Drive2Cloud: Jak FinOps wspiera zarządzanie kosztami chmury

Presja na zmniejszenie kosztów 

Wraz ze zwiększaniem wykorzystania rozwiązań chmurowych przez firmę, przy jednoczesnym rozproszeniu decyzyjności i odpowiedzialności za powoływanie i konfigurowanie zasobów chmurowych, powstaje ryzyko utraty kontroli nad kosztami ponoszonymi przez organizację na chmurę. Na etapie, w którym firma zaczyna dostrzegać problemy w tym obszarze, a chmura jest już wykorzystywana w skali, która jest w stanie wygenerować istotnie duży rachunek od dostawcy, powstaje presja na zmniejszanie kosztów. Przykładowo poprzez ograniczanie dostępu do zasobów, zaprzestanie korzystania z niektórych usług czy coraz silniejsze formalizowanie akceptacji zmian. W rezultacie firma może utracić część korzyści, jakie zapewnia chmura, takich jak elastyczność, skalowalność i szybkość w zmianach technologicznych.

Podstawowe założenia podejścia FinOps 

Zarządzanie kosztami w chmurze wymaga innych umiejętności i narzędzi, a także zmiany kulturowej w organizacji w stosunku do stanu IT opierającego się na modelu on-premise. Obejmuje ono nie tylko monitorowanie i kontrolę wydatków, ale także wymaga zrozumienia jak różne czynniki wpływają na koszty i jak można optymalizować zużycie. W kontroli kosztów cel nie powinien być zdefiniowany jako zmniejszanie wydatków na chmurę, ale jako optymalizacja kosztowa – np. poprzez unikanie marnotrawienia, rezerwacje długoterminowe dla określonych maszyn czy poprzez automatyzację. Wprowadzenie FinOps pozwala organizacjom nie tylko lepiej zrozumieć i kontrolować swoje wydatki na chmurę, ale także lepiej dostosować wykorzystanie chmury do swoich potrzeb biznesowych, co ostatecznie przekłada się na lepszą efektywność i konkurencyjność na rynku. 

Zmiany w strukturze i mentalności 

W podejściu FinOps szeroka współpraca w organizacji jest kluczowa, a podstawą do podejmowania działań jest oparcie się na danych generowanych niemalże w czasie rzeczywistym. To nic innego jak gra zespołowa, w której każdy uczestnik musi rozumieć swoją rolę, a decyzje są podyktowane wartością biznesową chmury. To gra, w której część funkcji firma świadomie decentralizuje, a inne centralizuje, aby z jednej strony utrzymać elastyczność działania i niewielki poziom skomplikowania decyzyjnego, a z drugiej – tam gdzie poziom złożoności jest wysoki lub sumarycznie zbyt czasochłonny – pozostawić to w gestii centralnych ustaleń i rekomendacji. Tym samym odpowiedzialność za korzystanie z chmury jest przeniesiona na zespoły produktowe i funkcjonalne – każdy zarządza swoim budżetem i zasobami, co prowadzi do decentralizacji decyzji. Centralizację działań przenosi się przy tym na praktyków/zespół FinOps, gdzie prowadzone są prace analityczne na danych o kosztach i przy użyciu zasobów chmurowych, identyfikowane są możliwości optymalizacji kosztowej (np. poprzez rezerwacje długoterminowe zasobów) oraz zapewniana jest komunikacja w organizacji w zakresie FinOps (obejmująca przykładowo rekomendacje, informowanie i automatyzację).

Kluczowy jest dostęp do danych 

Aby to wszystko było możliwe i efektywne, konieczny jest dostęp do wiarygodnych i aktualnych danych – widoczność kosztów na odpowiednim poziomie szczegółowości, dostępność i czytelność danych dla uczestników procesów FinOps, szybka informacja zwrotna nt. efektów podjętych działań i prognozowanie finansowe w czasie rzeczywistym. Wreszcie, w podejściu FinOps wykorzystuje się zmienną strukturę kosztów chmury, uważając ją za szansę, a nie ryzyko. Planowanie staje się bardziej zwinne – zamiast statycznych długoterminowych planów, kładzie się nacisk na ciągłe drobne korekty w zakresie wykorzystania i optymalizacji zasobów.

Działanie w powtarzalnych cyklach 

Organizacje, które wdrożyły FinOps, optymalizują koszty w ramach powtarzalnych cykli, a każdy cykl zawiera działania wspierające funkcje informowania, gdzie celem jest lepsze zrozumienie kosztów i czynników, które je determinują. Wydatki są interpretowane, dzielone i mapowane na jednostki w organizacji. Tworzone są budżety, prognozy kosztów i następuje identyfikacja trendów. Zapewniany jest właściwy opis zasobów na chmurze poprzez metadane. 

