Vinkkejä tilinpäätökseen ja sen allekirjoittamiseen

Kymmenen vinkkiä, joista voit hyötyä työssäsi tilinpäätösten parissa.

Vuosi 2021 on ohi ja niiden yritysten osalta, joilla on kalenterivuosi tilikautena, on aika laatia tilinpäätös. Tähän olemme tiivistäneet kymmenen vinkkiä, joista voit hyötyä työssäsi tilinpäätösten parissa.

Vinkkejä tilinpäätöksen laatimiseen

1. Aineisto – Tilinpäätöstyön helpottamiseksi on suotuisaa seurata vuoden aikana meneillään olevan peruskirjanpidon aineistoja. Kaikista kirjanpitoon kirjatuista menoista on oltava jonkinlainen todiste, kuten laskut tai kuitit.
   
   
2. Täsmäytä tase- ja tuloslaskelma – Tarkasta, että tarkastettava tili on täsmäytetty. Tarkasta esimerkiksi, että pääkirjan mukaiset verotilin ja pankkitilin saldot täsmäävät pankin tiliotteen ja OmaVeron yhteenvedon kanssa per tilinpäätöspäivä. Analysoi tuloslaskelman poikkeamia mahdollisten virheiden havaitsemiseksi.
   
   
3. Tilaa saldovahvistukset kaikilta yhtiön pankeilta ja muilta luottolaitoksilta tilinpäätöspäivästä alkaen. Saldovahvistuksen on sisällettävä kaikki yhtiön varat, velat ja vakuudet.
   
   
4. Vakuutuskirja – jos yhtiölle tehdään tilintarkistus, pidä huoli siitä, että otat esille yritysvakuutuksen vakuutuskirjan ja muut yhtiön vakuutukset, kuten autovakuutus ja kiinteistövakuutus, jotta ne ovat käytettävissä tilintarkastusta varten.
   
   
5. Käyttöomaisuusrekisteri – käy läpi käyttöomaisuusrekisteri. Onko olemassa irtaimistoa, jota ei enää käytetä ja joka olisi näin ollen poistettava käytöstä? Tämän vuoden uusia hankintoja varten päivitä käyttöomaisuusrekisteri ja säästä kopio laskusta todisteena. Lisäksi on mahdollista tehdä uusista kone- ja laiteinvestoinneista korotettuja poistoja, jotka hyväksytään myös verotuksessa.
   
   
6. Varastojen inventointi – inventoi varastot ja laadi varastoluettelo. Inventoinnin helpottamiseksi olisi hyvä hyvissä ajoin siivota varasto järjestykseen, laatia rutiineja inventointiin ja luoda inventointiohjeet.
   
   
7. Asiakas – ja toimittajareskontra – käy läpi asiakas- ja toimittajareskontralistat laskuittain. Jos löytyy vanhempia maksamattomia asiakassaatavia, joita ei odoteta maksettavan muistutuksista huolimatta, voi olla aika tehdä luottotappiovaraus. Asiakassaatavien luottotappiovaraus on yleensä myös vähennyskelpoinen verotuksessa. Maksamattomissa toimittajalaskuissa tai vanhemmissa luottolaskuissa, ole yhteydessä toimittajaan ja laadi suunnitelma.
   
   
8. Laskutus ja toimittajalaskut – varmista, että kaikki kuluvan tilikauden laskutus tapahtuu ennen tilinpäätöspäivää. Varmista myös, että ennen tilinpäätöspäivää tulleet toimittajalaskut kirjataan.
   
   
9. Jaksotukset – löytyykö tuloja tai kuluja, jotka on kirjattu ennen tilinpäätöspäivää, mutta jotka kuuluisivat seuraavalle tilikaudelle? Tällöin ne on jaksotettava, jotta tulot ja kulut päätyvät oikealle tilikaudelle. Kiinnitä huomiota myös siihen tuleeko seuraavalle tilikaudelle laskuja, jotka kuuluisivat kuluvalle tilikaudelle. Jos näin on, tulee ne kirjata siirtosaamisina tilinpäätökseen.
   
   
10. Muista viimeistellä tilinpäätös ajoissa! Osakeyhtiöiden tilinpäätös tulee olla valmis verottajalle ilmoitettavaksi huhtikuussa, eli neljä kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen. Lisäksi osakeyhtiöiden on toimitettava tilinpäätös kaupparekisteriin viimeistään kahdeksan kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä. Käytännössä tilinpäätös tai sen osat rekisteröidään yleensä veroilmoituksen jättämisen yhteydessä. Tilinpäätösasiakirjat, jotka rekisteröidään sisältää allekirjoitetun tilinpäätöksen sekä tilintarkastuskertomuksen, jos yhtiö on valinnut tilintarkastajan.

