Hvordan lykkes med sammenslåing av CFO-funksjoner i en fusjon?

Oppsummert:

• En vellykket sammenslåing av CFO-funksjoner innebærer å etablere en finansfunksjon som er i stand til å levere troverdig og tidsriktig informasjon til intern styring og ekstern rapportering
• For å lykkes i sammenslåingen er det kritisk å etablere et tydelig målbilde, være i stand til å møte rapporteringskrav, ha et bevisst forhold til risiko, samt at man evner å ivareta de ansatte på alle stadier i prosessen

For de aktørene som fusjonerer er det ofte et mål å oppnå betydelige synergier gjennom effektivitetsgevinster på kapitalsiden, lavere kostnader og sterkere markedsposisjoner. Realiseringen av synergier krever imidlertid en vellykket integrasjon av de to organisasjonene, dette gjelder også CFO-området. CFOen vil ha en kritisk rolle i å måle og sikre at de finansielle målene for sammenslåingen blir møtt. I tillegg har gjerne CFOer en sentral rolle i forberedelsene inn mot en fusjon. Derfor blir det kanskje spesielt viktig for CFOen å feie for egen dør og sørge for en sømløs integrasjon av finansfunksjonene.

Det vil være sentralt for en CFO å skape en robust finansfunksjon som kan levere pålitelig og tidsriktig intern styringsinformasjon og finansielle data til ekstern kommunikasjon og rapportering. Vi ser nærmere på fem forhold som er sentrale for å oppnå dette:

1. En tydelig og felles driftsmodell
   En tydelig definert driftsmodell er fundamentet for en effektiv organisasjon etter en sammenslåing. Dette omfatter elementer som prinsipper og retningslinjer, roller og ansvar, prosesser og systemer. Ved å skape en felles forståelse og tilnærming til arbeidet vil det legges til rette for at alle deler av CFO-området trekker i samme retning.
2. Standardisert finansiell rapportering
   Standardisering av finansiell rapportering er kritisk for å sikre at alle tall og analyser er sammenlignbare og pålitelige, men også at prosesser ikke blir unødvendig kompliserte og manuelle. Implementering av enhetlige regnskapsprinsipper og en felles kontoplan understøtter dette. En slik standardisering vil forenkle konsolideringsprosessen og legge til rette for at finansielle rapporter oppfyller både interne og eksterne krav.
3. Sørg for konsoliderte finansielle data
   Det er kanskje åpenbart, men etter en sammenslåing er det viktig å kunne presentere konsoliderte finansielle data. Dette er viktig for å gi et nøyaktig og tidsriktig bilde av det sammenslåtte selskapets finansielle stilling. Dette må også kunne brukes både som intern styringsinformasjon og i ekstern rapportering. I en overgangsperiode kan dette være en utfordrende prosess som krever et større manuelt innslag enn vanlig.
4. Ha et bevisst forhold til risiko
   Det er viktig å ha et bevisst forhold til risikoer som oppstår når man etablerer nye prosesser, og ikke minst håndtere de. En strukturert måte å tilnærme seg dette er å utarbeide en risiko- og kontrollmatrise. Dette vil bidra til å synliggjøre risikoene og hvilke kontroller som er nødvendige for å mitigere dem og hvem som er ansvarlig for å følge opp.
5. Sikre kunnskapsoverføring
   Det handler om mennesker. Ansatte må få den opplæringen og støtten de trenger for å forstå og effektivt ta i bruk de nye systemene og prosessene som kommer med en fusjon. Kunnskapsoverføring er heller ikke bare avgjørende under selve integrasjonsfasen, men også som en løpende prosess for å sikre kontinuerlig forbedring. Dette inkluderer opplæring i nye verktøy, prosesser og rutiner, samt å skape en kultur hvor kunnskapsdeling er en naturlig del av arbeidshverdagen også fremover.

Basert på vår erfaring er det noen faktorer som går igjen hos de som lykkes med aktivitetene over og gjennom det en vellykket integrasjon av CFO-funksjoner:

• Tidlig definere informasjonsbehov og rapporteringskrav. Få raskt oversikt over informasjonsbehov og rapporteringskrav for den sammenslåtte enheten.
• Harmoniser regnskapsprinsipper og retningslinjer. Sørg for at regnskapsprinsipper og retningslinjer er harmonisert på tvers av begge selskapene fra start.
• Sikre tilstrekkelig kapasitet, fagkompetanse og involvering blant de ansatte. Sørg for at det er tilstrekkelig kapasitet, ekspertise og engasjement innen CFO-funksjonen gjennom hele integrasjonen.

I EY har vi de siste årene vært involvert i konsolideringen av norske banker, forsikringsselskaper og kapitalforvaltere fra intensjonsavtale til gjennomført fusjon. I EY Financial Services er vi over 150 mennesker som utelukkende jobber med finansbransjen innen temaer som CFO-rådgivning, transformasjonsledelse, prosjektstyring og -koordinering, risikostyring og etterlevelse, teknologi og data.