Jak wyglądają obciążenia w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych w Czechach? Czy na Litwie prawo zezwala pracownikowi na pracę zdalną? A jeżeli tak, czy ustawodawstwo określa obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z wykonywaną w tym kraju pracą zdalną? Czy w Rosji istnieją obowiązki imigracyjne, które pracodawca lub pracownik muszą spełnić w celu legalizacji pobytu pracownika wykonującego w tym kraju pracę zdalną? 

Odpowiedzi na te i setki innych pytań dotyczących pracy zdalnej wykonywanej za granicą znajdziesz w najnowszym raporcie EY: Praca zdalna pod kontrolą.

Pandemiczna rzeczywistość i wprowadzane przez rządy lockdowny zmusiły firmy na całym świecie do stawienia czoła wyzwaniom wynikającym z szybkich zmian modeli pracy. W wielu krajach pracodawcy dali swoim pracownikom możliwość pracy zdalnej. Okazało się, że pracownicy nie tylko z chęcią wykorzystują możliwość tzw. „home office”. Na przykład chcą pracować zdalnie z obcego kraju, w którym  mieszkają ich rodziny lub gdzie mogą w czasie wolnym cieszyć się lepszą pogodą. Są również sytuacje, gdy pracownicy są zmuszeni do pozostania za granicą z powodu zamkniętych granic lub odwołanych lotów. Gdy wykonywanie pracy wymaga jedynie dostępu do internetu i podstawowych narzędzi takich jak laptop, nie ma ograniczeń, aby pracownicy mogli przebywać i pracować w innej lokalizacji niż siedziba ich pracodawcy.

I choć praca zdalna wykonywana za granicą nie ma negatywnego wpływu na warunki finansowe pracodawcy, terminowość dostaw czy projektów realizowanych dla klientów może ona rodzić szereg dodatkowych obciążeń podatkowych i prawnych, z których niewywiązanie się może rodzić dla firmy ryzyko reputacyjne.

Czy znasz ryzyka związane z pracą zdalną wykonywaną przez pracownika za granicą?

Często pracownicy nie zdają sobie sprawy, że praca zdalna z zagranicy wykonywana nawet przez krótki czas (1-3 miesiące) może powodować różnego rodzaju ryzyko. Zwiększa się ono, gdy dyrektorzy działu kadr i płac nie mają w ogóle świadomości, że ich pracownicy pracują za granicą.

W zależności od kraju praca zdalna może wiązać się z różnego rodzaju obciążeniami podatkowymi, koniecznością zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne/zdrowotne w kraju wykonywania pracy i szeregiem innych ryzyk. W publikacji Pracownik za granicą informowaliśmy, że w sytuacji gdy związek pracownika z Polską można kwestionować (np. przez brak stałego miejsca zamieszkania w Polsce). Znacznie wzrasta wówczas ryzyko wystąpienia opodatkowania za granicą, a w skrajnych przypadkach  uznania  wyjazdu za podróż służbową lub delegowanie pracownika. Niekontrolowana praca zdalna z zagranicy rodzi również ryzyko niezabezpieczenia kwestii związanych z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym. W przypadku niedopełnienia obowiązków względem instytucji ubezpieczeniowych może wiązać się to z trudnościami w dostępie do opieki medycznej w nagłych wypadkach/koniecznością uiszczenia znacznych kwot z tytułu udzielenia pomocy medycznej, a także problemami w uzyskaniu świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego w przypadku wypadku przy pracy.

Pracodawcy muszą odpowiedzieć sobie na pytanie czy znane są im  lokalne systemy obcych jurysdykcji, w których pracownicy faktycznie przebywają. To często oni są bowiem odpowiedzialni za to, by procedury i rozliczenia  pracowników pozostały zgodne z miejscowym prawem. Gdy pracowników przebywających za granicą można liczyć w dziesiątkach lub setkach, pytań i wątpliwości z tym związanych może być wiele.

Odpowiedzi na wszystkie pytania w jednym miejscu

EY rozumie wyzwania, przed którymi stoją działy HR i dyrektorzy operacyjni, gdy ich pracownicy wykonują pracę zdalnie z zagranicy. Dlatego nasi eksperci przygotowali raport „Praca zdalna pod kontrolą”.

Celem raportu jest wskazanie, jak praca zdalna wpływa na organizacje biznesowe w całej Unii Europejskiej i innych krajach z perspektywy zarówno pracodawców jak i pracowników. Raport omawia regulacje prawne i podatkowe oraz ryzyko związane z pracą zdalną występujące w 16 krajach. Zagadnienia, które zostały omówione w raporcie dotyczą:

• podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT),
• ubezpieczeń społecznych i opieki zdrowotnej,
• przepisów imigracyjnych,
• prawa pracy i innych przepisów prawa (w tym dotyczących zmian wynikających z COVID).