Czas rozpocząć wdrażanie e-Faktur

Na razie dobrowolnie

Co prawda, podatnicy mogą już od prawie roku dobrowolnie korzystać z tego rozwiązania, jednak należy pamiętać że platforma nie funkcjonowała poprawnie przez część tego okresu. Zachęty do korzystania z KSeF fakultatywnie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów okazały się w praktyce mało zachęcające. Obecnie niewielu podatników skorzystało z tego rozwiązania i w większości przypadków chodziło o pojedyncze faktury wysyłane w celu przetestowania systemu, niż o definitywną zmianę sposobu wystawiania wszystkich dokumentów.

Wielkość firmy wpływa na terminy

Wprawdzie dla firm małych i mikro (czasami wystawiających kilka – kilkadziesiąt faktur w miesiącu) jest to znacząca zmiana, jednak mogą one wstrzymać się z przygotowaniami nawet jeszcze przez parę miesięcy. Większość z nich skorzysta bowiem z darmowej aplikacji udostępnionej przez MF lub z ustandaryzowanej funkcjonalności, którą proponują im dostawcy wykorzystywanych przez nie programów księgowych.

Dla większych organizacji okres potrzebny do prawidłowego przygotowania się do tej zmiany wynosi przynajmniej kilka do kilkunastu miesięcy. W praktyce większość podmiotów planuje rozpocząć prace dopiero w pierwszym kwartale 2023 r., a do końca br. będą zapoznawać się z ofertami różnych rozwiązań komercyjnych, planować niezbędne działania wraz z szacowaniem zaangażowania zasobów ludzkich i finansowych, żeby uwzględnić ten niemały projekt w planach budżetowych na kolejny rok finansowy. Należy pamiętać, że koszty dostosowania się do nowych obowiązków – niezależnie od wybranych rozwiązań - mogą okazać się znaczące, nawet dla firm określanych jako średnie.

Diabeł może tkwić w szczegółach

Polska uzyskała zgodę Rady Unii Europejskiej na wprowadzenie odpowiednich regulacji od 1 stycznia 2024 r. Do tej pory nie wszystkie niezbędne przepisy krajowe, na które czekają wszyscy uczestnicy rynku, zostały przygotowane i ogłoszone. Wiele firm ma w związku z tą sytuacją obawy, że nowe przepisy, opublikowane bardzo późno, wprowadzą dodatkowo istotne zmiany w stosunku do aktualnych wymogów. W efekcie, rozpoczęte i wykonane już prace mogą wymagać znaczących poprawek i dodatkowych nakładów, a przez to generować nieuzasadnione koszty. Dlatego odwlekają moment rozpoczęcia projektów wdrożeniowych, ryzykując jednak, że brak wystarczającego czasu może skutkować błędami, a w skrajnych przypadkach nawet częściowym paraliżem działalności biznesowej.

Wydaje się jednak, że w większości przypadków zmiany powinny mieć jedynie charakter doprecyzowujący i dostosowawczy. Jest to oczywiście jak najbardziej uzasadnione, gdyż KseF działa od prawie roku, więc jest już zdecydowanie za późno na jakiekolwiek znaczące zmiany. Trzeba jednak pamiętać, że jest jeszcze wiele kwestii niedostatecznie uregulowanych, które mogą mieć zasadnicze znaczenie dla części biznesów.

W takiej sytuacji wiele firm wstrzymuje się z dostosowaniem do wymogów e-fakturowych, jednak później mogą mieć problem z terminowym zamknięciem całego procesu.

Nie wszyscy przedsiębiorcy mają komfort czekania z rozpoczęciem przygotowań na publikację finalnych przepisów ze strony ustawodawcy. Mowa tu w szczególności o firmach z największym wolumenem faktur, gdzie liczba wystawianych dokumentów sprzedażowych każdego miesiąca przekracza kilka milionów. Większość z największych przedsiębiorców już kilka miesięcy temu rozpoczęła wdrażanie zmian w swoich procesach i systemach IT. Ten proces ma miejsce mimo dużej niepewności, czy poczynione prace i zainwestowane środki są faktycznie niezbędne, by móc sprawnie korzystać z KSeF. Niektóre z wymagań Ministerstwa Finansów w zakresie e-faktur są krytykowane przez podatników. Należy się spodziewać, że po ogłoszeniu projektu przepisów uwagi w tym zakresie zostaną podniesione w ramach konsultacji społecznych.

