Elektroniczna rewolucja w akcyzie!

Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych

Nowelizacja ustawy o podatku akcyzowym wprowadza również obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych i innej dokumentacji, o której mowa w art. 138a-138l i art. 138o ustawy o podatku akcyzowym, wyłącznie w formie elektronicznej od 1 stycznia 2022 r. Obecnie przepisy umożliwiają prowadzenie ewidencji w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej. W praktyce papierowe ewidencje wymagają szeregu dodatkowych czynności takich jak przeszywanie kart, numerowanie stron i wizyty w urzędzie celno-skarbowym w celu opatrzenia przeszycia plombą. Ustawodawca wprowadzone zmiany motywuje właśnie oszczędnością czasu potrzebnego na wykonanie wymienionych czynności.

W związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy zmieniającej ustawę o podatku akcyzowym procedowane jest również nowe Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy. Warto zaznaczyć, że prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej na podstawie obecnych jak i projektowanych przepisów nie oznacza prowadzenia jej w dowolnej formie (przykładowo pliku programu Excel), lecz w programie który:

• umożliwia wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewnia ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

• umożliwia dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

• umożliwia wygenerowanie i wydruk w porządku chronologicznym:

- wpisów do dokumentacji,

- zestawień danych określonych we wskazanych przepisach oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego oraz znaków akcyzy,

- raportów o których mowa we wskazanych przepisach;

• uniemożliwia usuwanie wpisów.

Podobnie jak w przypadku obecnie obowiązujących przepisów, projektowane rozporządzenie przewiduje, że dokumentacja jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego oraz, że do jej prowadzenia może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy. 

Warto jednocześnie zaznaczyć, że zarówno obecnie obowiązujące, jak i również  procedowane rozporządzenie przewidują, że wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego. Wyjątek od tej reguły przewidziano dla zużycia energii elektrycznej, użycia wyrobów gazowych oraz wyrobów węglowych przez odpowiednio: podmioty posiadające i nieposiadające koncesji na wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucję lub obrót energią elektryczną w rozumieniu przepisów ustawy - Prawo energetyczne  z 10 kwietnia 1997 r. oraz przez pośredniczące podmioty gazowe albo pośredniczące podmioty węglowe, które zgodnie z obecnym i projektowanym brzmieniem przepisów dokonują wpisów do dokumentacji nie rzadziej niż raz w miesiącu. Podobny wyjątek przewidziano także dla podmiotów zużywających.  W przypadku informacji dotyczących zużywanych wyrobów zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie, których ilość jest ustalana na podstawie współczynnikowo określonego poziomu ich zużycia przez poszczególne urządzenia wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podmiot zużywający  wpisów do ewidencji, o której mowa w art. 138f ustawy o podatku akcyzowym, dokonuje się raz w miesiącu, po zweryfikowaniu ilości poprzez rzeczywistą kontrolę zużycia.

Przepisy nowego rozporządzenia w sprawie ewidencji ani nowelizacja ustawy o podatku akcyzowym nie zawierają jednak określonej listy programów, które można zastosować do prowadzenia ewidencji ale za to wprowadzają wspomniane wcześniej warunki jakie eelektroniczna widencja wyrobów akcyzowych powinna spełniać. W praktyce więc podatnicy powinni używać specjalnie dostosowanego do tych celów programu lub odpowiednio dostosować już posiadane oprogramowanie.

Dodatkowo, w nowym rozporządzeniu przewidziano również, że dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ona dotyczy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku podmiotów prowadzących działalność w więcej niż jednej lokalizacji. Kolejną nowością jest również obowiązek ewidencjonowania znaków akcyzy przekazanych do innego miejsca prowadzenia działalności tego samego podmiotu. 

Aby wspomóc dostosowanie się do procesu elektronizacji przewidziano rezygnację z określenia przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych wzoru ewidencji podatkowych znaków akcyzy, wzorów ksiąg kontroli oraz wzorów dokumentacji zawierającej informacje o czynnościach produkcyjnych dotyczących piwa lub wina. Niemniej, dokumentacja kontroli związana z produkcją alkoholu etylowego, wina oraz piwa ma ulec zmianom.

Zwracamy uwagę, że brak realizacji obowiązku, jakim jest elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych od 1 stycznia 2022 r. w wymaganej nowymi przepisami formie może skutkować powstaniem odpowiedzialności karnoskarbowej.

Warto również zaznaczyć, że znany jest jedynie projekt nowego rozporządzenia, w  którym warunki stawiane ewidencjom elektronicznym mają być zbliżone do tych obecnie zarysowanych w przepisach. Projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy jest obecnie na etapie opiniowania. Planowany termin wejścia w życie nowych przepisów zapowiadany jest na 1 stycznia 2022 r.

To jednak nie koniec elektronicznej rewolucji w akcyzie. Przypominamy, że począwszy od 1 lutego 2022 r. papierowe dokumenty dostawy zostaną zastąpione elektronicznym dokumentem dostawy (e-DD).