Jak walczyć z problemami płynności finansowej firmy?

Co zrobić gdy ryzyko utraty płynności staje się realne

Redukcja kosztów i wydatków operacyjnych (np. poprzez wyłączenie wybranych linii produkcyjnych charakteryzujących się niską rentownością przy wymaganych wysokich nakładach na kapitał obrotowy).

Istnieje szereg działań, które przedsiębiorca może podjąć w przypadku identyfikacji zalążków problemów płynnościowych. W pierwszej kolejności, celem oceny potencjalnego ryzyka, zalecane jest przygotowanie krótkoterminowej, najczęściej 13- tygodniowej prognozy płynności, która agregowałaby planowane wpływy środków pieniężnych z wydatkami i tym samym umożliwiłaby oszacowanie wartości luki finansowej wraz z przybliżonym terminem jej wystąpienia. Na podstawie takiej analizy przedsiębiorca mógłby przedsięwziąć odpowiednie środki zaradcze, do których należą na przykład:

• Redukcja kosztów i wydatków operacyjnych (np. poprzez wyłączenie wybranych linii produkcyjnych charakteryzujących się niską rentownością przy wymaganych wysokich nakładach na kapitał obrotowy).
• Optymalizacja wartości kapitału obrotowego (np. poprzez przyspieszenie ściągalności należności lub próbę wydłużenia terminów płatności u dostawców).
• Rewizja planów inwestycyjnych i odłożenie w czasie mniej istotnych zakupów i nakładów inwestycyjnych.
• Ustalenie priorytetów w odniesieniu do płatności realizowanych na rzecz kontrahentów, z perspektywy ograniczenia negatywnego wpływu braku dostaw lub usług na działalność operacyjną.
• Zidentyfikowanie elementów majątku, które nie mają kluczowego znaczenia dla prowadzonej działalności operacyjnej i ich upłynnienie.
• Prowadzenie otwartego dialogu z instytucjami finansującymi w zakresie potencjalnej renegocjacji warunków spłaty istniejącego zadłużenia wraz z poszukiwaniem dodatkowych źródeł finansowania zewnętrznego (np. w oparciu o majątek nie będący dotychczas przedmiotem zabezpieczenia już pozyskanego finansowania).

W kolejnym kroku, celem oceny skuteczności podjętych działań, przedsiębiorca powinien na bieżąco (tj. w interwałach co najmniej tygodniowych) przeprowadzać aktualizację prognozy płynności i weryfikować czy ryzyko wystąpienia luki finansowej zostało wyeliminowane. 

W sytuacji, gdy podjęte działania nie przynoszą spodziewanej poprawy, a sytuacja przedsiębiorcy daleka jest jeszcze od niewypłacalności, kolejnym krokiem mogą być przewidziane w prawie restrukturyzacyjnym postępowania, do których należą:

• Postępowanie o zatwierdzenie układu;
• Przyspieszone postępowanie układowe;
• Postępowanie układowe;
• Postępowanie sanacyjne.

Celem wskazanych powyżej postępowań jest uniknięcie upadłości przedsiębiorcy poprzez zabezpieczenie niezbędnego czasu na wypracowanie układu zaspokajającego wierzycieli przy jednoczesnym umożliwieniu prowadzenia dalszej działalności operacyjnej. 

Praktyczne działania prewencyjne po stronie wierzyciela

W biznesie obowiązuje ta sama zasada co w medycynie – lepiej zadbać o profilaktykę, niż później leczyć. Utrata płynności jest jednym z głównych powodów upadłości, a zatory płatnicze i ich transmisja w ramach łańcucha wartości jest równie łatwa, jak w przypadku koronawirusa. Istnieje szereg prostych działań pozwalających na zminimalizowanie przejęcia problemów płynnościowych swoich kontrahentów. Może je  bez przeszkód wprowadzić wiele firm, ale duża część z nich w dalszym ciągu z tego nie korzysta. Każde z takich działań przyczynia się do poprawy płynności finansowej przedsiębiorstwa. Do podstawowych metod należy zaliczyć na przykład:

• Stosowanie faktur pro forma;.
• Wprowadzenie płatności etapami, w miarę realizacji umowy z kontrahentem, zamiast jednej płatności na koniec umowy;.
• Korzystanie z programu lub aplikacji do monitorowania terminów płatności za usługi lub towary zakupione przez naszych kontrahentów. Niektóre programy mają opcję ustawienia np. wysyłania automatycznych monitów do kontrahentów gdy zbliża się termin płatności, a następnie gdy termin płatności minął. Dzięki nim mamy również bieżący przegląd aktualnego statusu płatności i możemy sami lub przy pomocy dedykowanej osoby w firmie podjąć kontakt z opóźniającym się kontrahentem;.
• Śledzenie informacji o kontrahentach, np. w drodze raportów generowanych przez Biuro Informacji Kredytowej czy też obserwowanie, czy kontrahent nie został wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych, bądź też nie złożył wniosku o ogłoszenie upadłości w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.

