Nowe zasady podpisywania dokumentów finansowych

W dniu 1 stycznia 2022 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy wprowadzają ułatwienia w podpisywaniu przez członków zarządu spółek kapitałowych dokumentów finansowych, w tym sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności.

Dotychczasowe regulacje

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2021 r., podpisy pod sprawozdaniem finansowym powinni byli złożyć wszyscy członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Analogiczne zasady dotyczyły sprawozdań skonsolidowanych. W przypadku sprawozdań z działalności, zasadą było ich podpisanie przez wszystkich członków zarządu.

Powyższe regulacje, w połączeniu z obowiązującym od 2018 r. wymogiem sporządzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności w postaci elektronicznej, powodowały istotne utrudnienia dla spółek posiadających wieloosobowe zarządy, zwłaszcza te złożone z cudzoziemców. W celu prawidłowego podpisania dokumentów finansowych, konieczne było uzyskanie przez każdego z członków zarządu podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego ePUAP lub podpisu osobistego (e-dowodu), co w przypadku zagranicznych członków zarządu wiązało się standardowo z koniecznością wizyty w polskim konsulacie lub u notariusza.

Zmiany w podpisywaniu dokumentów finansowych od 1 stycznia 2022 r.

W odpowiedzi na postulaty zgłaszane m.in. przez organizacje przedsiębiorców, ustawodawca zdecydował się wprowadzić uproszczenia w zasadach podpisywania sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych. Począwszy od 1 stycznia 2022 r. wystarczające jest elektroniczne podpisanie sprawozdania finansowego przez jednego członka zarządu oraz osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Warunkiem zastosowania uproszczonego trybu jest:

• złożenie przez pozostałych członków zarządu pisemnego (papierowego) lub elektronicznego oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie;

• wskazanie w oświadczeniu daty i godziny podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych;