Metodyki zarządzania projektami w pigułce

Przegląd metodyk zarządzania projektami

Metodyki projektowe są na tyle różnorodne, że podczas ich wyboru należy kierować się m.in. celem, potrzebami projektu, kulturą organizacyjną i możliwymi ryzykami w projekcie. Poniżej opisane zostaną najpopularniejsze techniki zarządzania projektami.

• Metoda klasyczna
  Metoda klasyczna – Waterfall – powstała w latach 70. pod dyrektywą dr. Winstona W. Royce’a. Według niej projekt realizujemy w ujęciu kaskadowym, tzn. wyróżniając jego poszczególne etapy. Kluczem tej metodyki jest stworzenie dokładnego harmonogramu i zaplanowanie poszczególnych etapów prac, co zmotywuje do bezwzględnego trzymania się terminów. W tym modelu nie rozpoczynamy kolejnego etapu, dopóki poprzedni nie zostanie zakończony. Ostatecznie metoda klasyczna ma prowadzić do realizacji projektu – krok po kroku i bez odstępstw.
  
• Zwinne metodyki zarządzania projektami
  Metodyka Agile cieszy się rosnącą popularnością, głównie ze względu na swoją mniejszą restrykcyjność. Zakłada ona, że projekt powinien być elastyczny, zdolny do reagowania na bieżące zmiany. Uwzględnia np. konieczność porzucenia wcześniejszych planów, rozpoczęcia prac od nowa, stworzenia zaktualizowanego harmonogramu – nawet jeśli odbywa się to kosztem przedłużenia terminów. Metodyka Agile zakłada możliwość testowania rozwiązań, co ostatecznie przyczynia się do tworzenia bardziej efektywnych, pozbawionych błędów projektów. 

W metodach zwinnych Agile pojawia się także:

• metodyka SCRUM – wspiera zespół w ustrukturyzowanej pracy za pomocą zestawu wartości i konkretnych zasad, ostatecznie doprowadzając do kreatywnego tworzenia jakościowych wyrobów;
• LEAN – zakłada dostarczanie produktów w jak najszybszy i najprostszy sposób poprzez położenie nacisku na działania, które dodają wartość do procesu, eliminując marnotrawstwo;
• KANBAN – dąży do optymalizacji pracy i procesów poprzez wizualne przedstawienie realizowanego projektu (np. używając tablic Kanban).

• PRINCE2
  To metodyka zarządzania projektami skupiająca się na produktach. Podczas jej realizacji wykorzystuje się doświadczenie specjalistów, którym następnie przypisuje się konkretne obowiązki. Cały proces koncentruje się na tworzonym produkcie, co sprawia, że jest to metoda przejrzysta, stosunkowo prosta i ułatwiająca pracę zespołową. Wśród jej zalet wymienia się dokładność i konieczność tworzenia sumiennej, ustandaryzowanej dokumentacji.

Które metodyki są lepsze?

Zarówno klasyczne, jak i zwinne metodyki zarządzania projektami niosą za sobą korzyści i potencjalne ryzyko. W przypadku metody klasycznej szczególnie duży nacisk kładzie się na dbałość o detale i stopniowe realizowanie poszczególnych etapów. Z tego też względu metoda ta nie zezwala na łatwe wprowadzenie zmian i nowych kroków.

Metodyki zwinne są natomiast niezwykle elastyczne, dzięki czemu można z powodzeniem testować poszczególne rozwiązania, nieustannie je doskonaląc. Z tego względu metoda ta może być dość złożona i skomplikowana, przez co wymaga zaangażowania ze strony zespołu oraz nie daje pełnej kontroli nad ewentualnymi ryzykami.

Jakie są korzyści z wykorzystania metodyk zarządzania projektami?

Metodyki zarządzania projektami pociągają za sobą szereg zalet organizacyjnych, komunikacyjnych, procesowych. Mówiąc więc o korzyściach, warto wspomnieć o:

• poprawie efektywności projektów, m.in. poprzez ustalenie celów, tworzenie harmonogramu, monitorowanie postępów, wdrażanie zmian i nadzorowanie jakości;
• doskonałej komunikacji członków zespołu, dzięki której unika się nieporozumień i konfliktów;
• lepszej kontroli projektu, tj. rejestr ryzyk, ewentualnych błędów i dodatkowych kosztów;
• szybszej reakcji na poszczególne etapy i – co za tym idzie – lepszej adaptacji do koniecznych zmian;
• zwiększonym zaangażowaniu członków zespołu projektowego;
• lepszym wykorzystywaniu zasobów ludzkich, finansowych i materiałowych;
• lepszej standaryzacji procesów projektowych, co z kolei pozwala na pewną powtarzalność i tworzenie analiz;
• lepszej kwalifikacji pracowników, którzy zdobywają wiedzę i doświadczenie w konkretnych obszarach. 

Jak dobrać odpowiednią metodykę zarządzania projektem?

Tak szeroki wybór dostępnych metod w sposób naturalny generuje pytania o kryteria. W tym celu wyodrębnić można pięć elementów.

Wielkość projektu

Zwykle klasyczne metody zarządzania projektami wykorzystywane są do bardzo dużych, złożonych projektów. Ich wielowymiarowość wymaga większej restrykcji i nakierowania na realizację konkretnego celu. Zwinne metodyki zarządzania projektami rekomenduje się w mniejszych zespołach projektowych – zwłaszcza tych, w których zmiany wprowadza się dużo łatwiej. Zdarza się także, że projekty bazują na modelu hybrydowym, tj. modelu klasycznym złożonym z modułów opartych na metodyce zwinnej.

Stopień znajomości rozwiązania/celu

Obie metody zarządzania projektami zakładają, że cel projektu jest jasny i możliwy do zdefiniowania. Niektóre z nich są jednak na tyle złożone, że wymagają głębokiej analizy biznesowej, która uwzględniłaby m.in. potrzeby klienta. Zebrane w ten sposób wnioski z pewnością pomogą w wyborze najlepszego rozwiązania.

Potrzeba stabilizacji

Klasyczne metodyki zarządzania projektami bazują na stabilności i sztywności założonego harmonogramu. W trakcie jego realizacji nie dopuszcza się zmian. Jeśli więc wymagania nie są sprecyzowane, a klient chce mieć możliwość modyfikacji, warto postawić na metodyki zwinne.

Stopień kontaktu z klientem

Z założenia w metodzie klasycznej klient wkracza w projekt dopiero w momencie jego odbierania. Zwykle nie uczestniczy w poszczególnych etapach realizacyjnych. Zupełnie inaczej wygląda to w metodyce zwinnej, która bazuje na stałym kontakcie, cyklicznych spotkaniach i feedbacku. Jeśli więc klient nie chce być integracyjną częścią projektu, zdecydowanie lepiej sprawdzi się metodyka Waterfall, gdzie końcowy efekt można przewidzieć od samego początku.

Termin realizacji projektu

Metodyka klasyczna dostarcza finalny produkt najczęściej pod koniec trwania projektu, zostawiając mało czasu na ewentualne późniejsze zmiany. Zwinne metodyki zarządzania projektami doręczają wyniki w częściach, poprawiając go i usprawniając w kolejnych iteracjach. Z tego też względu możliwe jest szybsze zrealizowanie projektu.