Sprawozdania finansowe 2022 - wyzwania związane z przygotowaniem. O czym należy pamiętać?

Co to jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to raport przedsiębiorstwa, który prezentuje sytuację finansową i majątkową jednostki gospodarczej na koniec roku obrotowego oraz wynik finansowy jednostki za dany rok w formie zestawień liczbowych uzupełnionych o objaśnienia słowne. Sprawozdanie finansowe sporządza się po dokonaniu zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Sprawozdania finansowe to obowiązek każdej jednostki, która prowadzi księgi rachunkowe (obligatoryjnie lub dobrowolnie). Zasady sporządzania sprawozdania finansowego określa Ustawa o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120). Dokumentacja ma określoną formę i powinna zawierać:

• bilans z informacją o stanie aktywów i pasywów,
• rachunek zysków i strat,
• informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Dodatkowo sprawozdania finansowe jednostek określonych w art. 64 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, podlegające corocznemu badaniu, powinny zawierać:

• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
• rachunek przepływów pieniężnych.

Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się również sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów.

Do kiedy trzeba sporządzić oraz zatwierdzić sprawozdanie finansowe?

Termin na przygotowanie sprawozdania finansowego wynosi 3 miesiące licząc od dnia bilansowego. Sprawozdania finansowe powinny być zatem gotowe najpóźniej na 31 marca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdania finansowego w terminie ponosi kierownik jednostki.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego przez uprawniony do tego organ, np. zgromadzenie wspólników. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to termin na zatwierdzenie mija 30 czerwca.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Od 1 stycznia 2022 roku sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu w przypadku, gdy organ ten jest wieloosobowy. Warunkiem jest pozyskanie od pozostałych członków zarządu oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.

W przypadku skorzystania z możliwości podpisania przez jednego członka zarządu, sprawozdanie podpisuje najpierw główny księgowy lub inna wyznaczona osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie przekazuje je do członków zarządu, którzy podpisują się na oświadczeniu. Dopiero na końcu umocowany członek zarządu składa podpis na sprawozdaniu finansowym.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Sprawozdanie finansowe należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Sprawozdanie finansowe do KRS można złożyć tylko drogą elektroniczną. W tym celu należy założyć konto w portalu eKRS i złożyć przygotowany dokument:

• bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF),
• w niektórych przypadkach odpłatnie przez system S24.
  

Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji, której PESEL został ujawniony w KRS. Każde e-sprawozdanie finansowe powinno:

• posiadać określoną strukturę i być zapisane jako:
  - plik tekstowy XML, w przypadku sprawozdania finansowego spółki, która nie jest emitentem papierów wartościowych notowanych na rynku regulowanym i sporządza sprawozdania finansowe według ustawy o rachunkowości lub
  - plik XHTML, w przypadku spółki notowanej na rynku regulowanym lub spółki, która sporządza sprawozdania finansowe według MSR i dokonała wyboru tego formatu,
  - plik w innym formacie przeszukiwalnym, np. pdf, w przypadku spółki, która sporządza sprawozdania finansowe według MSR i dokonała wyboru tego formatu.
• zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym przez osobę, która odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki.

E-sprawozdania finansowe. Jak złożyć raport finansowy online?

Jak wygląda składanie e-sprawozdania finansowego do KRS w praktyce? Proces można podzielić na kilka kroków.

1. Założenie konta w portalu KRS.
2. Dodanie dokumentu do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Następnie system sprawdza osoby, które zostały uprawnione do reprezentacji firmy.
3. Załączenie dokumentu wraz z informacją o:
   a) okresie, którego dotyczy,
   b) dacie dokumentu,
   c) języku, w którym dokument został sporządzony.
4. Po zaznaczeniu: „Dodaj dokument” należy zgłosić:
   a) sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat oraz wymagane informacje dodatkowe,
   b) sprawozdanie z badania biegłego rewidenta,
   c) uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
   d) uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty.
5. Potwierdzenie podpisu oryginałów wszystkich załączonych dokumentów przez głównego księgowego i kierownika firmy.

Weryfikacja poprawnego wypełnienia dokumentu i przesłanie go do RDF.

Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego

Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków od obowiązku złożenia sprawozdania finansowego w terminie, takich jak na przykład losowe sytuacje zdrowotne, awarie systemu czy brak prądu.

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grożą kary, obejmujące m.in.:

• karę grzywny dla kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych,
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 1 miesiąca do 2 lat,
• postępowanie przymuszające,
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
• ustanowienie kuratora.

Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia z KRS pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający).

Jeżeli pomimo wezwania KRS nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie przez sąd kuratora, który będzie prowadził sprawy spółki.

