Hvordan kan et produksjonssystem utgjøre et konkurransefortrinn?

Digitalisering endrer etterspørselsmønsteret, miljøhensyn er i søkelyset, volatile priser på innsatsfaktorer er et faktum, og det er kamp om de gode ressursene. I et marked i stadig endring må organisasjoner kontinuerlig jobbe med forbedring for å holde tritt med omgivelsene – under slike forhold er ikke maskiner og ny teknologi alltid tilstrekkelig.

Som andre industrikonsern har også Norske Skog, en verdensledende aktør innen produksjon av publikasjonspapir, opplevd disse markedsendringene. Høsten 2022 inngikk Norske Skog Skogn og EY et samarbeid med formålet om å øke organisasjonens konkurransekraft gjennom å revitalisere deres produksjonssystem. Et produksjonssystem skal beskrive hvordan et selskap skal skape verdi og også hvordan et selskap skal kontinuerlig forbedre seg for å sikre verdiskapning. Hos Skogn manglet produksjonssystemet forankring i organisasjonen og var ikke lenger tilpasset dagens drift.

Et godt produksjonssystem kan bidra til redusert sløsing og økt kundetilfredshet ved å legge til rette for optimalisert ressursbruk, arbeidsflyt og prosesser. I et stadig mer utfordrende marked, kan et effektivt produksjonssystem være avgjørende for å gi medarbeidere en konsekvent og tydelig retningslinje i deres daglige arbeidsoppgaver.

Prosjektet ble gjennomført i faser, hvor hver fase innebar å forbedre utvalgte elementer i Skogns produksjonssystem. Eksempel på elementer i et produksjonssystem kan være møtestruktur, roller, KPI-struktur, HMS eller 5S-system for orden på arbeidsplassen m.fl.. Rekkefølgen for analyse og implementering av elementene bestemmes ofte basert på estimert forbedringspotensial, samt muligheten til å raskt skape synlige endringer for våre medarbeidere.

Et prioritert element i prosjektet var å etablere tydelige funksjons- og rollebeskrivelser for medarbeiderne på fabrikken. Hensikten med arbeidet var å optimalisere ressursbruken gjennom å tydeliggjøre forventinger til hver enkelt rolle og tilhørende ansvarsområder, samt unngå at ansvar overlapper eller faller mellom roller. RACI-matriser ble innført som et verktøy for å sikre effektiv ansvarsfordeling i oppgaver som historisk hadde vist seg å være utfordrende. For å løse utfordringene med for mange, langvarige og ustrukturerte møter som ikke leverte ønskede resultater, ble dagens møtestruktur revitalisert gjennom prosjektet. Den nye strukturen reduserte møtenes varighet betydelig gjennom maler for møtebeskrivelser og aksjonslister, hvilket førte til handlingsorienterte møter og høyere grad av organisert oppfølging. Gjennom innledende analyser ble det identifisert et behov for økt struktur på deler av fabrikken.

5S er et verktøy som raskt gir synlige resultater, hvilket bidrar til å skape tiltro til prosjektet hos våre folk på fabrikken. Det ble derfor prioritert å innføre 5S-løsninger tidlig i prosjektgjennomføringen.

For å styrke koblingen mellom fabrikkens overordnede mål og den enkelte ansattes handlinger, ble det arbeidet med å etablere et helhetlig målstyringssystem. Dette systemet innebar en oversikt med såkalte ledende og etterslepende KPIer for samtlige roller, fra leder til operatører, som gir de ansatte innsikt og støtte til beslutningsprosesser.

For å sørge for at det revitaliserte produksjonssystemet kontinuerlig forbedres, har det også blitt etablert et lean forbedringsteam på fabrikken. Teamet består av representanter fra hver avdeling som med jevnlige treffpunkter skal være drivkraften i arbeidet med å videreutvikle produksjonssystemet. Forbedringsteamet har også ansvaret for at beste praksis blir standardisert og delt på tvers av avdelingene, slik at vi bryter ned siloene og drar nytte av læring på tvers av hele organisasjonen.

I dag har en rekke organisasjoner utviklet et individuelt produksjonssystem til deres spesifikke behov, med rapporterte effekter som inkluderer redusert sløsing, lavere kostnader, økt effektivitet og bedre ressursutnyttelse.

Prosjektet hos Skogn har allerede generert flere positive resultater. Sammenlignet med perioden før har prosjektet resultert i kortere møter og generelt mer stabil produksjon. Kortere møter frigir både tid til mer verdiskapende aktiviteter, og gir indirekte kostnadsbesparelser. Medarbeidere opplever en bedre møtestruktur med økt fokus på aksjoner.

På bakgrunn av denne suksessen, har revitaliseringen av produksjonssystemet markert et viktig veiskille for Norske Skog Skogn. Dette vil i fremtiden tjene som fundamentet for videre forbedringer gjennom metodisk arbeid hvor alle medarbeidere er med å bidra.