Kiedy warto skorzystać z pomocy pełnomocnika

UWAGA! Podatnik może udzielić pełnomocnictwa do reprezentacji wyłącznie osobie fizycznej.

Oznacza to, że nie ma możliwości udzielenia pełnomocnictwa np. firmie doradczej albo spółce prowadzącej obsługę księgową, natomiast nie ma przeszkód, aby pełnomocnikiem podatnika był pracownik czy współpracownik z ramienia tego podmiotu.

Rodzaje pełnomocnictw

Pełnomocnictwo ogólne to kompetencja, która upoważnia pełnomocnika do działania w imieniu mocodawcy we wszelkich sprawach podatkowych oraz innych sprawach pozostających we właściwości organów podatkowych. To zdecydowanie najszerszy zakres pełnomocnictwa, który jest właściwy dla stałej obsługi podatkowej przedsiębiorcy w niemal wszystkich obszarach podatkowych.

W praktyce pełnomocnikiem ogólnym jest zazwyczaj pracownik podatnika z działu zajmującego się podatkami, np. główny księgowy albo przedstawiciel biura rachunkowego, czy firmy doradztwa podatkowego, której powierzono prowadzenie spraw podatkowych danego podmiotu.

Najczęściej spotykanym rodzajem pełnomocnictwa w toku kontroli będzie jednak tzw. pełnomocnictwo szczególne. Wszystkie upoważnienia do reprezentowania w toku kontroli, udzielone przed 2016 r. stały się właśnie pełnomocnictwami do reprezentowania podatnika w toku kontroli. Pełnomocnictwo szczególne jest bardzo elastycznym narzędziem, ponieważ pozwala na powierzenie określonej osobie reprezentacji podatnika w danej, konkretnej sprawie lub w określonym obszarze rozliczeń podatkowych. Podobnie jak w przypadku pełnomocnictw ogólnych, pełnomocnikiem może być osoba z wewnątrz organizacji, jak i osoba niezwiązana bezpośrednio z podmiotem kontrolowanym.

Wymogi formalne

Przepisy nie nakładają specjalnych wymogów formalnych na pełnomocników. Ustawa wymaga jedynie, aby pełnomocnik posiadał pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Sytuacja komplikuje się jednak, gdy pełnomocnik działa usługowo wobec podatnika, a nie jest członkiem jego organizacji.

Ustawa o doradztwie podatkowym traktuje reprezentowanie podatników w postępowaniach przed organami podatkowymi jako czynność zastrzeżoną, tj. taką, która może być wykonywana wyłącznie przez osoby uprawnione. Uprawnienie takie posiadają przede wszystkim doradcy podatkowi, a także radcy prawni i adwokaci. Warto zaznaczyć, że naruszenie tej zasady nie będzie czyniło pełnomocnictwa nieważnym, czy nieskutecznym, ale jeśli działania pełnomocnika niewykonującego jednego z ww. zawodów zostaną uznane za zawodowe wykonywanie czynności doradztwa podatkowego, to jako nieuprawnione wykonywanie czynności mogą one wiązać się z nałożeniem na pełnomocnika sankcji karnej.

Pełnomocnicy zawodowi, poza wpisem na listę, do którego dochodzi po weryfikacji merytorycznych umiejętności i rękojmi wykonywania zawodu, muszą przestrzegać zasad etyki zawodowej oraz posiadać obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej – ma to służyć ochronie interesów ich klientów. Jako przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, pełnomocnicy mogą sami uwierzytelniać pisma.

UWAGA! Współpraca z profesjonalnym pełnomocnikiem chroniona jest tajemnicą zawodową, realizującą się w nieujawnianiu faktów i informacji, z którymi pełnomocnicy zapoznali się w trakcie wykonywania usług.

Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie może być ograniczony w czasie i trwa także po ustaniu stosunku prawnego, na podstawie którego profesjonalny pełnomocnik wykonywał czynności zawodowe.