Podatnicy mają obawy…

Przedsiębiorcy najbardziej obawiają się niewystarczającej wydajności platformy KSeF, co może powodować opóźnienia w procesie wystawiania faktur i przekazywania ich do klientów. To natomiast spowoduje opóźnienia w płatnościach od klientów, księgowaniu, prowadzeniu ewidencji podatkowej i raportowaniu ostatecznych wyników – miesięcznych, kwartalnych czy, odpowiednio, rocznych. Obecnie brakuje jakichkolwiek wytycznych, jak należy postąpić w przypadku przestojów czy awarii platformy, tak by brak możliwości wystawienia faktury za pomocą KSeF nie paraliżował prowadzonej działalności. Równie silna obawa dotyczy zapewnienia bezpieczeństwa ogromnej ilości, bardzo szczegółowych, danych biznesowych – o klientach, produktach, cenach i warunkach prowadzonych transakcji. Nietrudno się domyślić, że platforma KSeF może stać się atrakcyjnym celem cyberataków.

Brak pewności w zakresie bezpieczeństwa danych to dobry przykład konieczności ponoszenia przez firmy dodatkowych kosztów, które KSeF co do zasady miał ograniczyć. W praktyce trudno bowiem znaleźć przedsiębiorstwa, które zdecydują się na rezygnację z archiwizowania faktur we własnym zakresie i korzystania wyłącznie z KSeF. Z upływem czasu i nabieraniem zaufania do platformy sytuacja może jednak powoli się zmieniać.

…i zgłaszają problemy

Firmy, które już od kilku miesięcy pracują nad wdrożeniem e-faktur, zgłaszają wiele praktycznych problemów, z których Ministerstwo Finansów – bez uruchomionych konsultacji – może częściowo nie zdawać sobie jeszcze sprawy lub nie doszacowywać ich negatywnego wpływu na funkcjonowanie firm. Przykładem jest chociażby data wystawienia e-faktury (P_1). Potencjalnie może ona przysporzyć wielu problemów, w szczególności w przypadku faktur wystawianych pod koniec miesiąca czy roku. Za datę wystawienia faktury w systemie uznaje się bowiem moment nadania jej numeru KSeF. Należy pamiętać, że P_1 jest polem obowiązkowym w ramach struktury logicznej, które musi zostać wypełnione, aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, e-faktura może zostać wysłana w innej dacie niż wskazana w polu P_1, przy zachowaniu określonych w ustawie o VAT terminów dotyczących wystawiania faktur. Problem może pojawić się jednak, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika sesji nie uda się otworzyć w tym samym dniu. Może to mieć dla podatników wiele negatywnych konsekwencji, takich jak dodatkowe koszty, nakłady pracy czy duże ryzyko błędów. Dlatego część firm postuluje, by data wystawienia faktury w polu P_1 odnosiła się do daty wystawienia faktury w systemach przedsiębiorców. Byłoby to zgodne z pierwotnym zamysłem ustawodawcy, co w późniejszym terminie zostało jednak przez niego zmienione.

Dlatego tak istotne jest, żeby jak najszybciej zostały zaproponowane przepisy krajowe i rozpoczęły się konsultacje. Mogą one bowiem otworzyć bardzo długą listę sygnalizowanych przez przedsiębiorców wątpliwości.

Już teraz można wskazać, że problematyczne w wielu przypadkach są chociażby:

• zwrotne pobieranie do systemów księgowych danych takich jak „ostateczna” data wystawienia faktury VAT przez KSeF;
  
• numer faktury nadawany przez KSeF, czyli tzw. id faktury KSeF, którego liczba znaków może chociażby nie mieścić się w polu;
  
• konieczność wskazywania ww. danych przy wystawianiu faktur korygujących;
  
• zmiany w wewnętrznym procesie weryfikacji i akceptacji faktur;
  
• faktury wystawiane na rzecz konsumentów w sklepach oraz sposób na sprawne i efektywne przekazanie wizualizacji tych dokumentów klientom.

Tekst został opublikowany w Rzeczpospolitej w dniu 20.11.2022 r. 

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2024 r. polskie firmy nie będą już mogły korzystać z dotychczasowych sposobów wystawiania faktur. Wszystkie dokumenty będą musiały być wystawiane w ściśle określonym, ustrukturyzowanym formacie przesyłanym za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Na firmach spoczywa zatem ciężar dostosowania wielu procesów wewnętrznych do zmian. Proces ten nie należy do najprostszych i nie warto odkładać go w czasie.