakichkolwiek materiałów dowodowych. Wytyczne mówią też o stworzeniu przez firmę możliwości przeprowadzenia rozmów z pracownikami czy agentami, a nawet, jeśli jest to konieczne zorganizowanie ich powrotu do Wielkiej Brytanii.
Taka dobrowolna współpraca może być brana pod uwagę przy ustalaniu wysokości potencjalnych kar. SFO nie gwarantuje jednak, że każda współpraca będzie automatycznie owocować łagodniejszymi karami. Każdy przypadek ma być rozpatrywany indywidualnie.
