Podejście paperless – czym jest i dlaczego warto je wdrożyć w biznesie?

Jak przejść na model paperless? Pierwsze kroki

Przejście na model paperless można sprowadzić do pięciu poniższych kroków, których kolejność i zakres w dużej mierze zależą od obecnego stanu i przygotowania danej organizacji do zmian w obszarze ograniczenia użycia papieru.

Krok 1: Analiza sytuacji i ustalenie celów

Pierwszym etapem jest analiza obecnej sytuacji pod kątem m.in. wprowadzonych dotychczas procesów, które mogą przyczyniać się do większej konsumpcji papieru. Warto określić cele biznesowe i społeczne projektowanych zmian oraz odpowiedzieć na pytania: co ma zmienić i wprowadzić model paperless?

Krok 2: Zakup sprzętu

Przejście na model paperless może wymagać inwestycji, zwykle związanych z dedykowanym sprzętem (np. skanerem wysokiej rozdzielczości czy wykupieniem konkretnych narzędzi, które umożliwią pracę w środowisku cyfrowym).

Krok 3: Wdrożenie oprogramowania i cyfrowej archiwizacji

W kolejnym kroku warto wdrożyć wybrane systemy zarządzania dokumentami, a także skorzystać z narzędzi do współpracy i udostępniania dokumentów online (np. Google Drive). Należy przejść wszystkie kroki prowadzące do cyfrowej archiwizacji. Mowa tu o m.in. skanowaniu, a następnie archiwizowaniu wszystkich dotychczas stworzonych dokumentów papierowych.

Krok 4: Szkolenia wewnętrzne

Wprowadzając nowe podejście i metody pracy, konieczne jest zorganizowanie szkoleń  w tym zakresie. W całym procesie należy zadbać o odpowiednią komunikację wśród pracowników. Skupić się na zaletach i celach modelu paperless, a także wyjaśniać, w jaki sposób zmiany wpłyną na codzienną pracę.

Krok 5: Ocena i implementacja kolejnych zmian

Po wprowadzeniu nowego modelu należy ocenić jego wpływ na działanie organizacji, odnieść się do wcześniej obranych celów biznesowych i społecznych oraz sprawdzić, czy zostały one zrealizowane na zadowalającym poziomie. Gdy jest to konieczne, należy wprowadzić modyfikacje lub przeprowadzić kolejne szkolenia wewnętrzne.

Paperless w biznesie – korzyści dla przedsiębiorstw

Wdrożenie zasad paperless wiążę się z wieloma korzyściami, nie tylko w kontekście ochrony środowiska. Wśród najważniejszych zalet, skłaniających organizacje na całym świecie do całkowitej cyfryzacji, wymienia się m.in.:

• oszczędności – tj. zmniejszenie kosztów związanych z zakupem papieru i magazynowaniem dokumentów,
• wyższą wydajność – poprzez tworzenie kopii zapasowych i możliwość szybkiego przywrócenia utraconych danych (np. w przypadku awarii),
• ochronę środowiska naturalnego – poprzez zmniejszenie śladu węglowego,
• poprawę wizerunku firmy – tj. budowanie organizacji dbającej o zrównoważony rozwój i dobro planety,
• mniejszą powierzchnię magazynową – co wynika głównie z mniejszej potrzeby posiadania fizycznych kopii,
• skalowalność rozwiązań – systemy cyfrowe znacznie szybciej i łatwiej jest rozbudować w sytuacji rozwoju firmy,
• mniejsze ryzyko popełniania błędów – zwłaszcza jeśli stosujemy oprogramowanie wyposażone w mechanizmy kontroli jakości,
• kompatybilność – z innymi, cyfrowymi rozwiązaniami (np. sztuczną inteligencją).

Przykłady udanego wdrożenia paperless

Metoda paperless cieszy się ogromną popularnością na rynku globalnym, wpisuje się w ogólne założenia ochrony środowiska i ideę budowania zrównoważonego biznesu.

