Älykkäästi suunniteltu työympäristö parantaa työntekoa ja työntekijäkokemusta

Fyysinen, digitaalinen ja sosiaalinen ulottuvuus lyövät kättä uuden ajan työympäristösuunnittelussa.

Lyhyesti:

• Fyysinen työympäristö on edelleen oleellinen osa työntekoa, ja se tulisi nähdä kokonaisvaltaisemmin yrityksen tavoitteiden mahdollistajana.
• Työympäristön tulee kytkeytyä aiempaa paremmin työntekijöiden tarpeisiin.
• Sensoripohjainen data ohjaa kehittämistä. Käyttöasteen lisäksi se kertoo, miten usein ja missä tiimit työskentelevät tai miten sää vaikuttaa toimistokäyttäytymiseen.

Työelämän murros myllertää toimitiloja nyt isolla kädellä. Patrik Etelävuori, EY:n Workplace Transformation Lead, toteaa, että toimitilahankkeista puhuminen alkaa edustaa jo vanhan maailman ajattelua – nyt keskusteluun on tuotava koko työympäristön ja työnteon eetos ja muutos.

Etelävuori muistuttaa, että fyysinen työympäristö on – yhä edelleen – oleellinen osa työntekoa, mutta sen täytyy kytkeytyä työntekijöiden tarpeisiin paljon paremmin kuin ennen.

”Työnteon kolme ulottuvuutta ovat fyysinen, digitaalinen ja sosiaalinen. Näiden täytyy olla tasapainossa, jotta työympäristö oikeasti tukee ihmisiä ja saa heidät kukoistamaan”, Etelävuori painottaa.

EY on kehittänyt omaa hybridityöfilosofiaansa Bricks, Bytes and Behaviors -toimintamallin varaan. BBB-malli katsoo muutosta kokonaisvaltaisesti, mutta muistuttaa samalla, että tiiliseinät tai nopeat nettiyhteydet eivät ole toimivan työympäristön tae.

”Kestävässä tulevaisuuden liiketoiminnassa huomioidaan työntekijän toiveet ja tavoitteet ja panostetaan positiiviseen työntekijäkokemukseen”, toteaa Etelävuori. ”Uuden työn” ankkurina ovat avoimuus, osallistaminen ja luottamus.

Kyseenalaista työympäristön nykytila

Silloin kun työympäristö onnistuu vastaamaan työntekijöiden ja organisaation tarpeisiin, se voi parhaimmillaan ilmentää yrityksen arvoja ja kulttuuria, sen strategiaa ja liiketoimintaa.

”Kriittisen tärkeää on ottaa ihmiset mukaan suunnittelemaan yhteistä työympäristöä ja mennä tarpeeksi syvälle siihen, mitä oikein halutaan.” Etelävuoren mukaan moni organisaatio tekee tutkimuksia, joissa selvitetään kyllä se, miten konttorilla työt tehdään juuri nyt. Se ei kuitenkaan riitä, sillä oikeasti tulevaisuuteen katsova yritys uskaltaa kyseenalaistaa ja haastaa nykytilan.

EY:llä on tuoretta, omakohtaista kokemusta siitä, miten data ohjaa työympäristöjen kehittämistä.

”Data-analytiikan avulla pystymme toteamaan, että työntekijämme ovat toimistolla keskimäärin 2,5 päivää viikossa ja käyttöaste on keskimäärin noin 30 prosentin luokkaa”, kertoo Etelävuori.

Uudessa, syyskuussa avattavassa pääkonttorissa päästään uuden tilakonseptin ja toimintamallien avulla tehokkaampaan tilankäyttöön: käyttöaste tulee – arvioiden mukaan – nousevan noin 65 prosenttiin.

Data paljastaa, miten sää vaikuttaa toimistolle tulemiseen

Datamyllyä on EY:llä pyöritetty muutenkin. Osana työympäristöuudistustaan yritys kehitti Workplace Intelligence -analytiikan, joka imee tietoa smart office -älytoimistosovelluksesta, ympäristöstä ja HR-perusdatasta.

Analytiikan avulla EY selvitti perin pohjin, miten EY:läiset työtään tekevät. Sen lisäksi, että analytiikkatyökalu osaa kertoa, miten usein – ja missä – kukin tiimi mieluiten työskentelee, se pystyy myös hakemaan vaikkapa julkisen liikenteen reitit ja säädataa.

