JPK_V7M - przed wysłaniem pierwszego (i kolejnych) pamiętaj o… | JPK VAT 

W przypadku rozliczania podatku VAT za okresy miesięczne podatnik ma obowiązek wysyłki nowej struktury pliku JPK_V7M do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Natomiast w sytuacji, gdy przedsiębiorca wybrał kwartalne rozliczanie podatku VAT, za dwa pierwsze miesiące danego kwartału dokonuje wysyłki części ewidencyjnej natomiast cześć deklaracji przesyłana jest wraz z ewidencją za trzeci miesiąc kwartału. Zlikwidowano przy tym załączniki wymagane przy składaniu dotychczasowych deklaracji VAT tj. VAT-ZZ, VAT-ZD oraz VAT-ZT. 

Pamiętaj o okresie przejściowym

Wiele wątpliwości wzbudzają w podatnikach zasady raportowania w okresie przejściowym. Dlatego należy przypomnieć, że do końca września 2020 roku rozliczenia należy dokumentować w formie tradycyjnej czyli deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz pliku JPK VAT. Struktura ta będzie cały czas funkcjonowała gdyż w sytuacji konieczności złożenia korekty za ten okres konieczne będzie przedłożenie deklaracji oraz pliku JPK VAT zgodnie ze starą strukturą. Po wejściu w życie nowych przepisów tj. od października 2020 r. raportowanie odbywać się będzie już według nowych reguł.

Analogiczne zasady należy stosować przy raportowaniu pojedynczych dokumentów. Ważne będą bowiem zasady obowiązujące w miesiącu, w którym zgodnie z przepisami lub praktyką VAT powinna zostać wykazana dana faktura lub inny dokument ujmowany w rozliczeniach VAT. Przykładowo faktury księgowane we wrześniu, ale wykazywane w rozliczeniu za październik będą wykazywane w nowym pliku JPK_V7M z pełnym uwzględnieniem nowych zasad raportowania.

Sprawdź kiedy stosować nowe rozwiązania

Poza standardowymi danymi, które dotychczas były podawane w deklaracji VAT oraz pliku JPK_VAT, podatnicy będą zobowiązani do ustalenia i wskazania całego szeregu nowych danych. Wśród nich jest oznaczenie określonych grup towarów i usług (GTU) oraz procedury szczególne.

Obowiązek definiowania sprzedaży niektórych towarów dotyczyć będzie m.in.: sprzedaży napojów alkoholowych, tytoniu, elektroniki, samochodów i ich części. Wskazana została również kategoria usług niematerialnych, których wyliczenie (znajdujące się w rozporządzeniu wykonawczym ministra finansów z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług) na potrzeby VAT odbiega od definicji z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Kolejną nowością są oznaczenia dotyczące procedur czy też wybranych dokumentów np. odnośnik TP dotyczący transakcji z podmiotami powiązanymi.

Nowych elementów, czyli takich dwu, czy trzy literowych oznaczeń towarów i usług czy też procedur nie trzeba uwzględniać na fakturach (z wyjątkiem obowiązkowego oznaczenia dotyczącego mechanizmu podzielonej płatności). Muszą one być jednak wykazywane w JPK_V7M. Gdy zaistnieje konieczność przedstawienia kilku oznaczeń dotyczących danej faktury należy zachować ich kolejność w sposób narzucony przez Ministerstwo Finansów.

Przez dłuższy okres dużo kontrowersji budził obowiązek stosowania nowych znaczników w odniesieniu do zakupowych transakcji pojawiających się w rozliczeniach VAT zarówno ze strony podatku należnego jak i naliczonego, takich jak np. import usług czy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. W przypadku takich zakupów nie ma konieczności wykazywania oznaczeń towarów i usług (GTU) natomiast obowiązkowe jest już oznaczenie procedur. Innymi słowy, przy nabyciu usług doradczych od podmiotu należącego do tej samej grupy kapitałowej nie ma konieczności zastosowania oznaczenia dla usług niematerialnych natomiast po spełnieniu definicji konieczne będzie zaznaczenie procedury TP.

