Transformaatio – tarpeesta toteutukseen

Transformaation toteutuksesta vastaa toimiva johto, mutta hallituksella on merkittävä rooli muutoksen käynnistämisessä, seurannassa ja ohjaamisessa. Mitä hallituksen tulee ottaa huomioon transformaation eri vaiheissa? Mitä erityispiirteitä on listaamattoman yrityksen muutoksessa?

Yhteiskunnan suuret megatrendit, teknologinen kehitys, työelämän murros, toimialojen ja kilpailutilanteiden muutokset ja muut merkittävät ulkoiset paineet koskevat niin listaamattomia kuin listattuja yhtiötä ja aiheuttavat niille painetta uudistua ja muuttaa toimintaansa, mikäli ne haluavat säilyttää kilpailukykynsä ja pärjätä toimintaympäristönsä jatkuvassa muutoksessa.

Hallituksella on erityinen vastuu transformaatiotarpeen tunnistamisessa ja muutoksen käynnistämisessä. Vaikka ylin johto toteuttaa ja johtaa transformaatiota, mandaatti siihen tulee hallitukselta, mikäli kyseessä on strategisen kokoluokan muutos. Siksi hallituksen tulee varmistaa riittävän monipuolisen kokoonpanonsa kautta, että se osaa vaatia toimivalta johdolta oikeita asioita oikeaan aikaan. Hallitusten tulisi ottaa ainakin seuraavat asiat huomioon muutoksen eri vaiheissa:

1) Transformaatiotarpeen tunnistaminen

Hallituksen tulee jatkuvasti seurata yhtiön toimintaympäristöä ja varmistaa, että yhtiö osaa ja uskaltaa uudistua, mikäli toimintaympäristön muutos sitä vaatii. Tämä tarkoittaa toimialan trendien ja laajempien yhteiskunnallisten muutosten aktiivista seurantaa ja niiden merkityksen ymmärtämistä yrityksen toiminnalle. 

Aikaisemmin laajoja transformaatiotarpeita ovat aiheuttaneet muun muassa digitalisaatio ja globalisaatio. Tällä hetkellä esimerkiksi vastuullisuus (sustainability) on megatrendi, joka muokkaa lähes kaikkia toimialoja merkittävällä tavalla.

Hallituksen kannattaa olla erityisen tarkkana, ettei yrityksen johto vähättele käynnissä olevaa muutosta ja jää jalkoihin, kun toimialojen arvoketjut muuntuvat vastaamaan yhteiskunnan uusia toiveita ja vaateita. On tärkeää muistaa, että muutospainetta ei aiheuta pelkästään sääntely, vaan yhä enenevissä määrin asiakkaiden, toimittajien ja muiden alan toimijoiden liiketoiminnalliset vaatimukset.

2) Transformaation käynnistäminen

Laajassa transformaatiossa on aina kysymys riskialttiista epäjatkuvuuskohdasta yhtiön toiminnassa. Riippumatta siitä, mistä varsinainen sysäys transformaatioon on tullut, mandaatti sen käynnistämiselle on tultava hallitukselta, mikäli kyseessä on merkittävä muutos. Hallituksen tehtävä on antaa toimivalle johdolle tahtotila, tavoitteet ja suuntaviivat muutoksen toteuttamiselle.

Hallituksen on myös varmistettava, että sillä on riittävä ymmärrys kokonaistilanteesta, muutossuunnitelmista ja muutoksen vaikutuksista transformaation käynnistyspäätöstä tehdessään. Hallituksen tulee myös tehdä muutosmatkallaan informoituja päätöksiä riittävään tietoon ja ymmärrykseen perustuen.