Sprawozdania finansowe – kluczowe wyzwania związane z ich przygotowaniem

Sprawozdanie finansowe i proces przygotowania związanej z nim dokumentacji mogą stanowić duże wyzwanie dla przedsiębiorstwa. Z czym mierzą się działy księgowe i osoby, które są odpowiedzialne za przygotowanie sprawozdania finansowego?

• Ścisłe terminy raportowania finansowego.
• Rosnąca presja na przedsiębiorstwa związana z terminowością i jakością danych finansowych.
• Nowe regulacje, w tym zmiany w przepisach ustawy o rachunkowości, Krajowych Standardów Rachunkowości i Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.
• Nowe wydarzenia, które należy ująć w sprawozdaniach finansowych, w tym m.in.: zmiany klimatycznie, wskaźniki makroekonomiczne np.: inflacja, zmienność kursów walut, zagrożenie ciągłości łańcucha dostaw, wzrost cen energii, nowe transakcje z użyciem kryptowalut itd.
• Ryzyko przesunięcia procesu audytowego ze względu na opóźnienie w przygotowaniu danych.
  

Do kluczowych wyzwań związanych z przygotowaniem sprawozdań finansowych należą:

• nieustrukturyzowany i czasochłonny proces raportowania finansowego (lub proces zamknięcia okresu finansowego), brak kalendarza zamknięcia, nieodpowiednia organizacja pracy lub podziału zadań,
• niewystarczająca automatyzacja procesu raportowania finansowego, poleganie głównie na manualnej pracy,
• rotacja zespołu finansowego, braki kadrowe i/lub kompetencyjne (np. związane z technicznymi aspektami rachunkowymi, konsolidacją lub raportowaniem MSSF),
• spiętrzanie się obowiązków w terminie raportowania finansowego (raportowanie grupowe, sprawozdawczość zarządcza, budżetowanie, raportowanie podatkowe),
• zmiana systemu księgowego w trakcie okresu finansowego,
• awarie lub nieefektywność systemów księgowych.

Raportowanie finansowe – automatyzacja procesu i ograniczenie manualnych prac. Jak to osiągnąć?

Automatyzacja procesu raportowania finansowego znajduje zastosowanie w przypadku powtarzalnych i/lub manualnych czynności. Czynności możliwe do zautomatyzowania to m.in.:

• wykorzystanie danych źródłowych pochodzących bezpośrednio z systemów księgowych lub innych zdefiniowanych źródeł,
• aktualizacja sprawozdania, w tym not i ujawnień, po zmianie danych źródłowych,
• weryfikacja spójności i zgodności wewnętrznej dokumentu,
• arkusze i korekty/wyłączenia konsolidacyjne,
• eksport danych liczbowych z arkusza kalkulacyjnego do zdefiniowanego formatu w pliku tekstowym,
• formatowanie raportów,
• przygotowanie innych wersji językowych.

W Polsce obowiązuje wymóg sporządzania sprawozdań w formacie elektronicznym (dla większości spółek w formacie XML, dla określonych spółek stosujących MSR w formacie XHTML lub innym przeszukiwalnym, np. pdf). Jeżeli taka funkcjonalność jest zawarta w module raportowania, to można liczyć na dużą oszczędność czasu i uniknięcie błędów.

W przypadku gdy kilka osób pracuje jednocześnie nad przygotowaniem sprawozdania finansowego, bardzo dobrze sprawdzą się narzędzia umożliwiające równoczesną pracę nad sprawozdaniem finansowym. W przyszłości duże znaczenie będzie miało zastosowanie sztucznej inteligencji. Co więcej, takie możliwości upatruje się nie tylko w przygotowywaniu raportów finansowych przez AI, ale również w ich interpretacji i analizie biznesowej.

Sprawozdania finansowe i audyt finansowy

Ważnym procesem dotyczącym sprawozdania finansowego jest audyt finansowy. Za przeprowadzenie audytu odpowiedzialny jest biegły rewident, którego zadanie polega m.in. na analizie i kontroli sprawozdań finansowych. Audyt może być dobrowolny (na podstawie decyzji spółki) lub ustawowy (art. 64 Ustawy o Rachunkowości) np. doroczny lub przeprowadzany w przypadku wystąpienia określonych przesłanek np. przekształcenia spółek. Celem badania sprawozdań finansowych jest określenie, czy sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego danej jednostki, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, a także przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości spółki. Audyt sprawozdań finansowych może okazać się skomplikowanym i czasochłonnym procesem, w ramach którego biegły rewident zidentyfikuje liczne błędy lub nieprawidłowości. Aby tego uniknąć należy przygotować jakościowe sprawozdania finansowe w terminie umożliwiającym audytorowi wykonanie wymaganych procedur.