PMO – czym jest biuro zarządzania projektami i jak działa?

Czym zajmuje się PMO?

Zakres działań PMO zależy od samej organizacji, tj. od jej wielkości, dojrzałości, zakresu działań, obranych funkcji i wartości. Oznacza to, że pojęcie i ujęcie PMO jest bardzo zmienne i co za tym idzie – odmiennie interpretowane.

W dużym uogólnieniu można uznać, że główną rolą PMO jest wspieranie realizowanych projektów. Wsparcie to obejmuje różne obszary – od monitorowania po raportowanie kolejnych kroków. W ramach Project Management Office’u wykonuje się więc zadania związane z komunikacją, nadzorem przepływu informacji czy pracy. 

PMO Specialist m.in.:

• kontroluje projekt na każdym etapie,
• analizuje standardy i metody, które można wykorzystać w projekcie, 
  
• nadzoruje komunikację wewnątrz organizacji,
• zapewnia administracyjne wsparcie dla projektu, 
• wykonuje plan procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

Czym różni się PMO od PM?

PM – według bardzo ogólnej definicji – to zbiór różnorodnych czynności, które wykonuje się w celu osiągnięcia celów głównych (i pośrednich) w konkretnym, z góry narzuconym czasie. Już na tym poziomie widać więc, że pojęcie i funkcje PM znacząco różnią się od założeń PMO. 

Owszem, oba stanowiska są związane z zarządzaniem projektami. Podstawowa jednak różnica polega na tym, że o ile PM zajmuje się bezpośrednio projektem, o tyle PMO zwraca uwagę na biuro projektowe, w którym ów projekt jest realizowany. Może się więc okazać, że zakres pracy PMO jest znacząco większy, zwłaszcza w firmach złożonych z wielu działów. Warto w tym miejscu podkreślić, że rola PMO bardzo ewoluuje i jest wyjątkowo elastyczna. Dlatego też, gdy cel stanowi terminowe i doskonałe realizowanie projektu lub produktu, duet PM i PMO okazuje się niezawodny.

Kiedy PMO jest niezbędne w organizacji?

Wbrew pozorom stanowisko PMO nie jest niezbędne w każdej organizacji. Trudno bowiem wskazać konkretny obszar do nadzoru, gdy projekt jest niewielki, a zaangażowany zespół niezbyt liczny. Problem jednak powstaje wtedy, gdy proces jest złożony, a liczba działów coraz obszerniejsza. 

PMO Specialist może okazać się niezbędny, gdy:

• projekt wymaga spełnienia wielu wymogów proceduralnych,
• projekt wymaga monitorowania, kontrolowania i raportowania na poszczególnych etapach, 
• organizacja zmaga się z projektowym chaosem, 
• konieczne jest spięcie kilku projektów i działów, aby zrealizować cel strategiczny,
• celem jest zebranie danych do analizy,
• konieczne jest tłumaczenie programu dla różnych interesariuszy,
• spośród wielu pomysłów i wizji należy wytypować projekty najbardziej intratne, 
• należy dostosować projekty do strategii – z podkreśleniem, że wykorzystuje się niezbędne standardy, procedury i szablony.

Obowiązki PMO w organizacji

Obowiązki PMO są bardzo szerokie i obejmują wiele obszarów. Do jego najważniejszych zadań należy kontrola złożonych projektów, które spełnić muszą szereg wewnętrznych wymogów. To on bowiem odpowiada m.in. za raportowanie poszczególnych etapów, prowadzenie witryny projektu, organizowanie wydarzeń projektowanych i usprawnianie przepływu pracy.

Dodatkowo PMO jest odpowiedzialny za programy, które pozwalają realizować cele biznesowe. Programy te bywają zawiłe, często angażują wielu pracowników i kilka działów. W takiej sytuacji ponownie kluczową rolę pełni PMO, którego obowiązkiem jest poznać program wraz z przyległymi do niego projektami i dostarczyć listę ewentualnych problemów, które mogą stanowić poważną przeszkodę dla ich prowadzenia.

PMO pozwala również rozumieć i kontrolować projekty, które są niezbędne dla całej obranej strategii. To dzięki jego pracy możliwe jest wytypowanie zbędnych projektów, np. tych, które się powielają lub nie są wystarczająco intratne. W tworzeniu wniosków wykorzystuje się m.in. big data oraz bieżącą wiedzę dotyczącą podejmowanej strategii, dzięki której możliwe jest optymalizowanie czasu, kosztów i zasobów.

Dowiedz się więcej o Agile – rewolucyjnymi nowoczesnym sposobie zarządzania projektami, czytając artykuł: Co to jest metoda agile?