Przykładem udanego wdrożenia w zakresie redukcji zużywanego papieru są m.in. współczesne uniwersytety, szkoły, a nawet przedszkola, które przeszły na elektroniczne systemy zarządzania rejestracją, ocenami i wnioskami rekrutacyjnymi. Elektroniczny obieg dokumentów od lat wykorzystuje także Międzynarodowy Bank Światowy, który w ten w sposób uprościł wiele procedur wewnętrznych, skrócił obieg dokumentów i w efekcie zredukował koszty zakupu papieru i magazynowania dokumentów fizycznych. W Polsce z kolei popularne jest przeprowadzanie rekrutacji (tj. zbieranie CV i wysyłanie zadań rekrutacyjnych) wyłącznie za pośrednictwem rozwiązań cyfrowych. Przeczytaj więcej na ten temat w artykule: HR bez papieru? Paperless w polskich firmach staje się faktem.

Paperless a ochrona środowiska – zrównoważony rozwój biznesu

Peperless spełnia wymogi tzw. zrównoważonego rozwoju biznesu. Terminu tego używa się w odniesieniu do prowadzenia działalności gospodarczej w sposób, który równoważy cele ekonomiczne z odpowiedzialnością społeczną i ekologiczną. Idea ta opiera się na przekonaniu, że długoterminowy sukces biznesowy jest ściśle powiązany z dbałością o środowisko,  społeczność lokalną i ogólnie rozumiany dobrostan pracowników.

Głównym elementem zrównoważonego rozwoju jest nie tylko ochrona środowiska, ale również budowanie dobrych praktyk korporacyjnych (m.in. uczciwe i przejrzyste transakcje) oraz dbanie o ekonomiczną wydajność. Wszystko to zwykle idzie w parze z innowacjami, których wdrożenie przynosi korzyści firmie, pracownikom oraz oczywiście środowisku naturalnemu.

Wyzwania przy wdrożeniu podejścia paperless

Jakie są najczęściej spotykane wyzwania związane z przejściem na paperless?

1. Duże koszty na początku wprowadzanych zmian
   Inwestycja w nowe technologie, oprogramowanie i sprzęt jest na tyle duża, że może stanowić trudną do pokonania barierę finansową.
2. Opór ze strony pracowników
   Pracownicy, którzy są przyzwyczajeni do pracy z dokumentami w formie papierowej, mogą sprzeciwiać się zmianom związanym z cyfryzacją i automatyzacją. Przejście na elektroniczne zarządzanie informacją wymaga nierzadko zmiany dotychczasowych nawyków i adaptacji do nowych narzędzi. Pomocne w tym przypadku będą m.in. szkolenia.
3. Problemy związane z kompatybilnością
   Systemy, które działają w organizacji, mogą okazać się niekompatybilne z nowymi rozwiązaniami czy oprogramowaniem do zarządzania dokumentacją. Taka sytuacja może potencjalnie generować szereg konfliktów oraz problemów organizacyjnych.
   
4. Brak wsparcia ze strony dostawców i partnerów
   W sytuacji, gdy partnerzy biznesowi lub dostawcy rozwiązania nie korzystają z systemów cyfrowych, może pojawić się szereg problemów związanych z płynnością procesów.
5. Potrzeba szkoleń wewnętrznych
   Personel musi być przeszkolony w zakresie korzystania z nowych systemów i narzędzi, co generuje dodatkowe koszty i wymaga czasu.

Podsumowanie

Paperless z pewnością wpisuje się w założenia biznesu zrównoważonego i świadomego. Biorąc pod uwagę obecny stan środowiska naturalnego oraz ilość zagrożeń dla planety, opcja ta wydaje się być niezwykle korzystna – nie tylko w ujęciu biznesowym. Warto ją rozważyć, po wcześniejszym przeanalizowaniu budżetu oraz nastawienia personelu.