”Tiedämme tätä kautta esimerkiksi sen, kuinka moni työntekijä asuu hyvien liikenneyhteyksien varrella uutta Helsingin työympäristöämme silmällä pitäen – ja miten eri säätilat vaikuttavat toimistokäyttäytymiseen”, Etelävuori kertoo.

”Tämä on meille mullistava keino, kun mietitään, miten voimme luoda ennustettavuutta ja sen myötä parantaa työn tekemistä nyt ja jatkossa.”

Työympäristöanalytiikka auttaa huomioimaan erilaiset tarpeet

Työympäristöasiantuntija Eeva Wiik toteaa, että monipuolisesti kerätty data on samalla tuonut uudenlaista tietojohtamista taloon. ”Mutu-tieto on väistynyt ja me tiedämme oikeasti, millaista työympäristöä ihmiset arvostavat. Tämä antaa vahvan selkänojan omalle kehitystyöllemme.”

Workplace Intelligence -analytiikka myös syväluotaa, millaisia erilaisia rooleja yksilöillä ja tiimeillä on – miten työskentelytyylit eroavat; kuka kaipaa ääntä ja elämää ympärilleen, kuka tarvitsee hiljaista tilaa.

”Olemme luoneet erilaisia työntekijäprofiileja, joiden tarkempaa käyttäytymistä voidaan analysoida työympäristöanalytiikan avulla – ja tätä kautta kaikkien EY:läisten tarpeet voidaan ottaa jatkossa paremmin huomioon”, kertoo Wiik.
 

Etätyöstä etutyöhön?

Pandemian jälkeisessä maailmassa moni organisaatio on tuskaillut, että väkeä ei enää saa palaamaan konttorille kirveelläkään. Mikä sitten auttaisi? – Yksi vaihtoehto on korvata korona-ajan Teams-keskeisyys aidolla tiimikeskeisyydellä, jossa on jälleen serendipiteettiä eli onnekkaita kohtaamisia.

”Niin sanottuja kahvipöytäkeskusteluja tarvitaan, koska epämuodollinen vuorovaikutus on hyvä kasvualusta uusille ideoille, jotka vievät koko organisaatiota eteenpäin. Kun tiimi saadaan fyysisesti koolle samaan paikkaan, hyviä asioita tapahtuu”, Patrik Etelävuori uskoo.

Työnteon murros – ja sitä tukeva työympäristö – edellyttää tietenkin myös johtamista, viestintää ja ihmisten innostamista. ”Työympäristö pitäisi nähdä kokonaisvaltaisemmin yrityksen tavoitteiden mahdollistajana. Yrityksen johdon täytyy näyttää mallia siinä, miten muutokseen suhtaudutaan”, linjaa Etelävuori.

Avoimuus eka, avoimuus vika

EY:llä yksi ”muutostyökalu” on ollut viikoittainen Q&A-klinikka, jossa tulevaan muuttoon – ja työympäristöihin yleensä – liittyviä asioita on voitu puida porukalla. Avoimuuteen ja rehellisyyteen nojaava sessio on ollut väen suosiossa, kertoo Eeva Wiik.

”Klinikassa on tärkeää myös se, että meillä on kykyä reagoida työntekijöiden tarpeisiin ja ajaa läpi muutoksia tarvittaessa hyvin nopeasti.”

Wiik ja Etelävuori tietävät, että maailma ei ole valmis syyskuisen muuttopäivän jälkeenkään. ”Kehittäminen ei lopu, koska aina löytyy parannettavaa. Olemme kuitenkin luottavaisia, että kuljemme koko ajan oikeaan suuntaan”, summaa Etelävuori.

Avoimuus eka, avoimuus vika

EY:llä yksi ”muutostyökalu” on ollut viikoittainen Q&A-klinikka, jossa tulevaan muuttoon – ja työympäristöihin yleensä – liittyviä asioita on voitu puida porukalla. Avoimuuteen ja rehellisyyteen nojaava sessio on ollut väen suosiossa, kertoo Eeva Wiik.

”Klinikassa on tärkeää myös se, että meillä on kykyä reagoida työntekijöiden tarpeisiin ja ajaa läpi muutoksia tarvittaessa hyvin nopeasti.”

Wiik ja Etelävuori tietävät, että maailma ei ole valmis syyskuisen muuttopäivän jälkeenkään. ”Kehittäminen ei lopu, koska aina löytyy parannettavaa. Olemme kuitenkin luottavaisia, että kuljemme koko ajan oikeaan suuntaan”, summaa Etelävuori.