Kolejnym przypadkiem nastręczającym dużo trudności są nieodpłatne wydania towarów podlegające opodatkowaniu VAT (często wiążą się bowiem z wydaniami towarów podlegających oznaczeniom GTU i nie będących przy tym głównym asortymentem podatników jak np. wygrana samochodu w konkursie czy też prezent świąteczny w postaci butelki wina). I tu kolejna dobra wiadomość. Również w przypadku nieodpłatnych wydań, które nie są dokumentowane przy pomocy faktur nie ma obowiązku stosowania oznaczeń towarów i usług (GTU).

To tylko dwa przykłady, w których nie jest potrzebny komplet oznaczeń. Takich sytuacji jest jednak więcej i warto zidentyfikować te, które są istotne w przypadku prowadzonej działalności. Możliwa jest też odwrotna sytuacja. Niektóre z oznaczeń, które wydają się nieistotne dla podatnika w związku z rodzajem prowadzonej przez niego działalności mogą okazać się obowiązkowe (np. ze względu na  refakturowanie).

Mając na uwadze powyższe, niezwykle ważne jest - po pierwsze - przeanalizowanie nowych elementów i oznaczeń, które należy dodać w nowym JPK_V7M. Po drugie, zidentyfikowanie wszystkich zdarzeń, które trzeba będzie w ten sposób oznaczać. Po trzecie, przetestowanie prawidłowości ich wykazania w systemie IT.

Sprawdź transakcje objęte mechanizmem podzielonej płatności

Transakcje objęte split payment trzeba będzie dodatkowo oznaczać w nowym JPK_V7 jako MPP, zarówno po stronie zakupów jak i sprzedaży. Dotyczy to tylko transakcji, w których zastosowanie MPP jest obowiązkowe. Nie dotyczy to wszystkich transakcji, które zostały w ten sposób - chociażby na wszelki wypadek - oznaczone przez wystawiającego fakturę. Dlatego ważne będzie weryfikowanie otrzymanych i wystawianych faktur pod kątem obligatoryjności zastosowania mechanizmu split payment.

Sama identyfikacja przypadków objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności jest dość problematyczna szczególnie jeśli chodzi o dokonywane zakupy. Dodatkowe trudności wiązać się będą z wprowadzeniem odpowiednich oznaczeń w stosunku do faktur korygujących sprzedaż i zakup towarów podlegających mechanizmowi podzielnej płatności.

Biorąc pod uwagę łączną wartość transakcji przed i po dacie wystawienia faktury korygującej oraz próg 15 tysięcy złotych przewidziany dla obowiązkowego split paymentu możliwe są różne scenariusze związane z wystawieniem faktury korygującej i objęciem transakcji MPP. Przykładowo, w sytuacji gdy faktura korygująca opiewa na symboliczną kwotę np. 5 złotych, ale wartość całkowitej transakcji przekracza próg 15 tysięcy złotych fakturę korygującą - bez względu na jej wartość - należy również oznaczyć jako podlegającą MPP.

Jednocześnie przy konfiguracji systemu IT w celu identyfikacji przypadków podlegających oznaczeniu MPP często korzystano z logiki opartej m.in. na wartości transakcji (i uwzględniano jedynie transakcje przekraczające 15 tys. zł). Ta logika nie będzie jednak obowiązywała w przypadku faktur korygujących. Ważna jest tu bowiem całkowita wartość transakcji, a nie wartość wynikająca z faktury korygującej (przykładowa faktura zwiększająca wartość transakcji o 5 zł również wymaga oznaczenia MPP). 

