Zmiany w prawie niemieckim ważne dla polskich firm

Kto jest zobowiązany do stosowania niemieckiej ustawy o opakowaniach?

Ustawa dotyczy głównie producentów, sprzedawców detalicznych e-commerce oraz eksporterów do Niemiec, którzy wprowadzają do obrotu produkty dostarczane do klienta końcowego w opakowaniach handlowych. Pojęcie opakowania ma szeroki zakres i obejmuje zarówno opakowania zewnętrzne (kartonowe), materiały wypełniające, jak i etykiety.

Ustawa nakłada obowiązki na przedsiębiorców (w tym mikro-), którzy produkują, dostarczają lub otrzymują opakowania, wstępne produkty do pakowania i towary pakowane (z tworzyw sztucznych). Obowiązek ten dotyczy nie tylko transakcji w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami a klientami indywidualnymi, ale również relacji między podmiotami profesjonalnymi.

Na jakie zmiany polscy przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególna uwagę?

Główne zmiany wprowadzone w ostatnim czasie obejmują m.in.

• rozszerzony obowiązek rejestracyjny dla wszystkich podmiotów, które wprowadzają do obrotu opakowania wypełnione towarem na terenie Niemiec i do Niemiec, w tym obowiązek rejestracji dla końcowych dystrybutorów opakowań serwisowych (stosowanych w gastronomii i handlu detalicznym do przekazywania towarów konsumentom), opakowań transportowych (B2B), opakowań dostawczych, opakowań zwrotnych oraz opakowań, które zawierają substancje niebezpieczne lub stanowią zagrożenie dla procesu recyklingu;
• zobowiązanie przedsiębiorców do odbierania pustych opakowań od swoich klientów i poinformowaniu swoich klientów o możliwości zwrotu opakowań;
• obowiązkowe informacje o rodzajach opakowań podczas rejestracji;
• obowiązek podlegania kaucji jednorazowych opakowań na napoje (butelek i puszek);
• możliwość wyznaczenia na terenie Niemiec przedstawiciela przez polskich przedsiębiorców, którzy sprzedają niemieckim odbiorcom końcowym, który przejmuje wszystkie obowiązki związane z niemiecką ustawą o opakowaniach; jak również
• nowe obowiązki dla operatorów internetowych platform handlowych i dostawców usług fulfilment, którzy są również zobowiązani do rejestracji w rejestrze LUCID i uzyskania licencji na opakowania wysyłkowe.

Jakie konsekwencje grożą przedsiębiorcom?

Brak rejestracji w LUCID, brak licencji lub nieprawdziwe deklaracje ilościowe są traktowane jako wykroczenie administracyjne. W zależności od naruszenia, mogą zostać nałożone grzywny w wysokości do nawet 200 tys. euro za naruszenie. Ponadto, nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy może również skutkować zakazem dystrybucji na terenie Niemiec.

Jakie działania powinni podjąć polscy przedsiębiorcy sprzedający swoje towary na terenie Niemiec i eksportujący towary z Polski do Niemiec?

Polscy przedsiębiorcy sprzedający swoje towary na terenie Niemiec i wysyłających towary z Polski do Niemiec powinni:

• dokonać identyfikacji własnych transakcji biznesowych i opakowań podlegających przepisom ustawy,
• prowadzić zgodną z odpowiednimi regulacjami gospodarkę odpadami
• wypełnić obowiązki rejestracyjne i zawrzeć odpowiednie umowy,
• przestrzegać wymaganych prawnie procesów sprawozdawczych,
• wprowadzić procesy, systemy IT i bazy danych umożliwiające wywiązywanie się z nałożonych obowiązków oraz
• dostosować systemy zarządzania ryzykiem do wykrywania nieprawidłowości mogących powodować naruszenia powyższych obowiązków.

Jakie znaczenie dla polskich przedsiębiorców mających kontakty biznesowe z partnerami zza Odry ma druga niemiecka ustawa – o należytej staranności w łańcuchu dostaw?

Wraz z wejściem w życie tej ustawy (niem. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, LkSG) wprowadzono szereg obowiązków dla firm w zakresie należytej staranności korporacyjnej na poziomie krajowym, który ma zachęcić niemieckie firmy i ich zagranicznych (w tym polskich) dostawców do zapewnienia zrównoważonego ładu korporacyjnego w zakresie przestrzegania i ochrony praw człowieka i  norm ochrony środowiska.