Allekirjoitus

Tilinpäätöksen yhteydessä allekirjoitetaan myös useita muitakin asiakirjoja. Mitkä asiakirjat tulee allekirjoittaa, kuka saa allekirjoittaa ja allekirjoitetaanko perinteisesti käsin vai sähköisesti?

Tilinpäätös

Tilivuoden lopussa on aika päättää juokseva kirjanpito tilivuodelta laadittavaan tilinpäätökseen. Tilinpäätös sisältää perinteisesti tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Tilinpäätöksen allekirjoittavat kaikki hallituksessa istuvat hallituksen jäsenet sekä toimitusjohtaja (mikäli sellainen on valittu). Allekirjoittavien hallituksen jäsenten ei siis ole tarvinnut istua hallituksessa päättyneellä tilikaudella. Tilintarkastaja allekirjoittaa tilinpäätöksen sen jälkeen, kun hallitus on allekirjoittanut tilinpäätöksen.

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Tilinpäätös vahvistetaan jokaiselta päättyneeltä tilivuodelta pidettävässä vuosikokouksessa. Vuosikokouksessa päätetään myös tuloksen käyttämisestä, vastuuvapaudesta ja hallituksen jäsenten valinnasta sekä siitä valitaanko yhtiölle tilintarkastaja tulevalle tilikaudelle.

Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjassa on mainittava yrityksen nimi, kokouksen puheenjohtajan nimi, pöytäkirjan tarkastajan nimi, kokousaika ja -paikka, ääniluettelo, tiedot kokouksen asianmukaisesta koollekutsusta, päätöksistä sekä allekirjoituksista.

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokouksen puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä (voi olla sama henkilö kuin puheenjohtaja) ja pöytäkirjantarkastaja allekirjoittavat yhtiökokouksen pöytäkirjan. Mikäli kokouksen puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä edustavat yhtiön kaikkia osakkeita ei pöytäkirjantarkastajaa tarvitse valita.

Allekirjoitusvaatimukset

Asiakirjojen tulee aina sisältää allekirjoitukset, nimenselvennykset ja päiväykset. Ne voidaan allekirjoittaa joko perinteisesti käsin tai sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti yhtä sitova kuin käsin tehty allekirjoitus. Mikäli halutaan varmistua siitä, että oikea henkilö on todella allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti, suositellaan vahvaa tunnistautumista. Esimerkkejä vahvasta tunnistautumisesta ovat pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti. Mikäli valittu tunnistautumistapa on heikko, eli tukeudutaan esimerkiksi vastaanottajan sähköpostiosoitteen tietoihin, on huomattavasti vaikeampaa varmistua siitä, että oikea henkilö on todella allekirjoittanut asiakirjan.

Tilinpäätöksen päiväys

Tilinpäätös on päivättävä kirjanpitolain mukaisesti. Päiväyksen tarkoituksena on vahvistaa hallituksen allekirjoittaman tilinpäätöksen hyväksymispäivä. Hallituksen kokoontuessa fyysisesti päivätään tilinpäätös usein allekirjoituspäivänä. Kirjanpitolautakunnan (2014:2021) lausunnossa todetaan, että virtuaalisessa ympäristössä tehty sähköinen allekirjoitus saattaa olla eriaikainen kuin tilinpäätöksen allekirjoituspäivämäärä. Lautakunnan mukaan sähköisen allekirjoituksen yhteydessä tullut tietotekninen merkintä allekirjoituksen tekopäivästä ei kuitenkaan muuta tilinpäätöksen päiväystä. Lisäyksenä voidaan toisin mainita, että tilinpäätöksen sähköiset allekirjoitukset tulisi tehdä niin pian kuin mahdollista tilinpäätöksen päiväyksestä.

Tämän lisäksi kirjanpitolautakunta on todennut, että hallitus kirjanpitolain näkökulmasta hyväksyy tilinpäätöksen allekirjoituksin. Kirjanpitolaki ei velvoita pitämään allekirjoitusta varten erillistä kokousta tai tekemään tilinpäätöksen allekirjoittamisesta erillistä päätöstä. Päätösvaltaisen hallituksen allekirjoitukset katsotaan riittäväksi osoitukseksi tilinpäätöksen hyväksymismenettelystä.