Na podstawie tych danych możliwe jest zaplanowanie optymalizacji – identyfikowane są możliwości do poprawy efektywności i ustanawiane są cele do implementacji. Organizacja podejmuje prace zmierzające do unikania kosztów i optymalizacji, identyfikowane są anomalie w kosztach chmurowych, a usługi, których potencjał nie jest w pełni wykorzystywany, mogą być objęte analizą z perspektywy kosztowej. 

Domknięciem cyklu jest etap działania. Definiowane i wdrażane są procesy mające na celu realizację wyznaczonych celów. Dostarczana jest automatyzacja optymalizująca wykorzystywanie zasobów. Następują próby wprowadzenia zmian kulturowych mające na celu budowę lepszego zrozumienia chmury wśród pracowników i poprawę jakości raportowania (co łącznie prowadzi do podejmowania lepszych decyzji i zmniejszania kosztów ponoszonych na chmurę). Realizowane są prace wpływające na optymalizację używanych zasobów, np. zmniejszanie użytych instancji, zmianę programu cenowego serwisów albo usuwanie niewykorzystywanych zasobów. Dodawane i edytowane są polityki chmurowe wymuszające pożądane wzorce.

Przy optymalizacji kosztowej nie można również zapomnieć, że chmura oferuje różne modele zarządzania usługami. Przykładowo rozwiązanie początkowo zmigrowane na chmurę do maszyny wirtualnej, działające w modelu infrastruktury jako serwis, może być kosztowniejsze i wymagać więcej wysiłku utrzymaniowego w porównaniu z usługą opartą na modelu oprogramowania jako serwis. Zmiana może być zasadna kosztowo, ale czasami wykraczać będzie już poza ramy FinOps, przybierając postać projektową.

Iteracyjne dojrzewanie organizacji 

Zarządzania kosztami w chmurze ewoluuje wraz z dojrzewaniem organizacji. Wdrożenie koncepcji FinOps jest korzystne również na wczesnym etapie korzystania z chmury – pozwala relatywnie niewielkim nakładem wypracowywać pożądaną kulturę organizacyjną sprzyjającą optymalizacji kosztowej. Na początku tego procesu organizacja może skupić się na zrozumieniu podstaw – gromadzeniu danych na temat wykorzystania i kosztów chmury, a następnie analizie i interpretacji danych. Może to obejmować proste aktywności, takie jak monitorowanie kosztów na bieżąco i identyfikowanie dużych, nieplanowanych kosztów. Na tym etapie ważne może być też edukowanie pracowników na temat tego, co oznaczają różne koszty chmury i jakie czynniki na nie wpływają. 

Pierwsze próby optymalizacji mogą obejmować takie działania jak wyłączanie nieużywanych zasobów, identyfikowanie, które warto opłacić z góry na dłuższy okres, zyskując przy tym rabat lub które zadania przenieść do tańszych zasobów/serwisów – z zastrzeżeniem utrzymania wymaganej wydajności. Z czasem, gdy organizacja dojrzewa poszerzając zakres swojej wiedzy i zrozumienie zarządzania kosztami chmury, FinOps zaczyna obejmować bardziej zaawansowane techniki optymalizacji. Może to obejmować strategie, takie jak wykorzystanie automatyzacji do skalowania zasobów w zależności od zapotrzebowania, bieżącej optymalizacji konfiguracji, eksperymentowania z różnymi modelami cenowymi i zastosowaniem zaawansowanych metod do prognozowania przyszłych kosztów. 

Podczas tego procesu kluczową rolę odgrywa komunikacja i współpraca między różnymi działami/jednostkami zaangażowanymi w FinOps. Zarządzanie kosztami chmury staje się bardziej kolektywnym wysiłkiem, a nie tylko odpowiedzialnością jednego działu. Analogicznie jak ma to miejsce np. w zakresie bezpieczeństwa rozwiązań IT, gdzie zajmujący się tym obszarem zespół nie jest jedynym odpowiedzialnym za bezpieczeństwo. W miarę dojrzewania zarządzanie kosztami chmury staje się coraz bardziej zintegrowane z codzienną działalnością organizacji. Ten proces nie ma daty końca – jest to ciągła optymalizacja i doskonalenie zarządzania kosztami chmury.