Od dnia 1 stycznia 2023 r., przepisy ustawy stosuje się do niemieckich firm, które zatrudniają co najmniej 3 tys. pracowników. Od 1 stycznia 2024 r. ten próg zostanie obniżony do 1 tys. pracowników. W praktyce jednak, firmy niemieckie mogą przenieść część obowiązków na ich polskich kontrahentów. Będzie się tak działo, ponieważ chcąc zapewnić przejrzystość swoich łańcuchów dostaw, niemieccy przedsiębiorcy będą zwracali się do swoich polskich kontrahentów i weryfikowali, czy przestrzegają oni praw człowieka (w tym prawa pracy) i norm ochrony środowiska.

Jakie obowiązki dotyczą firm i ich dostawców?

Ustawa przewiduje, że firmy objęte zakresem regulacji muszą przestrzegać nałożonych na nich obowiązków w zakresie należytej staranności w „rozsądny sposób”. W tym celu ustawodawca określił katalog obowiązków, który może mieć również pośrednie zastosowanie do polskich dostawców i który obejmuje:

• ustanowienie odpowiedniego wewnętrznego systemu zarządzania ryzykiem,
• przeprowadzanie regularnych analiz ryzyka,
• podejmowanie działań zapobiegawczych w przypadku zidentyfikowanych ryzyk,
• wdrażanie natychmiastowych i odpowiednich środków zaradczych w przypadku zbliżających się lub już zaistniałych naruszeń chronionych interesów prawnych, ustanowienie odpowiedniej (wewnętrznej) procedury skargowej, a także
• rozbudowane obowiązki dokumentacyjne i sprawozdawcze, które będą również dostępne publicznie.

Kluczowym obowiązkiem nałożonym na niemieckich przedsiębiorców i pośrednio na ich zagranicznych (w tym polskich) dostawców jest dokonanie analizy ryzyka, która ma na celu identyfikację istotnych zagrożeń. Taka analiza stanu faktycznego powinna mieć miejsce w szczególności w obszarze działalności gospodarczej dostawców. Ustawa nie przewiduje konkretnego sposobu wdrożenia tych obowiązków, jednakże pomocne w tym kontekście są wytyczne dotyczące obowiązku zachowania należytej staranności. Co ważne, niemieckie przepisy prawne nie obligują wprost polskich dostawców do współpracy w zakresie analizy ryzyka. Jednakże same stosunki gospodarcze mogą rodzić odpowiednie zobowiązania do współpracy z partnerami biznesowymi. Dla przykładu, niemieccy odbiorcy towarów mogą wnieść o przeprowadzenie kontroli w siedzibie polskich dostawców.

Jeżeli w ramach analizy ryzyka przedsiębiorca zidentyfikuje jakiekolwiek ryzyko dla chronionych interesów prawnych, musi niezwłocznie podjąć odpowiednie środki zapobiegawcze. Jeśli w umowie pomiędzy niemieckim odbiorcą a polskim dostawcą zostały zawarte odpowiednie postanowienia umowne w zakresie przestrzegania i ochrony praw człowieka i norm ochrony środowiska, wówczas polski dostawca jest zobowiązany w sposób bezpośredni do wdrożenia odpowiednich rozwiązań prawnych. W przeciwnym razie, wspieranie przez dostawców realizacji działań prewencyjnych wymaganych przez prawo niemieckie stanowi bez wątpienia wyraz dbałości o prawidłowe stosunki gospodarcze w łańcuchu dostaw, a tym samym własny interes biznesowy.

Jeśli naruszenie praw człowieka lub obowiązków środowiskowych już nastąpiło lub jest nieuchronne, firmy są zobowiązane do podjęcia natychmiastowych i odpowiednich działań naprawczych. W przypadku takich naruszeń przez polskich dostawców, którym nie można zapobiec, zakończyć lub zminimalizować w przewidywalnej przyszłości, przedsiębiorca musi opracować koncepcję, która zapewni realizacje prawnie pożądanego stanu. Włączenie w realizację tego obowiązku bezpośredniego dostawcy zależy również od tego, czy taki obowiązek został przewidziany przez umowę. Jeśli dojdzie do poważnych naruszeń prawnie chronionych interesów, prawo niemieckie zezwala (na podstawie odpowiedniego postanowienia umowy) na rozwiązanie stosunku umownego z zagranicznym dostawcą.

Współautorami artykułu są Katarina Sacharow, Ewelina Kragiel i Georg Nikokiris, adwokaci w German-Polish Desk w Kancelarii EY Law w Niemczech