Sprawdź sprzedaż paragonową

W sytuacji stosowania przez podatnika kasy rejestrującej możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami dokumentów. Co do zasady rozliczenie sprzedaży ujętej za pomocą kasy jest dokonywane na podstawie raportu kasowego oznaczanego w pliku JPK_V7M jako RO. Jednocześnie nabywcy mogą prosić o wystawienie faktur do sprzedaży udokumentowanej przy pomocy kasy fiskalnej (podlegających oznaczeniu FP). Warto tu zwrócić uwagę na poprawność ujęcia zarówno raportu kasowego jak i faktur FP oraz potencjalnych korekt.

Sprawdź, czy wypełniony plik jest poprawny

Z informacji Ministerstwa finansów wynika, że resort zakłada uruchomienie trzech narzędzi za pomocą których będzie można składać nowy plik JPK_VAT: JPK_V7M i JPK_V7K. Są to: aplikacja e-mikrofirma, aplikacja Klient JPK_WEB oraz formularz interaktywny. Wszystkie te rozwiązania mają zostać udostępnione przed 1 października 2020 r. Przed złożeniem pliku należy pamiętać o dwóch perspektywach sprawdzenia przygotowanego pliku JPK_V7M. Pierwszym krokiem jest weryfikacja techniczna - sprawdzenie czy dany plik spełnia wymagania techniczne oraz jest zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów dzięki czemu zostanie zaakceptowany przy wysyłce. Drugim istotnym elementem jest upewnienie się czy plik zawiera poprawne i kompletne dane zarówno pod względem nowych oznaczeń jak i zasad wykazywania transakcji dla potrzeb VAT.

Pamiętaj o korektach

Jeżeli błędy zostaną wykryte już po złożeniu pliku JPK _V7M należy pamiętać o dwóch istotnych zasadach. Po pierwsze, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę w wysokości 500 złotych za każdy błąd w JPK, który uniemożliwia przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji. Dzisiaj trudno jednoznacznie wskazać jakie rodzaje błędów prowadzić będą do takich konsekwencji. W uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej nowe zasady raportowania odniesiono się do przypadków w których „podatnik wysyła plik JPK_VAT nie spełniający wymogów i tym samym zaburza proces analizy oraz może doprowadzić do podejmowania przez organy KAS bezzasadnych lub niepotrzebnych czynności”. Jako przykład ilustrujący błąd związany z nałożeniem kary podano użycie niezgodnego z rzeczywistością numeru faktury.

Zanim jednak kara zostanie nałożona organ musi wezwać podatnika do skorygowania konkretnych nieprawidłowości pliku. W takim przypadku podatnik będzie miał dwa tygodnie na naprawę błędów, które zostały wymienione w wezwaniu. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku znacznej ilości błędów bądź też konieczności analizy (np. pod kątem MPP) czy też zdobycia dodatkowych informacji termin ten może okazać się niewystarczający. Podatnik może również nie korygować błędów i złożyć w urzędzie skarbowym wyjaśnienia, w których wskaże, że plik JPK nie zawiera błędów wymienionych w wezwaniu. Wówczas kary będzie można uniknąć.  

Zwróć uwagę na wprowadzenie terminu na złożenie korekty

Jeżeli podatnik sam poweźmie informację, że złożony jednolity plik kontrolny JPK_V7 jest nieprawidłowy ma obowiązek złożyć korektę w ciągu 14 dni. Ustalenie terminu na złożenie korekty wprowadzone przy okazji zmian związanych z plikiem JPK jest nowością. Po raz pierwszy podatnicy VAT mają wynikający z ustawy termin na przygotowanie korekt. Co istotne dotyczy to każdej pomyłki czy innego przypadku powodującego konieczność skorygowania wcześniejszych rozliczeń, a nie tylko tej pomyłki, która uniemożliwia weryfikację JPK.

Nowych zasad nie można zignorować. Nie ma tu wprawdzie bezpośrednio wprowadzonych kar niemniej istnieje jednak ryzyko, że w przypadkach kiedy organ będzie miał podstawy do przypuszczania, że podatnik mógł wiedzieć o danym błędzie wcześniej to w grę mogą wchodzić konsekwencje wynikające z Kodeksu Karnego Skarbowego.