Jak zaplanować transformację SAP S/4HANA?

Powody przejścia na nowe oprogramowanie ERP (lub upgrade) są różne, ale celem większości jest usprawnienie działalności biznesowej lub zmniejszenie długu technologicznego. Kto i dlaczego potrzebuje nowoczesnego systemu?

• Firmy, które korzystają z innych niż SAP rozwiązań ERP - dotychczasowe oprogramowanie przestaje nadążać za ich rozwojem. Potrzebują systemu, który będzie wspierać proces cyfrowych zmian w biznesie.
• Firmy, które od lat posiadają rozwiązania SAP - starszy system odszedł już znacząco od rynkowych standardów. W wielu przedsiębiorstwach w Polsce poprzednia generacja SAP ERP była wdrażana nawet 20 lat temu. Przez ten czas, wraz ze zmieniającymi się potrzebami, dodawano nowe funkcjonalności. Teraz nadszedł  moment zasypania luki technologicznej i pozbycia się kosztownych dostosowań. Przede wszystkim, firmy korzystające z SAP ECC muszą dokonać migracji lub upgrade'u, gdyż od 2027 roku nie będzie już wspierany przez producenta.
• Firmy, które chcą zmienić organizację od strony procesów biznesowych. To dobra okazja, by przemodelować procesy, a przy okazji wymienić platformę technologiczną stawiając duży krok w stronę cyfrowej transformacji. W tym przypadku, wdrożenie SAP S/4HANA jest w pełni ukierunkowane na zmiany biznesowe.
• Firmy, które chcą wykonać upgrade techniczny. Celem takiej konwersji jest jedynie przejście na nową platformę. W efekcie, obecny SAP ECC zostaje przekształcony w S/4HANA z zachowaniem wszystkich dotychczasowych danych, nie ma też konieczności tworzenia nowych procesów ani wprowadzania zmian w istniejących.

Zależnie od potrzeb i oczekiwań związanych z transformacją, organizacje mogą wybrać jedną ze ścieżek migracji do SAP S/4HANA .

Pomysł na transformację do S/4HANA pochodzi często z działów IT. Stwarza to pewne problemy ze zrozumieniem przez biznes korzyści, jakie będą rezultatem zmiany systemu, co w konsekwencji powoduje brak zainteresowania projektem. W związku z tym, warto, by już na początku rozmów o potencjalnym projekcie zaangażować osoby decyzyjne, najczęściej z najwyższej kadry zarządzającej. Należy mieć świadomość, że przejście na S/4HANA jest doskonałą okazją dla firmy do krytycznego spojrzenia na obecnie realizowane procesy, co pomoże w inwentaryzacji wyzwań oraz ograniczeń organizacji. Finalnie jest okazją do poszukania korzyści biznesowych jakie należy osiągnąć w wyniku transformacji - takich jak poprawa efektywności operacyjnej, zwiększenie konkurencyjności, optymalizacja kosztów, lepsza obsługa klienta czy też dotarcie do nowych grup klientów. 

W większości przypadków, wdrożenie S/4HANA powinno być traktowane jak przedsięwzięcie biznesowe, które ma dostarczyć określone korzyści firmie, a nie jako projekt stricte IT. Tylko takie podejście, wraz ze wsparciem najwyższej kadry zarządzającej przekona pracowników do pełnego zaangażowania w prace i realizację zakładanych celów biznesowych..

W etap definiowania benefitów transformacji warto zaangażować doświadczonych doradców, którzy będą w stanie obiektywnie ocenić jakie korzyści może przynieść transformacja korzystając z rynkowych benchmarków i rezultatów osiąganych przez przedsiębiorstwa w danej branży.

SAP S/4HANA – jakie są najważniejsze korzyści?

Dla różnych firm określenie „najważniejsza korzyść” może mieć różne znaczenie. Dla jednej mogą to być usprawnione, zoptymalizowane, a także zautomatyzowane procesy biznesowe, które bazują na najlepszych praktykach SAP, czy też nowych rozwiązaniach dostępnych w S/4HANA. Dla drugiej - dzięki wykorzystanej bazie SAP HANA i wielu nowym aplikacjom dostępnych w systemie -  może to być poprawiona analityka, usprawnione raportowanie zarządcze umożliwiające szybsze, skuteczniejsze podejmowanie decyzji, zarówno operacyjne jak i strategiczne. Dla jeszcze innych organizacji może to być uproszczona architektura IT, stworzenie fundamentu pod dalsze innowacje oraz automatyzację.

Transformacja do SAP S/4HANA to proces złożony, więc jeśli ma przynieść zakładane korzyści biznesowe, wymaga bardzo szczegółowego planowania.

1. Kluczowe czynniki decydujące o skutecznym przygotowaniu do transformacji na S/4HANA.
   
   - Zdefiniowanie strategii transformacji, która będzie spójna ze strategią rozwoju przedsiębiorstwa. Wszelkie rozbieżności stanowią ryzyko niepowodzenia projektu.
   
   - Wyznaczenie celów i określenie korzyści biznesowych na bazie posiadanej strategii.  Cele te mogą być różne: dla jednej firmy będzie to automatyzacja procesu produkcyjnego, a dla innej zmniejszenie ryzyk związanych z dostosowaniem do regulacji prawnych. Należy zrobić listę wszystkich benefitów, a następnie ustalić wskaźniki, które umożliwią zmierzenie sukcesu transformacji
   
   -  Stworzenie docelowej wizji architektury rozwiązania. Architektura określa komponenty S/4HANA, które zostaną wdrożone, a także objęte przez nie obszary funkcjonalne.
   
   -  Zdefiniowanie zakresu wdrożenia produktu minimalnego (MVP - Minimum Value Product) oraz mapy drogowej całej transformacji. Właściwie zdefiniowana roadmapa pomoże w zminimalizowaniu zakłóceń operacyjnych, a wdrożenie MVP pozwoli szybko dostarczyć wartość oraz da pole do weryfikacji założeń.
   
   -  Opracowanie spójnego planu transformacji do S/4HANA, uwzględniając zarówno aspekty techniczne, jak i biznesowe. Plan powinien zawierać kluczowe kroki, harmonogram, zasoby potrzebne do realizacji projektu, estymowany budżet, a także możliwe ryzyka.
   
   - Przygotowanie projektu w zakresie cyberbezpieczeństwa. Wszystkie aspekty związane z przeciwdziałaniem cyberzagrożeniom powinny być uwzględnione jeszcze na etapie tworzenia architektury, czyli przed rozpoczęciem projektu.
   
   
2. Jak wybrać partnera wdrożeniowego?
   
   Przy wyborze należy uwzględnić:
   - Kulturowe dopasowanie. Kierowanie się podobnymi wartościami. Dodatkowo, zbliżony   sposób pracy ułatwia komunikację i współpracę.
   
   - Jakość ważniejsza niż cena. Cena nigdy nie powinna być priorytetem w procesie wyboru firmy wdrożeniowej. Niestety, kompromisy cenowe zwiększają ryzyka w powodzeniu transformacji.
   
   - Skalowalność zespołu. Należy upewnić się, czy partner posiada odpowiednie zasoby ludzkie do ew. zwiększenia zespołu w nieprzewidzianych sytuacjach bądź konieczności zmiany zakresu projektu. W przypadku niespodziewanych problemów lub wyzwań, taki partner może szybko reagować, a następnie podejmować działania naprawcze. Dostęp do większej liczby specjalistów oznacza większe możliwości rozwiązywania bieżących wyzwań oraz minimalizowania wpływu na harmonogram czy wyniki projektu.
   
