Faktury korygujące in minus – najważniejsze wskazówki z objaśnień ws. SLIM VAT

Wstępne objaśnienia przekazało w tym temacie Ministerstwo Finansów wskazując m.in.:

1. w zakresie uzgodnienia między stronami warunków obniżenia:

•  „strony transakcji mogą samodzielnie kreować sposób dokumentowania warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, który będzie najprostszy do realizacji w określonych warunkach biznesowych”,
• „tak rozumianym uzgodnieniem może być zawarcie umowy określającej w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia, (…) w regulaminach realizacji sprzedaży, (…) ponadto w trakcie trwania współpracy między stronami. Przedsiębiorcy mogą zawierać różnego rodzaju aneksy do umów, porozumienia lub tworzyć inne dokumenty stosowane powszechnie w obrocie handlowym”,
•  „dopuszczalną formą uzgodnienia (stanowiącą przesłankę zarówno prawa do skorygowania podatku należnego przez sprzedawcę, jak i aktualizującą obowiązek dokonania analogicznej korekty przez nabywcę) mogą być również ustalenia ustne (telefoniczne), jak i domniemana akceptacja warunków przez obie strony transakcji”,
• „ciężar dowodu związanego z udokumentowaniem podjętego uzgodnienia spoczywa zawsze na sprzedawcy”,
• „jeżeli uzgodnieniem warunków do obniżenia podstawy opodatkowania, będzie odpowiednio zwrot partii towarów lub zwrot środków – do uzgodnienia tych warunków dochodzi w momencie wystąpienia późniejszego zdarzenia, tj. dla zwrotu towarów moment otrzymania zwracanej partii towarów przez sprzedawcę, a dla zwrotu środków na rachunek bankowy moment uznania zwracanej kwoty na rachunku nabywcy”;

2. w zakresie dokumentacji potwierdzającej:

• „znaczenie zyskały inne niż potwierdzenie otrzymania faktury korygującej, dowody dokumentujące obniżenie podstawy opodatkowania, które już obecnie są w posiadaniu przedsiębiorców w ramach prowadzonej dokumentacji handlowej”,
•  „przykładowo: zwrot zaliczki za niezrealizowaną dostawę – podatnik zwraca zaliczkę na konto – w tytule wpisuje zwrot za niezrealizowaną dostawę i nr zamówienia. W takim przypadku potwierdzenie otrzymania przez nabywcę zwrotu zapłaty, jeżeli strony nie zawarły żadnych dodatkowych umów, czy warunków korekty będzie w sposób naturalny biznesowo uznane za dokument zawierający zarówno uzgodnienie jak i spełnienie uzgodnionych warunków korekty in minus”,
• „podatnik gromadzi i przechowuje dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania VAT oraz spełnienie tych uzgodnionych warunków w dowolnej formie”.

Zatem, nawet mimo wystawienia faktury, obniżenie VAT jest możliwe dopiero w miesiącu zgromadzenia ww. dokumentacji – i jest to absolutnie kluczowe dla udowodnienia, zwłaszcza, że jak wskazuje resort ciężar dowodu spoczywa na dostawcy.

Zasady rozliczania faktur korygujących po stronie zakupowej

Od 1 stycznia 2021 r. również nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego na nowych zasadach. Dokonuje go w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione, jeżeli dodatkowo przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. Nie ma natomiast mowy w przepisie o fakturze korygującej, ani o jej otrzymaniu.

Jak wskazuje ministerstwo „dla powstania obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego ważny jest nie sam moment otrzymania faktury korygującej, a moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz moment spełnienia tych uzgodnionych warunków”.

Co istotne, „nie jest więc możliwe uzależnienie momentu odliczenia podatku naliczonego od samego faktu otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, gdyż mogłoby to powodować np. celowe opóźnianie pomniejszenia kwoty podatku naliczonego przy jednoczesnym pozostawieniu możliwości pomniejszenia podatku należnego u sprzedawcy”.

Tymczasem działy podatkowe często nie mają takich informacji. Otrzymują one fakturę  i rozliczają ją na podstawie  dostępnych informacji, zazwyczaj według dat. Bazując na dokumentach, w praktyce działy księgowe często dowiadują się o otrzymaniu rabatu od dostawcy dopiero przy otrzymaniu korekty. A jak podkreśla ministerstwo to może być już za późno.

Jak temu zaradzić?

Po pierwsze, należy zwiększyć współpracę z działem sprzedażowym lub zakupowym. Istotna będzie informacja czy i kiedy warunki udzielenia przedmiotowego rabatu/obniżki/zwrotu zostały spełnione.

Po drugie, trzeba przeanalizować kontrakty z kontrahentami. Istotne mogą być zapisy o ustalaniu warunków współpracy, skontach czy przykładowo informacjach jakie zdarzenie uznawane jest za dzień zwrotu towaru.

Po trzecie, warto na nowo ustalić procedurę ustalania z kontrahentami warunków obniżenia cen. Nie będzie wymagać to „potwierdzeń odbioru faktur korygujących”, ale innych dokumentów, z których wynika uzgodnienie.

Po czwarte, należy dbać o to, by systemy księgowe w jasny sposób gromadziły dokumentację potwierdzającą obniżenie warunków transakcji. Zasadniczo systemy takie mają coraz bardziej kluczową rolę wskazywania powiązań między daną dostawą, a szeregiem plików „wspomagających” transakcję.  I nie obejmuje to tylko kwestii wspomnianych korekty - jeszcze w zeszłym roku tylko od strony VAT systemy przeszły zmiany w kontekście m.in. Quick Fixes a na koniec obecnego mogą być wymagane również do planowanych gruntownych zmian SLIM VAT 2. Zmian jest dużo, więc warto na bieżąco monitorować te uproszczenia.

Reasumując, warto dodać, że z objaśnień Ministerstwa Finansów wynika, iż faktura korygująca wciąż jest niezbędnym elementem procesu korygującego i powinna się pojawić, aby go ostatecznie zrealizować. Skoro zatem SLIM VAT, który wszedł w życie 1 stycznia 2021 r. miał być pakietem upraszczającym rozliczenia dla celów VAT, należy mieć nadzieję, iż praktyka i wykładnia podatkowa pozwolą ostatecznie na poluzowanie obowiązków dokumentacyjnych i np. rozliczenie faktury korygującej po prostu zgodnie z datą jej wystawienia.