Obsługa kontroli

Ustanowienie pełnomocnika, czy to z wewnątrz organizacji, czy profesjonalnego doradcy, jest kluczowe z perspektywy sprawnej obsługi kontroli. Ważne jest zarówno to, żeby pracownicy organu wiedzieli, z kim mają się kontaktować i do kogo kierować korespondencję, jak i to, żeby po stronie podatnika była pełna kontrola nad korespondencją, terminami na dokonanie poszczególnych czynności, czy przekazywanymi wiadomościami. Warto podkreślić, że wyznaczenie pełnomocnika oznacza, że to właśnie do niego kierowana jest korespondencja w toku kontroli. Jeśli wyznaczono więcej niż jednego pełnomocnika, to podatnik powinien wskazać, którego z nich upoważnia do odbioru korespondencji. Takie rozwiązanie może być pomocne np. gdy podatnik udziela pełnomocnictwa zarówno osobom ze swojej organizacji – np. pracownikom zespołu księgowości, jak i doradcy podatkowemu. Procedura obiegu korespondencji może być dostosowana do ich odbioru przez spółkę albo – wręcz przeciwnie - podatnik może skorzystać z doświadczeń i rozwiązań stosowanych przez profesjonalny podmiot.

Na pewno dobrze jest, żeby w zespole obsługującym kontrolę znalazła się osoba sprawnie poruszająca się w realiach codziennego biznesowego działania spółki i znająca jej dokumenty – tak, aby możliwie usprawnić obsługę procesu kontroli. Do niektórych czynności lepszy będzie jednak pełnomocnik zewnętrzny lub niewywodzący się z działu księgowego kontrolowanego.

Taki pełnomocnik stanowi naturalny bufor między podatnikiem a organem, ogranicza ryzyko działania pod presją czasu, składania niekompletnych czy nie do końca poprawnych wyjaśnień. Pełnomocnik ma zagwarantowane prawo uczestniczenia w czynnościach, takich jak przesłuchanie czy oględziny. Jest strażnikiem uprawnień kontrolowanego i sam może aktywnie uczestniczyć w działaniach podejmowanych w toku kontroli.

Oczywiście, pełnomocnik nie jest bezstronny, ponieważ reprezentuje w czynnościach podatnika. Czasami rolą pełnomocnika, szczególnie tego profesjonalnego, będzie jednak studzenie emocji swojego mocodawcy, a nawet dostarczanie niekoniecznie dobrych wiadomości.

Pełnomocnik, który brał udział w innych kontrolach, często może podzielić się doświadczeniem, wskazać do jakiego rezultatu w swoich działaniach zmierzają kontrolujący i ewentualnie uwidocznić podatnikowi słabość jego pozycji w określonych obszarach. Czasem rolą pełnomocnika-doradcy będzie też powiedzieć: lepiej się skorygować niż brnąć w bezskuteczną obronę tego, co zostało przez organ zastane i najprawdopodobniej będzie skutecznie podważone.

UWAGA! Działanie profesjonalnego pełnomocnika w sprawie kontroli podatkowej powinno skupić się m.in. na przeglądaniu akt sprawy, składaniu wszelkich pism procesowych, dostarczaniu dokumentów, udzielaniu niezbędnych informacji i wyjaśnień, udziale w przesłuchaniach strony i świadków, a także na bieżących kontaktach z fiskusem.

Kiedy ustanawiać pełnomocnika

Do okresu „postpandemicznego” kontrola podatkowa kojarzyła się zwykle z wizytą w siedzibie podatnika, gdzie kontrolujący obsługiwani byli przez pracowników zespołu księgowości kontrolowanego. Była to też tylko faza zbierania informacji, dokumentów, a ewentualny spór miał się rozgrywać dopiero na kolejnych etapach.

Jednak zarówno po stronie kontrolujących jak i kontrolowanych, wraz z rozwojem doręczeń elektronicznych, komunikacja na odległość stała się głównym modelem prowadzenia kontroli. Ma to swoje plusy - strony mogą teraz przesyłać dokumenty i dane drogą elektroniczną, co umożliwia szybką i wydajną wymianę informacji, tym samym dynamizując cały proces. Pozwala również na dokładną kontrolę terminów i treści udzielanych kontrolującym informacji. Z drugiej strony, zmiana na komunikację na odległość wymaga odpowiedniego zarządzania procesami wewnętrznymi. Konieczne jest wyznaczenie odpowiednich osób do komunikacji, monitorowania terminów oraz efektywne wykorzystanie narzędzi służących do agregowania i przekazywania danych.

Zmienia się też znaczenie kontroli, szczególnie celno-skarbowej. Kontrole podatkowe nie są wyrywkowe, lecz najczęściej – w związku z szeroko rozwiniętą analityką organów skarbowych – celowane w konkretny temat. Urzędy są też wyspecjalizowane w prowadzeniu kontroli konkretnych aspektów rozliczeń podatnika.

Do tego dochodzą przepisy o sankcji VAT, dodatkowym zobowiązaniu nakładanym na podatnika w przypadku kwestionowania cen transferowych, podatku u źródła, czy optymalizacji podatkowych. Wysokość kar, czy w ogóle ich zastosowanie, zależy od etapu, na którym kończy się spór. Często można ich uniknąć albo zminimalizować ich wysokość, jeśli podatnik złoży korektę zgodną z wynikiem kontroli. Aby to uprawnienie było realne, kluczowe jest, aby wynik kontroli uwzględniał już perspektywę podatnika i jego argumenty. Trudno sobie wyobrazić, aby podatnik składał korektę w obliczu stanowiska, które w części wynika tylko z niezrozumienia sytuacji przez kontrolujących.

0Dlatego, w przypadku skomplikowanej sprawy, kontrola to pierwszy, ale praktycznie również ostatni moment na wprowadzenie do akt sprawy wniosków dowodowych potwierdzających stanowisko podatnika oraz przedstawienie argumentów je wspierających. Dalsze etapy – postępowanie podatkowe, etap sądowoadministracyjny, co do zasady, bazują na ustaleniach poczynionych w czasie kontroli.

W dobie częstego sięgania przez organy podatkowe do sankcji karnoskarbowych, czy dodatkowych zobowiązań podatkowych, aktywne działanie profesjonalnego pełnomocnika na najwcześniejszym etapie kontroli (i nie jest to moment, w którym kontrolujący zadadzą trudne pytanie) pozwala w sposób bardziej efektywny zaplanować, a następnie zrealizować strategię postępowania.

Jak to wygląda w praktyce

W praktyce, w starciu ze skomplikowaną kontrolą podatkową, podatnicy decydują się na wsparcie profesjonalnego pełnomocnika, wyspecjalizowanego w sporach z fiskusem.

Nikt dziś nie dziwi się widząc, że o wsparcie podatnika w kontroli celno-skarbowej proszony jest doradca podatkowy. Nie świadczy to o słabości podatnika czy jego wewnętrznego działu. Wręcz przeciwnie- kontrolujący, widząc obecność profesjonalnego pełnomocnika od początku kontroli, otrzymują wiadomość, że kwestie podatkowe nie są traktowane po macoszemu.

Decyzja o tym, czy korzystać z pełnomocników oraz ich dobór, wbrew pozorom, nie jest banalna i dobrze, jeśli jest przemyślana jeszcze przed wszczęciem kontroli. Oczywiście może okazać się, że taka refleksja pojawi się dopiero po czasie. Ważne, aby pamiętać, że pełnomocnika można ustanowić, ale też odwołać lub zmienić na każdym etapie kontroli. Istotne jest przy tym, aby informacja o ewentualnej zmianie lub odwołaniu dotarła również do organu. Wartym zapamiętania jest, że w przypadku kontroli celno-skarbowej, upoważnienie pełnomocnika rozciąga się także na przyszłe postępowanie. Jeśli zatem podatnik nie chciałby korzystać z tego konkretnego pełnomocnika po zakończeniu kontroli celno-skarbowej lub chciałby go zmienić, wymagane jest cofnięcie pełnomocnictwa. W tym przypadku warto zadbać o uprzednie zgromadzenie pełnej dokumentacji przebiegu kontroli oraz czynności dokonywanych „do tej pory” – ułatwi to właściwe „wejście” nowego pełnomocnika w sprawę.