   - Doświadczane i referencje. Naturalny element przy wyborze dostawców wszystkich projektów SAP. Co ważne, często dużą wartością jest posiadanie gotowych narzędzi wspierających oraz ułatwiających wdrożenie. Doświadczenie branżowe partnera może mieć również znaczenie.
   
   
3. Jaką metodykę wybrać do realizacji projektu?
   
   SAP rekomenduje wykorzystanie metodyki SAP Activate przy wdrożeniu S/4HANA, która bazuje  na najlepszych praktykach wypracowanych podczas tysięcy tego typu projektów zrealizowanych na całym świecie. Wielu partnerów SAP posiada własne, autorskie metodyki, które w dużej mierze bazują na SAP Activate i zawierają pewne dodatkowe elementy usprawniające proces implementacji. Należy podkreślić, że sam wybór metodyki jest ważny, ale najważniejsza jest konsekwencja w jej stosowaniu podczas trwania całego projektu.
   
   Innym ważnym aspektem w projektach wdrożeniowych jest również wybór metodyki w zakresie zarządzania zmianą, która powinna być realizowana od pierwszych dni trwania projektu. 
   
   
4. Jak skompletować zespół?
   
   W pierwszej kolejności, podobnie jak przy wyborze metodyki projektu, należy skupić się na roli kierownika projektu. Wybranie właściwej osoby posiadającej odpowiednie doświadczenie w zarządzaniu projektami wdrożenia S/4HANA może zaważyć na powodzeniu projektu.
   
   Zespoły po stronie klienta powinny zaangażować do wiodących ról osoby posiadające dobrą znajomość organizacji, wiedzę na temat procesów biznesowych, zależności między zespołami i co ważne – będące w stanie podjąć, często niełatwe, decyzje o finalnym kształcie rozwiązania. Należy również zadbać, by każdy z członków zespołu projektowego, po stronie firmy, miał motywację do osiągnięcia zakładanych celów projektowych zgodnie z przyjętym harmonogramem. Jak mierzyć postępy migracji do S/4HANA?
   
   
5. Jak mierzyć postępy migracji do S/4HANA?
   
   Projekt wymaga dokładnego monitorowania na każdym jego etapie. Kontrolować trzeba nie tylko sam harmonogram, ale także sprawdzać - poprzez wcześniej określone wskaźniki - czy ambicja w dotrzymaniu terminów nie oznacza kompromisów w jakości. W trakcie projektu pojawia się często chęć zwiększania lub zmiany zakresu ze względu na doraźne, często nieuzasadnione biznesowo potrzeby. W efekcie, ma to negatywny wpływ na harmonogram, gdyż wydłuża czas wdrożenia i powoduje, że wysiłek zespołu koncentruje się nie na postawionych celach strategicznych projektu lecz na drugorzędnych zadaniach.
   
   W związku z tym, w proces monitorowania projektu S/4HANA powinni być zaangażowani, oprócz wszystkich interesariuszy i zarządu, również zewnętrzni eksperci. Będą oni nie tylko kontrolować, czy wszystkie produkty są dostarczane zgodnie z pierwotnym planem i wyznaczoną mapą drogową, ale też ocenią, czy zakres projektu jest zbieżny z wyznaczonym celem. 

Podsumowanie

Transformacja do S/4HANA wymaga szczegółowych przygotowań, które obejmują wiele aspektów: od zdefiniowania strategii, korzyści i celów biznesowych oraz stworzenia mapy drogowej wdrożenia, po wybór dostawcy aż do skompletowania zespołu. Dobrym rozwiązaniem jest zaangażowanie niezależnych doradców, którzy pomogą utrzymać obrany kierunek oraz uniknąć ryzyk związanych z nieplanowymi zmianami. W proces transformacji, na każdym jego etapie, powinna być zaangażowana kadra zarządzająca, co nada projektowi odpowiednią rangę, a przede wszystkim priorytet.

Artykuł ukazał się w erp-view.pl w dn. 2 sierpnia 2023 r.