Treść umowy ma znaczenie

Na poprawę płynności może mieć wpływ również to, jaką treść będzie miała nasza umowa z kontrahentem. Warto w szczególności dostosować wykorzystywane przez firmę wzorce umowne, tak aby każda nowa umowa zawierana z odbiorcą naszych towarów lub usług działała na korzyść naszej płynności. Do prostych sposobów do wykorzystania w umowie, które w dłuższej perspektywie mogą poprawić płynność, należą:

• Dodanie postanowienia, w którym nasz kontrahent wskazuje w ramach swojej organizacji osobę odpowiedzialną za regulowanie płatności oraz jej dane kontaktowe;
• Określenie wysokości odsetek za opóźnienie płatności;
• Wprowadzenie kar umownych za opóźnienie (tylko w przypadku niewykonania świadczeń niepieniężnych);
• Zastrzeżenie prawa własności sprzedawanych przez nas towarów do momentu uiszczenia zapłaty przez odbiorcę (co w szczególności daje naszej firmie uprzywilejowaną pozycję w sytuacji ogłoszenia przez odbiorcę upadłości lub otwarcia restrukturyzacji);
• Uzyskanie oświadczenia kontrahenta o poddaniu się egzekucji (wymagana forma aktu notarialnego, ale w przypadku niezapłacenia wynagrodzenia do egzekucji wystarczające jest uzyskanie klauzuli wykonalności – nie trzeba przechodzić całego postępowania sądowego).

Dobrze być przygotowanym na każdą ewentualność

Z perspektywy przedsiębiorstwa borykającego się z problemami płynnościowymi najważniejsze jest przygotowanie planu działania w możliwie kilku scenariuszach, co obejmuje również opracowanie wielowariantowej prognozy płynności, a także bieżące monitorowanie sytuacji gotówkowej i aktywne reagowanie na jej zmianę. Odpowiedni plan naprawczy i świadomość źródeł trudności finansowych zdecydowanie ułatwia podjęcie dialogu z wierzycielami oraz istotnie uprawdopodabnia osiągnięcie z nimi porozumienia umożliwiającego kontynuację działalności. 

Z uwagi na niejednokrotnie pogarszającą się z dnia na dzień sytuację, niekiedy zasadne jest zatrudnienie profesjonalnego doradcy, który byłby w stanie w szybki sposób zidentyfikować odpowiednie i skuteczne działania naprawcze oraz wesprzeć swoim doświadczeniem i renomą przedsiębiorcę w trudnych rozmowach z wierzycielami.

Podsumowanie

Z punktu widzenia wierzycieli, przedsiębiorcy najczęściej zaczynają zastanawiać się co zrobić z istniejącym zadłużeniem dopiero na etapie gdy kontrahent ogłosi upadłość lub otworzy restrukturyzację. Tymczasem praktyka pokazuje, że wierzyciele aktywni w postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym mają większą szansę na zabezpieczenie swoich interesów od  wierzycieli, którzy nie podejmują żadnych działań albo gdy te działania są spóźnione. Z tego względu, dobrym rozwiązaniem może być opracowanie samodzielnie lub przy pomocy doradcy, wewnętrznej procedury radzenia sobie z opóźnionymi i zagrożonymi płatnościami.

Taka procedura może być ułożona według schematu postępowania z wierzytelnością firmy od momentu wystawienia faktury, przez wysyłanie monitów przypominających o terminie płatności, składanie wezwań do zapłaty, po zastosowanie drogi sądowej. Powinno się również opracować plan postępowania na wypadek ogłoszenia upadłości lub otwarcia restrukturyzacji przez kontrahenta. Każdy z etapów lub zadań powinien być przypisany konkretnej osobie lub departamentowi w ramach naszej firmy, tak aby w toku realizacji procedury nie doszło do straty czasu z uwagi na ustalanie osoby odpowiedzialnej.

Jeżeli chcemy skorzystać ze wsparcia profesjonalnego doradcy, warto zawrzeć stosowną umowę ramową z wyprzedzeniem, tak aby w przypadku upadłości kontrahenta szybkim zleceniem, bez zwłoki uruchomić działanie doradcy.

Artykuł został opublikowany w Rzeczpospolitej w dniu 1 września 2023 r.