3) Transformaation toteuttaminen

Jotta hallitus olisi tähän kykeneväinen, sillä pitää olla jatkuvasti riittävän hyvä ymmärrys transformaation etenemisestä. Tätä varten hallituksen pitää vaatia johdolta tilanteesta riittävän tiheää ja yksityiskohtaista raportointia ja tiedon välittämistä. Joissain tilanteissa hallitus saattaa käyttää kolmansia osapuolia tilanteen tarkkailijoina ja puolueettoman tiedon tuottajina. Joskus hallitus saattaa haluta myös tarkennettua tilanneseurantaa, kuten erilaisia pulssikyselyitä, henkilöstön kokemushaastatteluita ja asiakaskokemushaastatteluita, joilla saadaan mahdollisimman ajantasaista tietoa muutoksen vaikutuksista.

Laajan transformaation aikana on yleisesti perusteltua, että hallitus seuraa tilannetta normaalia tarkemmin. Tätä varten on suositeltavaa, että hallituksen ja johdon väliset roolit ja vastuut määritellään tarkasti erityisesti transformaatiojohtamisen kannalta, jotta mahdollisilta väärinymmärryksiltä vältytään.

Hallituksen tulee kuitenkin muistaa, että laaja transformaatio vie aikaa, vaatii sitoutumista ja resursseja sekä sisältää erilaisia vaiheita. Isossa transformaatiossa on vääjäämättä myös vaikeita ja haastavia jaksoja, joihin ei välttämättä kannata reagoida liian nopeasti tai voimakkaasti. Sen sijaan organisaatiolle tulee antaa aikaa sopeutua muutokseen ja johdolle aikaa korjata tilanne. Usein tällaisissa tilanteissa hallituksen tehtävä on pitää katse tavoitteessa, tukea johtoa ja varmistaa, että pienten vastoinkäymisten vuoksi ei luovuteta tai perusteettomasti muuteta haluttua suuntaa.

Käytännön vinkkejä hallitustyöhön transformaation aikana

On olemassa erilaisia transformaatioita, ja niiden valvonta vaatii myös erilaista osaamista. On tyypillistä ja jopa suotavaa, että yksittäisillä hallituksen jäsenillä on taustansa perusteella erilainen rooli myös muutoksen aikana. Transformaation sisältöä paremmin tuntevat hallituksen jäsenet tyypillisesti pitävät muita hallituksen jäseniä ajan tasalla transformaation etenemisestä ja ennakoivat todennäköisiä tulevia käänteitä muihin vastaaviin transformaatioihin peilaten. Kokeneisuutensa myötä heiltä myös odotetaan laajempaa riskien ja suunnitelman puutteiden tunnistamista. Varsinainen vastuu on kuitenkin aina koko hallituksella, ja myös muiden hallituksen jäsenten tulee pyrkiä hyödyntämään syväosaajan kokemusta oikealla tavalla.

Transformaation sisältöä heikommin tuntevat hallituksen jäsenet puolestaan ovat luonnollisesti asemassa, jossa heidän oletetaan katsovan muutosta hieman ulompaa ja tunnistavan siihen liittyviä mahdollisia epäkohtia oman kokemuspohjansa kautta. Heillä on myös tärkeä rooli oikeiden kysymysten asettamisessa sekä laajemman toimintaympäristön ja liiketoiminnan tavoitteiden kontekstin korostamisessa.

Erityisesti listaamattomissa yhtiöissä hallituksen on hyvä muistaa myös omistajan rooli, joka on usein hallituksen ohella erittäin tärkeä transformaation selkänojana ja hyväksyjänä. Listaamattomissa yhtiöissä erittäin merkittäviä muutoksia tehdään harvoin ilman selkeää pääomistajien mandaattia.

Yleisesti listaamattomat yhtiöt pystyvät suunnittelemaan ja toteuttamaan suuriakin transformaatiota keskittyen muutoksen tuomaan pitkän aikavälin hyötyyn ilman kvartaalitalouden aiheuttamia paineta. Parhaimmillaan tämä mahdollistaa laadukkaamman ja perusteellisemman transformaatiojohtamisen. Samaan aikaan on kuitenkin pidettävä huolta, että muutos ei pysähdy tai hidastu ulkoisen paineen puutteen vuoksi. Muutos on parhaimmillaan silloin, kun se etenee sopivaa vauhtia ja tavoitteisiin päästään aikataulussa.